SharePoint实现文档资料综合管理平台系统方案

文档资料综合管理平台系统方案V1.01/11文档资料综合管理平台系统方案1.平台简介文档资料综合管理平台包含3个功能模块，分别为文档管理模块、沟通平台模块与用户管理模块。系统主界面如下图1.1所示：图1.1文档资料综合管理平台主界面2.模块功能介绍2.1用户管理模块用户管理模块主要包含对用户的添加、删除、修改、组织变更等。本平台中组织结构分为：一般用工、综合用户、领导用户，如下图2.1所示：图2.1平台组织结构文档资料综合管理平台系统方案V1.02/11其中一般员工只具有查阅文件、查阅文件版本、下载各版本文件、outlook客户端实时更新文件的权限；综合用户除具有一般员工权限外，还具有上传文件、编辑文件属性、编辑文件、管理文件版本、签入签出文件、删除文件的权限；领导用户具有查阅文件、查阅文件版本、下载各版本文件、outlook客户端实时更新文件的权限。2.2文档管理模块文档管理模块主要实现文件资料的分类存储、共享、文件版本控制、outlook客户端自动更新文件、outlook客户端查找文件等功能。2.2.1单文件/多文件上载该平台提供两种文件上载的方式，分别是单个文件的上载和多个文件的上载，并均具有签入与保持签出功能，如下图2.2、2.3所示：图2.2单文件上载文档资料综合管理平台系统方案V1.03/11图2.3多文件上载多个文件上载完成后，综合用户可以对是否共享该文件进行管理，当需要与其他员工共享是，只需将其签入即可。多文件上载时，未签入文件，其他用户无法查看，对于已在文件库中文件，将文件签出，能保证其他综合用户无法对其进行编辑，从而保证文件版本的统一。2.2.3文件资料分类存储该平台提供大类文件分库存储、细类存储在某大类中分文件夹存储，便于管理。如下图2.4所示：文档资料综合管理平台系统方案V1.04/11图2.4文件分类存储模式2.2.4文件版本控制平台具有对每一个文件的每个版本进行单独管理的功能，当一个文件升级版后，低版本的文件依然存放于系统中，便于用户比较使用，如下图2.5、2.6所示：图2.5查看文件版本历史记录大类分库存细类分文件夹或直接存文档资料综合管理平台系统方案V1.05/11图2.6文件版本管理2.2.5Outlook客户端文件自动更新该平台提供在outlook客户端中查看下载文件的功能，并可以主动选择查看哪些文件。当文件库中的文件有更新时，平台将自动更新到outlook客户端中。具体功能如下图2.7所示：图2.7outlook客户端自动更新文件库文件文档资料综合管理平台系统方案V1.06/11文件自动更新进入outlook客户端后，用户将可以方便地下载搜索文件，如下图2.8所示：图2.8Outlook客户端搜索查看文件注：该平台还提供了基于文件内容审批的功能，简单来说就是当一个具有上载权限的用户把文件上载至平台后，需要经过具有文件内容审批权限的用户批准后才能与其他员工共享。内容审批较为复杂，暂不详细介绍，如需要可以做专题汇报。2.3沟通平台模块该平台提供了便于员工交流的沟通平台，具有一定权限的用户可以新建讨论主题、答复讨论主题、查看其他员工回复内容、在outlook客户端中查看讨论主题并直接“投递答复”到该平台中。文档资料综合管理平台系统方案V1.07/112.3.1新建讨论主题当具有权限员工需要发起一个讨论时，即可以新建一个主题，用户可以插入表格、插入图片、调整文字的各种格式等，如下图2.9所示：图2.9新建讨论主题文档资料综合管理平台系统方案V1.08/112.3.2在平台上答复讨论主题具有讨论权限的用户可以在文件资料综合管理平台中答复该讨论，发表自己的见解，对讨论进行评价等，如下图2.10所示：图2.10平台上答复讨论主题文档资料综合管理平台系统方案V1.09/112.3.3Outlook客户端查看并答复讨论主题用户也可以将讨论平台连接到Outlook客户端，这样可以直接在Outlook中查看讨论主题与相关答复，如下图2.11所示：图2.11Outlook客户端查看讨论主题文档资料综合管理平台系统方案V1.010/11当用户想要答复该讨论主题时也可以直接在Outlook中进行操作，如下图2.12所示：文档资料综合管理平台系统方案V1.011/11点击公告按钮，该答复将自动同步到文档资料综合管理平台中，如图2.13所示：自动同步的内容