物料编码注意事项

物资编码概述内容大纲一丶物资编码的意义二丶物资编码存在的主要问题三丶常用物资编码的原则四丶电算化物资编码的原则五丶物资编码方法六丶物资编码操作步骤一丶物资编码的意义物资编码是以简短的数字丶文字或符号来代表物料丶品名丶规格或属性及其他有关事顼的一种管理工具。在物料极为单纯丶品种极少的企业或许没有物资编码都不要紧，但在物资多到数百种或上千丶上万种以上的企业，物资编码就显格外重要了。为了提高物资管理质量和管理效率，藉著对物资进行分类编码，使物资传递迅速丶意见沟通容易，资料一目了然且不会漏记。有利于提供正确的物资资料由于物资要经过请购丶订购丶验收丶入库丶领发丶退库丶记录等多个环节，再加之种类繁多，容易造成一物多名或物名错乱的现象，造成采购丶验收丶领发和记录不便。对物资统一编码后，每一种物资对应一种编码，即任何一种物资无论名称如何称呼，编码只有一种；同时也能克服由于手工作业而造成的物资漏记现象。有利于计算机管理有了良好的物资编码，再配合计算机的使用，对物资进行记录丶统计丶核算等能大大提高工作效率，这样才能有更多的时间让物资管理人员在物资数量和现场整理方面下功夫，使物资数量更加准确；如果不使用计算机管理，靠手工对物资进行记录丶统计丶核算，会做许多重复工作，同时也会占据物资管理人员大部分工作时间，这样会使物资管理人员没有时间决对物资的数量和现场进行更好的管理。有利于防止物资舞弊事件发生物资统一编码，并采用计算机管理后，对物资管理流程就必须作出严格的控制，即规定原始单据的填制丶审核，计算机资料的记录丶审核和修改，应分别由不同人员按规定的程序进行管理。这样经过严格的程序控制后，可以减少舞弊事件的发生。有利于压缩物资的品种丶规格在对物资进行编码时，可以对某些性能相近或相同的物资进行必要的统一丶合并和简化，合理压缩物资的品种丶规格，用尽可能少的品种丶规格在保证产品质量的前提下满足生产各种不同的需要，以达到节约物资丶避免浪费丶提高经济效益的目的。二丶物资编码存在的主要问题有无正确的编码原则有无统一的编码管理子母公司编码统一否有无正确的编码原则•有无正确的编码原则，是企业能否成功编码的关键。•有于缺乏正确的编码原则，许多企业的物资编码存在许多不合理之处或编码工作半途而废。有无统一的编码管理•有无统一的编码管理，是企业能否科学合理编码的重要因素。•因缺乏物资编码的统一管理，各部门均按各自的需要在编码，由于各自的思维方式不一样，致使编出的编码错误丶重复较多。•久而久之，位整套编码破洞百出。子母公司编码统一否•子丶母公司编码原则不统一，是整个企业编码不统一的原因所在。•由于在编码时，未考虑子丶母公司使用同一套编码手册，因而造成子丶母公司按各自的编码原则编码，致使同一种物资在子丶母公司出现不同的编码。•这样不便于子丶母公司之间的物资调度作业。三丶常见物资编码的原则唯一性原则分类性原则扩展性原则简单性原则完整性原则一贯性原则永久性原则易记性原则唯一性原则•物资编码的单一性是指一个物资编码只能代表一种物资，同一种物资只能找到一个物资编码，而绝无一个物资有数个物资编码，或一个物资编码有数项物资，一般地，只要物资的物理或化学性质有变化、只要物资要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码。分类性原则•对于种类繁多的物资必须按一定的标准分成不同的类别，使同一类物资在某一方面具有相同或相近的性质，这样便于管理或查询。扩展性原则•对现有物资分类时，还必须对未来可能出现的物资进行考虑，有必要在现有分类的基础上留有足够的空位，便于未来穿插新增物资。简单性原则•物资编码的目的在于将物资种类化繁为简，便于管理。•但不是越简单越好，而是在分类和扩展的原则下越简单越好。完整性原则•编码时，必须对现有的所有物资都进行分类和编码，不能遗漏。一贯性原则•在进行编码时，所采用的方法要一直使用下去，中途不得更改。永久性原则•编码具有永久性，无论材料是否已报废，此编码保留，而不建议另做他用。易记性原则•编码时，最好采用一些通常使用的丶方便记忆的丶富有某一特定意义的数字或数字组合或符号，这样便于记忆。四丶电算化物资编码的原则编码应该反应分类编码应该反应顺序变动属性不应纳入编码编码愈简短愈好避免采用有意义编码避免使用英文字母避免使用特殊符号编码长度保持一致编码应有防错功能编码应该反应分类•编码如能反应分类，则在列印报表时，同类之资料才会被汇总于一处，将方便被比较或汇总。分类之一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。例如编码时，可以第一、二码表示大分类，第三、四、五码表示中分类，第六、七码表示小分类，之后则径行编以几码的流水号即可。如果担心日后有新增资料发生，则可以在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。编码应该反应顺序•排序是电脑强大功能之一。资料在列印或查询时通常会依资料编码的大小顺序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我们需要资料在列印时按照某一种顺序来排列，就应该在编码时对于资料编码之大小顺序事前加以规划。变动属性不应纳入编码•有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编码中。否则，一但发生变动时，是否要修改编码将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可纳入员工编码中，因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户所属之责任区，商品之分类别(GroupCode)，业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。编码愈简短愈好•编码之目的在求简化，因此编码位数愈少愈好。如此，可以节省阅读、抄写、输入的作业时间，增加资料处理之效率。再者，由于编码简短，在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。避免采用有意义编码•很多人在设计编码时都希望让编码反映某些意义，目的在使编码容易记忆或者可以「望字生义」。因此往往以英文单字首几码或缩写字母冠于编码上。在编料号时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在资料笔数少时，这种方式的确可以获得一些方便。但在资料笔数庞大时，此一方法事实上已收不到「易记性」的效果，反而使「分类性」、「顺序性」、「弹性」及「唯一性」…等更重要的编码原则难以兼顾，结果只是徒增编码工作的困扰而已。•有许多公司，特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的料号体系，而使得编码工作变得异常艰巨、耗时，甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号，结果日后有新增的料件时，却发觉实在不易遵行原来的原则来进行新料件的编码工作。•事实上，料号仅是料件的代码。是在电脑化时作为使用者与电脑之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义，就像我们的身份证号码一样。•如果能体认这一观点，那么即使有上万笔的料件，也可以在短短两、三周内就完成整个编码工作。在国外，甚至有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予料件编码，而丝毫不会影响电脑作业的进行。因为在料件笔数庞大的电脑化作业中我们不需要也不可能去记忆一个料号所代表的料件。我们要知道的只是料件的品名规格（Description），而所有的资料在列印或显示时，品名规格都会伴随着料号出现。避免使用英文字母•亦就是说最好全部用阿拉伯数字来编码。一则可使键入编码的作业效率提至最高，一则可避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字母的话，则英文字母最好排在编码之前几码，且位数必需一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。•避免因字义或形象雷同造成混淆不清,若要使用尽量排在前几码,千万不要与数字混杂(I与1,O与0，Q与9，Z与2)容易输入错误避免使用特殊符号•有人为了使编码段落分明而在编码中使用「-」符号，或者在编码中夹杂「*」「.」「/」…等特殊符号。这些符号之使用将影响输入之效率，而在口述编码时亦会造成不便，因此最好避免采用。其实编码在使用一段时间后自然会适应，不必刻意去使用一些特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不可，则应该让符号出现之位置加以固定，否则反而易生困扰。编码长度保持一致•编码长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者，一致之长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果在实际编码时很难求取编码位数之一致，则至少要求同一类者位数一致。譬如在编码时，成品和原料的料号就可能长短差距很大，但我们可以让成品编码与原料编料号个别有其一致之长度。另外一种方式即将编码短之位数以「0」来补齐。编码应有防错功能•当编码位数愈长时，我们在阅览、口述、腾写及输入一串阿拉伯数字构成的编码时，发生错误、漏字、次序颠倒、重复等错误的机率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张冠李戴之严重后果。•如果编码长度超过十二码以上者，才要考虑在编码后加上一位「检查号码」，而视为编码的一部份。如此我们即可用电脑来判断并警告资料输入时发生的错误。•通常会用在条型码上，一般电脑无此必要。五丶物资编码方法数字法英文字母法暗示法混合法数字法•数字法是指将某项物资用特定的一个数字或一组数字来表示的方法。•可采用的数字有10个：0~9，这对一般企业来说己绰绰有余。第一类第二类第三类1原料料1无机化工1酸类2碱类3盐类2有机化工3化学试剂2五金类3电子类英文字母法•英文字母法是指将某项物资用特定的一个字母或一组字母来表示的方法。•国际通用的字母有26个，也就是说可以将物资分成26个大类，这对一般企业来说已足够使用。第一类第二类第三类A原料料A无机化工A酸类B碱类C盐类B有机化工C化学试剂B五金类C电子类暗示法•暗示法，是指根据物资的特性，采用特定的数字成符号使之能代表物资特性的方法。•暗示法，又可分为数字暗示和符号暗示法。电阻值编码一编码二0.1Ω0100011Ω10001010Ω101100100Ω1021011000Ω103102混合法•混合法就是指将英文字母和数字结合起来使用的方法。品种编码金属物料M螺栓丶螺丝及帽MB带帽螺栓MBI六角铁制带帽螺栓MBI-60⅜×¾六角铁制带帽螺栓MBI-606-6⅜“×1六角铁制带帽螺栓MBI-606-8½“×1六角铁制带帽螺栓MBI-608-8六丶物资编码操作步骤成立编码小组搜集现有物资的所有种类及规格型号将搜集的物资种类进行整理分类确定大类丶中类的位数及代号确定小类的位数及编码方法制定出科学合理的编码原则对现有物资进行全部编码制定物资编码管理办法成立编码小组•根据编码工作需要，可以从公司各部门各抽出一人组成编码小组；并指定编码小组组长，其职责是负责整个编码工作。•涉及编码的部门有：开发部丶技术部丶质量部丶资材部丶制造部丶销售部丶财务部…等。搜集现有物资的所有种类及规格型号•现有物资编码原则•现有产品结构表•加工程序说明•公司产品目录•存货帐套将搜集的物资种类进行整理分类•将搜集的物资种类进行整理分类，确定出大丶中丶小类；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。确定大类丶中类的位数及代号•大类：通常可区分为产成品丶半成品丶原料丶材料(包材)丶机物料丶用品……等。•中类：确定大类后，再依序将大类向下分解。如原料可再分解成化工原料丶注塑原料丶金属原料……等。确定小类的位数及编码方法•物资编码大丶中分类后还要再加以细分，如采用数字法，则每级最多可有十个细分之项目，采用英文字母法则有26个细分项目。•然而细分项目太多，则处理不易，而细分项目太少则分类展开太慢，分类细目通常以五到九个为佳。•需视实际状况而定。制定出科学合理的编码原则•将已完成的大丶中丶小类制作成容易阅读且易於了解的文档是必须的。•此时还要考虑到流水号与附加码等状况，流水水号要兼顾到未来的扩展可能性，而附加码则应熟思其必要性。对现有物资进行全部编码•这是工作量最大的部份了，因为必须对本公司的所有物资均进行编码。其实倒是不怎么复杂，只要将存货帐套的每一物资都依照制定的编码原则逐一套上即可。•此阶段应有完整的完成进度规划，按计划进行，明确责任人并关注进展状况，则可称得上是指日可待了。制定物资编码管理办法•为能让物资编码能长远地丶规范地执行下去，则制定物资编码管理办法确有其必要性。×××公司物资编码