科技档案管理学复习提纲

科技档案管理学复习提纲一、科技档案管理学的概念、研究对象、研究任务：概念：科技档案管理学是研究科技档案和科技档案工作的产生、发展规律及其组织管理的原则与方法的学科。研究对象：科技档案、科技档案工作研究任务：1、研究科技档案的形成过程及其规律2、研究科技档案的本质属性3、研究科技的种类、构成及其特点4、研究科技档案的价值和功能5、研究科技档案工作的基本原则和性质6、研究科技档案工作的组织和管理7、研究科技档案实体管理和科技档案信息资源的开发利用工作二、科技档案和科技文件的概念：科技档案的概念：保存备查的直接记述和反应科技生产活动的科技文件科技文件的概念：在科技生产活动中直接形成的，处于使用和运行过程中文件材料三、科技档案与其他事物的区别和联系：1、科技资料和科技档案：联系：科技资料套用科技档案，科技档案交流、购买变为科技材料区别：定义上：科技档案是记述反映本单位生产建设和科研活动材料。科技资料是作为参考不反映本单位活动的材料。来源上：科技档案绝大部分为本单位编制产生，小部分为上级机关主管部门下发的制度文件、技术性指令。科技资料绝大部分外来。内容上：科技档案是本单位生产建设、科技活动的依据资料。科技资料不直接反映本单位生产建设、科技活动的依据资料。作用上：科技档案是依据、凭证、历史查考作用。科技资料是参考作用。2、科技文件和科技档案：联系：科技文件归档后形成科技档案，它们只是同一事物的不同阶段。区别：数量上：科技文件数量多于科技档案作用上：科技档案依据、凭证、历史查考作用。科技文件是现实指导依据作用。3、科技档案和文书档案：区别：内容上：科技档案反映科技生产活动。文书档案反映阶级斗争、政治生活、行政事务。形成规律上：科技档案以套为单位进行整理（客体来源）。文书档案来问与复文相结合进行整理（主体来源）。形成单位上：科技档案为技术型单位，文书档案为非技术型档案。文件材料形式上：科技档案以符号、图画为主要记录方式，载体蓝图、底图、白图，文书档案已文字为记录方式，载体磁盘、纸张。四、科技档案的特点：1、专业性，是KJDA最突出的特点之一，集中表现在形成领域和内容性质两个方面。所以专业性特点是实现KJDA科学GL的重要依据之一。2、种类和类型多样性。在各个DA门类中，以KJDA的种类最为集中、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。3、成套性，科技档案是围绕一个项目形成的一系列科技文件。它集中体现在KJDA的形成合内容构成两个方面。4、现实性，科技档案可以根据现实需要进行修改，具有较强的现实使用性。五、科技文件材料编号目的、要求：编号目的：1、反映科技文件材料之间的联系性和系统性2、便于保管、方便利用，迅速查找所需文件编号要求：1、科技文件的编号要求与其所反映对象一致2、每份科技文件都必须有独立的编号3、不同对象的科技文件材料要有不同的编号方法4、编号力求简短、准确，便于记忆和识别5、一个文件编号由代字、代号组成，也可完全用代号组成六、隶属编号法（P130）、工程编号法：隶属编号法：按产品结构的隶属关系进行编号的方法，多用于机械产品。产品——部件——分部件——零件产品型号组成部分隶属编号零件序号**********工程编号法：在具体工程项目中，根据有机联系。工程代号结构组成部分代号顺序号***********（单项工程号）（设计阶段号）（专业号）（类属号）优点：明确了解文件属于哪个工程，便于成套管理利用缺点：不利于图纸复用七、科技文件材料更改原因、怎样更改：更改原因：1、科技文件形成过程中发生错误2、科技文件在使用过程中不能适用现场需要或现场条件发生变化3、在实施活动中采用了新技术、新工艺、新结构、新标准或采纳了更合理的建议或用户要求改变更改方法：A底图：1、划改（杠改）：将底图上需改动的图形、尺寸用45度的斜细实线划掉，右上方添注新图形或新尺寸。更改过后写上更改次数（用abc表示）、处数（用123表示）。在图框的更改处标记栏内写明更改名称、内容、标记、更改人签名。2、刮改、洗改、擦改：将底图上要改动的图形、文字、尺寸等部分用刮、洗、擦得方式去掉，然后添注更改后的内容并添写更改标记。3、刮改、划改并用：图形用刮改，尺寸文字用划改。4、换改：注意事项：（1）更换旧底图，新图编号不变（2）在新底图的更改标记栏内添注上最后一次更改标记（3）履行与底图更改同样的审签手续（4）替换下的底图在其上写上：“已有新图代替”字样，由经办人签字，写上日期，附在新底图后同样归档保存B蓝图：生产用蓝图：底图划改则蓝图划改，底图刮改则蓝图刮改。签上更改人姓名、日期。库存用蓝图：附新蓝图企业科技文件的更改：1、提出更改建议，形成一份文件：更改建议书（包括：更改产品/零件名称，产品部件名称、图号，更改原因，更改建议人签字）2、更改单的审签3、更改：更改的权限：（1）本单位设计、仿制、测绘的产品，更改权属于本单位。（2）两个以上企业联合设计的，更改权属于：更改部分由谁设计，由谁更改；由主设计单位进行更改；由上级指定部门来更改。（3）用户委托设计产品，一般由设计部门修改或按合同、协议说法进行修改。（4）从外国引进的项目和设计文件，按合同修改。1、发放新底图和更改单建筑工程科技文件更改：1、更改权限：（1）原则上由设计编制单位来进行更改。（2）联合进行项目由主设计单位更改；谁设计设更改；上级主管部门制定。（3）设计单位制定施工单位施工，施工方依据实际情况来更改。（4）由外国引进的项目由承包单位更改。（5）中外合资基建项目按双方合同进行更改。（6）原设计单位委托施工方，由施工方全权修改（委托协议）。2、更改原则：（1）建筑工程项目的科技文件材料是经过批准的正式文件，一般按相应的标准、图纸施工，施工方不能随意更改，如需修改必须经设计部门同意。（2）因增加了建筑投资，提高实际标准，扩大建筑面积等涉及到初步设计的有关内容，除了经过设计单位同意外，还要报请上级主管机关批准备案。（3）建筑工程用图采用杠改方式而非划改方式。（4）由设计部门制定给施工现场设计工作小组进行更改。3、程序和方式：（1）提出更改建议（设计单位、施工单位、设计工作组）（2）正式提出建议（由施工单位总负责人签署同意）（3）相关部门审批同意（建设部门、设计部门总负责人批准同意）（4）履行正式更改手续八、科技材料积累的意义：1、避免因长期散存造成的科技文件丢失和损坏2、便于科技文件广泛使用3、维护科技档案完整、保证科技档案质量九、（重点）三纳入：将科技文件积累工作纳入到科技工作程序，纳入到科技工作计划，纳入到有关部门和有关人员的职责范围内。十、科技文件整理归档前科技文件的鉴别：1、完整性鉴别：维护KJDA的完整，是KJDA管理的一项基本要求。2、准确性鉴别：两个“一致”：科技文件与其所反映的对象一致，同一项科技生产活动所形成的科技文件之间内容上一致。这是保证KJDA的准确性或真实性的基础。3、保存价值和保管期限鉴别，确定KJ文件保存价值和划分其保管期限，是归档的要求和组卷的前提条件。十一、科技文件组卷原则：1、保持科技文件的内在有机联系（首要原则），“有机联系”是案卷的本质特征，也是组卷的基本要求。2、卷内文件要有一个相对的数量界限。组卷不仅要保持科技文件间的有机联系，还要从有力保管和利用的目的出发，正确处理整体与部分，大的联系和小的联系之间的关系，从而使案卷内KJ文件的数量适当。一般的盒子不超过200张3、不同保存价值和不同机密程度的科技文件在保持内在有机联系的前提下分别组卷4、将相同形式、相同载体的科技文件材料保管在一起十二、科技文件材料归档：（重点）概念：科技文件材料归档是指一个单位内部的某些机构把在科技生产活动中形成的、已经办理完毕的或项目告一段落的、经鉴别具有保存价值的科技文件，按照归档制度的要求收集齐全，系统管理，移交给本单位科技档案部门的工作。归档类型：（1）归档时间：按项目结束时间归档。是指在一项科技、生产活动结束后归档。（2）按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件，可以按形成阶段归档。（3）按子项目结束时间归档。大型项目或研究课题，不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干子项组成。根据这种特点，为保证工作正常进行和科技档案的完整、系统，当一个子项工程结束后，即可先行归档。（4）按年度归档。是在每年的初始阶段，将上一年度形成的科技文件整理归档。（5）随时归档。十三、科技档案建设基本原则：1、符合性原则：符合档案馆（室）类型、任务的需要；符合档案馆（室）所对应部门、地区或单位的需要；符合用户利用的需要。2、系统性原则3、进出原则4、统筹分工原则十四、科技档案的收集工作：1、接收：基层KJDA部门和科技专业档案馆，按制度无偿接收移交归档的KJ文件或移交报送的KJDA2、征集：是KJDA部门经过协商或接受委托，向不同所有制单位或个人收集KJDA的一种方式3、征购或购买：是KJDA部门根据需要，向不同的经济核算单位和不同所有制单位收够KJDA的方式4、代存：是KJDA部门接受委托，将委托管理的KJDA暂存于KJDA部门5、实测补制：在不影响生产和工作的情况下，同现场检修相结合，依靠原工程技术人员回忆介绍，对隐藏的工程的走向、角度、经路、埋深程度进行现场补制。十五、为什么实行相关单位主送制：科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制，即对不同种类乃至不同项目的科技档案，按照国家和专业主管部门的有关规定，分别规定其主送单位，对科技档案采取重点接收的进馆方式。主送制是科技专业档案馆接收进馆的特殊方式。科技档案与其他档案不同，凡属于永久保存的其他档案都需要全部接收进馆；而科技档案具有特殊性，并非任何单位永久性保存的科技档案都应一律进馆。这是因为：一种产品的科技档案，常常不止一个单位拥有，一项基建工程的档案也远不止一个单位拥有；同一型号设备的随机文件，更是广泛保存于各设备使用单位。基于上述特点，科技档案一般不采用普遍接收进馆的方式，而是实行相关单位主送制。主送单位报送档案中不足或缺少的部分，如果需要，由其他有关单位补送。相关单位主送制的作用，是在丰富馆藏的过程中避免科技档案内容的大量重复，有利于科技专业档案馆的业务建设和科技档案的集约化管理，有利于保证馆藏质量，提高馆藏的综合效益。十六、科技档案整理概念：按照一定的原则和方法对科技档案进行系统的分类、排列和科学编目工作。十七、科技档案分类基本原则：1、排它规则：同位类目必须相互排斥而不能相互重合，外延相切而非相交。如果类目外延重合、跨越了两个类目，就很难保证归档的一致性2、同一规则：同一类目是保证类目排它性的规则，要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。同时注意KJDA分类不要求也不可能各层级都采用同一个标准，所以分类标准是多样的；其次，分类标准要逐次即逐层地确定，否则将降低其适用性。3、效用规则：效用规则要求KJDA分类要适应KJDA及其管理特点，追求分类的整体适用效果。KJDA分类本身不是目的，而是科学管理的一种手段。十八、类系和类列：类系：同一组纵向排列的各级类目类列：一组同位类相互平行构成一组十九、类目表的表现形式：1、图示法（侧系法、根系法）：适用于层次简单、类目数量少的编目体系2、表格法：适用于层次少，同位类目多的编目体系3、缩行法：适用于层次、类目多的编目体系二十、对象分类法（工程项目分类法、型号分类法）：特点：1、以特定实物为对象，与实物的连接比较紧密。这些DA对象明确、实体单一，DA材料联系密切，形成了一个有机的整体。2、按特定的程序，分阶段、分步骤形成的；3、按专业结构形成的二十一、科技档案基本分类方法：1、工程项目分类法——基建档案、工程设计档案2、产品型号分类法——产品档案、设备档案3、科研课题分类法——科研档案、成果报告、鉴定材料、依据材料、原始记录4、专业性质分类法——标准设计档案、通用设计档案5、地域分类法——水文、测绘、地质档案6、时间分类法——气象、天文、水文测绘档案分类方法的综合运用（选择题选分类法）1.基建档案的分类（1，性质工程项目分类法2，流域水系工程项目分类法-----适用于水利水