试论构筑整合型管理体系的可行性和必要性(DOC15)(1)

试论构筑整合型管理体系的可行性和必要性不少企业为了在国际市场竞争中取得有利地位，先后建立了质量管理体系、环境管理体系和其它管理体系。建立这些体系并取得认证证书，固然增强了企业的综合竞争能力，然而分立的管理体系不论在贯标、认证，还是在实际运行过程中，给企业带来的负担及接口矛盾也是显而易见的，解决这一问题的有效途径是构筑整合型管理体系。企业实践、理论探讨都表明，建立整合型管理体系既是可行的，也是必要的。一、什么是整合型管理体系每个企业都有一个由质量、环境、财务、职业安全卫生等一系列子体系所构成的管理体系（见图1）。在ISO9000：2000标准中，对质量管理体系的定义是：“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”。它由以下四个核心标准组成：（1）ISO9000：2000质量管理体系基础和术语；（2）ISO9000：2001质量管理体系要求；（3）ISO9004：2000质量管理体系业绩改进指南；（4）ISO19011：2000质量和（或）环境管理体系审核指南。在ISO14001：1996标准中，对环境管理体系的定义是：“全部管理体系的一个组成部分，包括为制定、实施、实现、评审和保持环境方针所需的组织结构、计划活动、职责、惯例、程序、过程和资源。”目前以颁布了12项环境管理标准，如：ISO14001：1996环境管理体系——规范及使用指南；ISO14004：1996环境管理体系——原则、体系和支撑技术适用指南；ISO14010：1996环境审核指南——适用原则；ISO14011：1996环境审核指南——环境管理体系审核；ISO14012：1996环境审核指南——环境审核员资格要求；ISO14040：1997生命周期评估——原则和框架等。另外，一些国家和认证机构，如BSI、BVQI、DNV、SGS等13个认证机构经多次讨论，于1999年发布了OHSMS18001职业安全卫生管理体系——规范和OHSMS18002职业安全卫生管理体系——OHSMS18001实施指南。1999年国家经贸委也发布了我国的职业安全卫生管理体系试行标准（OHSMS）。所谓整合型管理体系，就是组织按质量管理、环境管理、职业安全卫生管理等标准的要求，建立方针和目标并实施和保持与这些目标统一的体系。根据以上描述，企业建立整合型管理体系可有以下多种模式：（1）质量管理体系和环境管理体系的整合：ISO9001+ISO14001；（2）质量管理体系和职业安全卫生管理的整合：ISO9001+OHSMS；（3）环境管理体系和职业安全卫生管理体系的整合：ISO14001+OHSMS；（4）质量、环境、职业安全卫生三个体系的整合：ISO9001+ISO14001+OHSMS。二、构筑整合型管理体系的可行性质量、环境、职业安全卫生这三个标准发布的对象和目的各不相同，其中ISO9001标准的对象是顾客，强调组织对顾客的质量承诺；ISO14001标准的对象是相关方，强调组织对社会的环境承诺；OHSMS标准的对象是员工，强调组织对员工职业安全卫生的承诺。但是，这三个管理体系的要求有不少共同之处（兼容性），概括起来有以下13个方面：1．组织总的方针和目标要求相同见图22．都使用过程模式三者结构相似，便于整合。3．其原理都是PDCA循环过程即按计划—执行—检查—处置方式循环、前进（见图3、图4、图5）。4．都需要建立文件化的管理体系在ISO9001：2000标准的4.1总要求中提到：“组织应按本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性”；在ISO14001标准的4.4.4环境管理体系文件中提高：“组织应以书面或电子形式建立并保持对管理体系核心要素及其相互作用的描述……”；在OHSMS3.4.4文件中提到：“组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持对管理体系核心要素及其相互作用的描述……”（见图6）。5．都提出需要文件化的职责分工在ISO9001：2000标准的5.5.1职责和权限中，要求：“最高管理者应确保组织内的职责、权限得到规定和沟通”；在ISO14001标准的4.4.1组织结构和职责中，要求：“为便于环境管理工作的有效开展，应当对作用、职责和权限作出明确规定，形成文件，并予以传达”：在OHSMS3.4.1机构和职责中，要求：“为便于实施有效的职业安全卫生管理，组织内各岗位人员的作用，职责和权限应予以界定和文件化，并予以传达”。6．都提出需要建立目标和指标在ISO9001：2000标准的5.4.1质量目标中，要求：“最高管理者应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标……质量目标应是可测量的”；在ISO14001标准的4.3.3目标和指标中，要求：“组织应针对其内容每一有关职能和层次，建立并保持环境目标和指标，并形成文件”；在OHSMS3.3.3目标中，要求：“组织应针对其内容相关职能和层次，建立职业安全卫生目标，并形成文件”。7．都提出要遵循法律法规要求在ISO9001：2000标准的5.1管理承诺中，要求：“向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性”；在ISO14001标准的4.3.2法律及其他要求中，要求：“组织应建立并保持程序，用来确定适用于其活动、产品或服务中环境因素的法律，以及其他应遵守的要求，并建立获取这些法律和要求的渠道”；在OHSMS3.3.2法律及法规要求中，要求：“组织应建立并保持遵守职业安全卫生法律和法规的程序。组织保存的法律和法规应是最新的，并应将其要求传达给全体员工和其他相关方”。8．都提出要通过改进过程实现持续改进在ISO9001：2000标准的8.5.1持续改进中，要求：“组织应利用质量方针、质量目标，审核结果、数据分析、纠正和预防措施以及管理评审，持续改进质量管理体系的有效性”；在ISO14001标准的3.1持续改进中，规定“强化环境管理体系的过程，目的是根据组织的环境方针，实现对整体环境表现的改进”；在OHSMS2.3持续改进中，规定“强化职业安全卫生管理体系的过程，目的是根据组织的职业安全卫生方针，从总体上改善职业安全卫生绩效”。9．都提出用内部审核和管理评审来评价体系运行的有效性、适宜性和充分性在ISO9001：2000标准的8.2.2内部审核和5.6管理评审中，分别要求“组织应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定质量管理体系是否……得到有效实施与保持”；“最高管理者应按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续和适宜性，充分性和有效性”；在ISO14001标准的4.5.4环境管理体系审核和4.6管理评审中，分别要求“组织应制订程序，进行审核的目的是制订环境体系是否符合标准要求和得到了正确的实施和保持”；在OHSMS3.5.4审核和3.6管理评审中，也先后要求“组织应制订程序，目的是判定职业安全卫生管理体系是否符合标准要求和得到了正确的实施和维护，有效满足组织的方针和目标”。“组织的最高管理者应定期对职业安全卫生管理体系进行评审，以确保体系的持续适用性”。10．都要求对不符合项进行控制并确定人员的能力在ISO9001：2000标准的8.3不合格品控制和6.2.2能力、意识和培训中，分别要求：“组织应确保不符合产品要求的产品得到识别和控制，以防止其非预期的使用或交付”；“组织应确定从事影响产品质量工作的人员所必要的能力”；在ISO14001标准的4.5.2不符合4.4.2培训、意识和能力中，分别要求：“组织应建立并保持一套程序，用来规定有关的职责和权限，对不符合进行处理调查，采取措施减少由此产生的影响”；“组织应确定培训的需求，应要求其工作可能对环境产生重大影响的所有人员都经过相应的培训”；在OHSMS3.5.2不符合和3.4.2培训、意识和能力中，也分别规定了“组织应建立并保持程序，用来规定有关的职责和权限，以便处理和调查不符合，采取措施减少不符合产生的影响”；“全体人员应具备完成职业安全卫生工作任务的能力，应根据其教育、培训和经历，对能力进行鉴定”。11．都要求对文件和记录进行控制具体可见：——ISO9001：2000标准的4.2.3文件控制和4.2.4记录控制；——ISO14001：1996标准的4.4.5文件控制和4.5.3记录；——OHSMS：1999标准的3.4.5文件和资料控制和3.5.3记录管理。12．都要求组织在过程运行中进行沟通与交流具体可见：——ISO9001：2000标准的5.5.3沟通和7.2.3顾客沟通；——ISO14001：1996标准的4.4.3信息交流；——OHSMS：1999标准的3.4.3协商与交流。13．都要求组织的最高管理者任命管理者代表，负责建立、保持和实施管理体系具体可见：——ISO9001：2000标准的5.5.2管理者代表；——ISO14001：1996标准的4.4.1组织结构和职责；——OHSMS：1999标准的3.4.1机构和职责。综上所述，由于三个标准有许多共同点，能相互兼容，从而使组织建立整合管理体系和认证机构进行整合型管理体系的审核是完全可能的。三、构筑整合管理体系的必要性我国已经加入WTO，按照WTO规则，充分满足顾客、社会、相关方和员工的需要，构筑整合型管理体系，有利于提高组织参与国内外市场竞争的综合能力；构筑整合型管理体系，还可大大减少组织建立各种不同体系的工作量。把三个标准的相同要求统一在一个管理体系中，可以避免不同子体系之间的不协调甚至相互对立，保证管理体系的统一、有序，提高管理的有效性。如按ISO9001：1994标准的要求，组织应编制17个程序文件；按ISO9001：2000标准的要求，组织应编制6个程序文件，即：文件控制程序、记录控制程序、不合格（不符合）控制程序、内审程序、纠正措施程序、预防措施程序；按ISO14001：1996和OHSMS标准要求，也要编制以上程序。另外，如培训程序、信息沟通程序、标识和可追溯性程序、校正程序等，由于管理要求相同，都可整合在一起编制。整合型管理体系还为组织内审和认证审核中同时审核不同管理体系要求创造了条件，从而降低了审核成本，减轻了企业负担。例：某250～500人的化工企业，分别实施ISO9001、ISO14001、OHSMS，其审核人日数如下表：若实施ISO9001与ISO14001的双体系整合初次审核，则如图7所示，总人日数=ISO9001+ISO14001-共同部分=10+14－共同部分24（人日）。若实施ISO9001与ISO14001、OHSMS的三体系整合型审核，则如图8所示，总人日数=ISO9001+ISO14001+OHSMS-共同部分=10+14+12－共同部分36（人日）。同理，组织内部的整合型审核也可大大降低成本。四、组织如何构筑整合型的管理体系一般来讲，组织构筑整合型管理体系应按以下步骤：（1）企业领导层统一思想并作出决策。（2）建立构筑整合型管理体系的领导班子和工作班子。领导班子必须由最高管理者亲自负责，其职责为：①审定和确定组织构筑整合型管理体系的工作计划；②根据组织的总方针和总目标，制订并批准发布质量、环境和职业安全卫生的方针；③各部门职责、权限、职能的分配；④手册、主要体系文件的会审；⑤配备实施和保持整合型管理体系持续改进的资源。工作班子的职责为：①执行工作计划；②对组织内部进行建立整合型管理体系分层次的教育培训；③根据企业的性质、规模和产品特点，法律法规的要求组织编写整合型管理体系的文件；④协调、督促、检查组织各部门在构筑整合型管理体系工作中承担的具体工作任务。（3）在组织内部开展构筑整合型管理体系分层次的教育培训。（4）根据法律法规和顾客、相关方、社会、员工的要求和企业的总方针制定组织的质量、环境、职业安全卫生方针。（5）确定整合型管理体系各项要求在组织内开展的过程和活动。（6）在企业内部进行整合型管理体系职能的分配，完善相应的职责、权限。（7）根据各项方针，制定质量、环境和职业安全卫生的目标。（8）根据目标制定产品实现、环境和职业安全卫生的管理方案。（9）编制整合型管理体系的文件：①手册；②程序文件；③工作标准、作业指导书、记录。（10）发布并宣教整