OA办公自动化解决方案

OA办公自动化解决方案发布时间：2008.03.0605:01来源：赛迪网－技术社区作者：沉沦一、新的时代下，传统的办公方式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式给发展戴上了沉重的枷锁，造成资源的巨大浪费，管理的效能低下，无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来促进生产力的发展。2、内部管理的需要传统的管理方式过分依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等人为因素，而员工的办公也过分依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学性、不正规性、不确定性，造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的组织办公文化。3、规范信息的需要当今社会是信息的社会，信息的种类越来越多，信息的流动越来越快，信息的利用越来越强。而传统的办公模式在企业内部形成信息孤岛，辅助单位经营运作的信息系统各自孤立地运行，没有能够形成一个有机的整体，以至于影响经营决策效率。人们迫切需要有效管理信息的产生、传递、发布、提交、修改、审批、存储、分析、查询、统计……4、提高效率的需要今天是一个快速发展的时代，一个效率至上的时代，效率意味着我们能在更少的时间里作更多的事情，取得更大的成绩。如何提高整个单位的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如电话、通信、印章、文件下发、批复、归档，繁多的会议等已经使办公人员陷入各种各样的低级工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。办公自动化系统的出现有效解决了上述问题。办公自动化系统就是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。办公自动化系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络环境、办公信息等几个基本要素构成。办公自动化是一门正在发展的综合学科，涉及计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学等学科，是当今计算机应用的一个非常活跃的领域。办公自动化的目的，是应用电子信息技术，提供先进的办公信息处理手段，最大限度地提高办公效率和办公质量，改善办公环境和条件，提高办公管理和决策自动化和科学化水平。具体来说，办公自动化系统主要实现下面七个方面的功能：1、建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。3、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。4、实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。5、辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。6、信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。7、实现协同办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。二、新思创办公自动化系统简介管理一定有方法。新思创办公自动化系统（简称新思创OA）解决的是传统管理中的突出问题，如沟通不畅、效率不高、责任不清、监管不力等，典型表现有：1、人员增多，分支林立，不能快捷、准确、顺畅的传达重要信息和文件？2、上级和下级、同事和同事、部门和部门之间存在沟通障碍？3、匆忙、频繁出差，偏偏最重要的文件资料忘带了？4、离职员工将客户资料、市场资料都带走了？5、积累下来的先进知识、经验、技巧不能得到充分共享和学习？6、不能监控下属的工作进展、了解他的真实想法和实际困难？7、花费两个小时去查找一份文件结果仍没有找到？8、不知道下属整天都在忙些什么？9、每天都浪费大量的纸张、电话费、时间、精力？……通过新思创OA，您可以搭建一个先进、科学、开放的信息化办公平台，实现工作流、信息流和知识流的整合管理，达到整合单位资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率的目的。同时，您可以在全球的任何一个地方通过网络进入这个平台进行办公。新思创OA大大提高了整个单位的办公效率和办公质量，塑造良好的团队精神和文化氛围，使管理趋于完善，适应新形势下发展的需要。用户证明，新思创OA是一个值得信赖的办公自动化解决方案，它给管理上带来的促进作用是显著而深远的，远远超过了它本身的价格。新思创OA专业、实用、易用的优良品质使其成为中国实用型OA的首选。三、新思创OA的系统平台新思创OA功能结构个人工作层我的办公桌自定义工作层（定制）四、新思创OA如何提高办公效率提高办公效率是新思创OA最突出的作用。领导者总是感觉自己的时间不够用，看看下面好像也是一番忙碌的景象，却不知道很多时候他看到的是一种假象的忙碌，也就是瞎忙。看看你的人都在忙什么吧：有的在一对一的对员工进行调查，有的拿着申请单到处找人签字，有的忙着复印文件下发到各个部门，有的花费了两个小时寻找一份合同样本，有的在拼命回忆上周的交流细节以准备明天的会谈，有的满头大汗的给客户准备邮寄信函……相信这时你会明白为什么自己每天忙得一塌糊涂，而整个单位的工作效率却像受到了地球引力一样原地打转飞不上去。现在新思创OA使整个单位办公效率的提高变得简单而迅速，来看看原本琐碎、繁重的工作是如何在弹指间就轻松、完美的完成：关于调查，你可以通过新思创OA的通知、论坛、投票等功能来发布调查问卷，不但方便，而且更加真实、准确、直接；关于申请，你可以通过新思创OA的公文流转进行在线审批，申请会按照你设计的顺序自动传递到每个审批人，即使审批人在外地也可以立刻在申请上作出批示；关于复印，你可以通过发布通知、文件将文字、图片等内容在一瞬间发送给接收的某个人、某些人、某个部门或全体员工，不会有任何遗漏；关于合同，你可以在网络硬盘或规章制度里面的合同样本中直接查到，在这里你还能够方便的查到自己需要的一切资料、知识，关于会谈，你可以通过我的日记来查看上周的工作记录，不会放过任何细节，并通过日程安排对明天的会谈做出完备的安排。关于邮寄，你可以通过手机短信或电子邮件将问候语或商业信函在几分钟内发给所有客户，并让他们直接回复，建立更加紧密的合作伙伴关系。怎么样，你的工作状态是否焕然一新，简直成为一种乐趣？现在你不必再东奔西走，不必再手忙脚乱，你几乎不动地方而只是敲几下键盘就搞定了一切，轻松惬意，时间充裕，节省了时间、精力、人力、办公用品，增添了信心，有这样的办公环境，怎么能不心情愉快的工作？怎么能不让效率成倍的提高？可以说，新思创OA是提升单位整体工作效率的最佳捷径！五、新思创OA为你解决的问题应用新思创OA，你可以让自己的单位管理达到一种理想的状态：整合单位资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率。新思创OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。新思创OA将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的核心事务，整体提高了单位的办事效率和对信息的可控性，使单位管理趋于完善，满足社会发展需要。·整合单位资源·1、通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造单位发展的最优环境，促进单位发展。3、对人力资源、客户资源等实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。4、有效积累单位内优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。5、将单位的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。6、建立正规、科学、开放的管理制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证单位健康持续发展。·加快信息流通·1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达给所有人员，无任何中间环节。2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。4、所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策，更加关注单位发展并提出建议。5、所有员工都能及时了解单位产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。6、下属可以在第一时间将工作进度和各种信息反映给上级领导，使单位随时监控、指导。7、员工能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。·规范办公流程·1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位充满活力，促进单位持续发展。2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。3、单位的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。9、员工们每天都能方便记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。10、单位可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。·提高办公效率·1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。六、新思创OA的优势新思创OA融合了国内外先进办公自动化