科技档案管理学期末复习重点

名词解释*3+简答*3+论述*3科技档案管理学第一编：科技档案一、科技档案的定义：12科技档案是组织机构或个人在科技、生产活动中直接形成的、保存备查的信息记录。定义揭示了科技档案的本质，明确了它同其他档案，以及同科技资料和科技文件的本质区别二、几次重要会议：131、1959年12月，大连会议，技术资料阶段科技档案阶段（转折点），《技术档案室工作暂行通则》；2、1980年，全国科技档案工作会议，《科学技术档案工作条例》三、科技档案的特点：17专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性。应根据这些特点，采取相应的措施，以保证实现对科技档案的科学管理和有效利用四、成套性：成套性是科技档案的重要特点，它集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面，是科技档案区别于其他档案的一个显著标志。成套材料的形成源于科技、生产活动的综合性和复杂性，为将不同项目的案卷相区别，在科技档案管理中需要在案卷的概念上，增加“套”的概念，以便客观地反映科技、生产活动的全貌五、科技档案的种类：21工业生产技档案、农业科技档案、建设项目档案、设备档案、自然科学研究档案、医药卫生档案、自然现象观测档案、地质档案、测绘档案、环境保护档案等六、科技档案的价值：341、概念：是科技档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的意义2、价值形态：第一价值和第二价值；现实价值和历史价值；凭证价值和技术情报价值；利用价值和保存价值第一价值，是指科技档案对于其形成者所具有的价值第二价值，是指科技档案对社会，及除科技档案形成者之外的其他利用者所有的价值。划分第一价值和第二价值，有助于我们把握科技档案发挥作用的规律性，做到科技档案既为其形成单位服务，又能为社会广大利用者服务，发挥科技档案的社会效益和经济效益七、科技档案的功能：38知识储备功能、依据凭证功能、情报功能、经济功能第二编：科技档案工作一、科技档案工作的基本任务：49在科技档案工作基本原则指导下，建立、健全科技档案工作的法规制度，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案，为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务二、科技档案工作基本内容：501、科技档案业务管理：微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作。基本内容包括科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等2、科技档案事业管理：宏观管理，是以科技档案的宏观管理活动为内容的科技档案管理工作。基本内容包括建立和完善科技档案管理体制，规定各级、各类科技档案机构的设置与职权范围，建设科技档案工作队伍，对科技档案工作实行法制管理、规划管理和标准化管理三、科技档案工作的性质：50专业性（科技档案工作发展成熟的标志）、管理性、服务性、机要性三、科技档案工作的原则：531、基本原则：集中统一管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统和安全，实现科技档案的有效利用2、管理原则：专业管理原则、前端控制原则、全程管理原则、知识管理原则四、前端控制原则：59前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，使需要和可能在科技文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制原则在电子科技文件管理中至关重要，是确保电子科技文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略，是优化管理功能，提高管理效率的科学理念（以文件生命周期理论为基础，在这一过程中，科技文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保管或销毁是末端）五、知识管理原则：59知识管理就是一个组织管理其拥有的知识和运用知识参与管理的过程。在科技档案工作中，通过对科技档案的科学管理和有效开发利用，不断强化科技档案知识服务意识，实现科技档案知识共享，为组织的科技、生产及其管理活动提供直接依据和参考。科技档案管理者必须停止单纯扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者，成为知识管理者六、“条块结合”的科技档案管理体制：64在国家档案局的统一掌管下，按专业实行统一管理，中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政管理部门实行监督、指导和检查的管理体制七、我国科技档案管理体制：66在国家各级档案行政管理部门的监督、指导下，以法律法规为依据，投资主管部门和专业主管部门加强对核准投资项目或所属企事业单位科技档案工作的监督、指导和协助、咨询，企事业单位或投资主体对科技档案实行集中或分级管理八、科技档案工作者的素质要求：691、政治思想和道德素质：科技档案工作者应具备较高的政治思想和道德素质。首要的是必须坚持“四项基本原则”，树立全心全意为人民服务和为社会主义事业服务的思想，事业心强，工作认真负责2、业务素质：树立科技档案和科技档案工作意识，对科技档案工作忠于职守；熟知科技档案工作的法律；具有系统的科技档案管理的理论修养，掌握各项科技档案业务工作的原则和方法；具备一定的法律知识和外语水平3、懂得相关科学技术知识和管理知识：懂得与科技档案内容有关的科学技术知识；掌握信息技术；掌握识图、制图的知识；熟悉科技管理知识九、科技档案工作者的队伍建设：701、注意科技档案人才的合理配备2、要配备一定数量的科技干部从事科技档案工作3、力求科技档案工作者队伍的相对稳定4、加强对科技档案工作者的教育和培训5、建立和完善档案专业和技术职务聘任制度十、基层科技档案管理机构的类型：72综合性档案机构、单独的科技档案机构、信息一体化机构、知识管理机构十一、基层科技档案管理机构的任务：731、基本任务：统一管理本单位的科技档案，维护其完整与安全，积极为本单位科技、生产工作服务，在保证企业利益的前提下，为和会利用服务2、具体任务：制定本单位科技档案管理制度和参与制定有关科技管理制度；科技档案管理的各项业务工作；业务指导、监督和检查工作；开发科技档案信息资源，做好利用工作十二、科技专业档案馆的任务：76接收、征集本专业馆藏范围或按照有关规定需要长远保存的重要的科技档案，并接受委托人的委托，代管其他有关科技档案运用科学的管理理论和现代化管理手段，对科技档案进行科学妥善的管理3、积极开展科技档案利用与咨询工作，为社会各项事业服务4、根据实际需要和馆藏科技档案的状况，编辑出版有关科技档案编研成品，系统地开发本专业科技档案资源5、组织建设本专业或行业领域的科技档案目录中心，促进本专业或行业科技档案信息传递、交流渠道与网络的形成和发展6、从保证馆藏质量出发，对档案移交单位准备进馆的科技档案的管理进行业务指导与检查7、搜集、储存和加工本专业其他有关文献资料，建设专业科技信息交流咨询中心十三、科技档案标准化：89就是通过科学地指定、贯彻和修订有关科技档案标准，逐步实现科技档案管理的统一化和规范化，以不断提高科技档案科学管理的水平十四、科技档案标准体系：921、基础标准：名词术语标准、科技文件标准、专业符号标准、案卷规格和质量标准、库房和设备标准、种类和计量单位标准2、业务技术标准：业务建设标准、著录标引标准、开发和利用标准、现代化管理标准3、科技档案行政管理标准第三编：科技文件的档案化管理一、科技档案管理流程的概念及构成要素：98概念：是一组有关联的管理活动的组合体，它揭示了针对一份科技档案，有哪些管理主体在什么时间、以什么方式做了哪些事情。构成要素：包括目标、科技档案管理活动、科技档案管理活动之间的关系、科技档案管理活动的开展方式等二、科技档案管理流程设计的内容：1021、明确管理目标。对于立档单位而言，科技档案管理目标体系包括三个层次：整体目标、业务目标和质量目标；对于科技专业档案馆而言，只有整体目标和质量目标2、明确管理对象。科技档案具有成套性特征，明确管理对象就是要分析一项科技、生产活动中产生了哪些科技文件，列出文件清单，揭示文件的种类、形成者、保管期限，并将那些属于归档范围之内的科技文件作为管理对象3、确定需要开展的科技档案管理活动。注重不同管理活动之间的相互衔接和相互影响，协调归档前后的各项管理互动，避免不同管理活动、不同阶段劳动成果的矛盾、重复和相互抵消4、确定各项科技档案管理活动的承担者和开展时间。承担者主要包括科技人员、档案管理人员、质量管理人员、信息技术人员、信息系统等；开展时间包括科技文件产生之前、科技文件形成阶段、科技文件归档之后、贯穿于整个科技文件和科技档案生命周期等几种情况三、科技档案管理流程的设计准则：1041、数据一次采集，多次使用2、分工合作，协同配合3、逐步优化，持续改进四、“三纳入”、“四参加”、“四同步”的经验总结：1101、“三纳入”：指将档案工作纳立档单位领导的工作议事日程；纳入规章制度及工作流程；纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制2、“四参加”：指立档单位档案部门或档案人员参加产品鉴定，参加科研课题审定，参加基建项目验收，参加设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档科技文集是否齐全、完整、准确、系统3、“四同步”：指立档单位下达科技、生产项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步五、科技文件和科技档案的区别：1151、价值形态不同。科技文件是根据科技、生产活动的需要产生的，其价值主要表现为对形成文件的科技、生产活动的支撑作用，是记录和指导现行科技、生产活动的工具。科技档案的价值则主要表现为对其他业务活动的支撑作用，是其他活动借鉴参考的工具2、覆盖范围不同。科技、生产活动直接形成的所有信息记录皆为文件，而那些具有保存价值的部分才是档案3、运动状态不同。科技文件正在科技、生产活动中形成着或使用着，处于运动变化状态和运转、承办过程。科技档案则已经办理完毕，具有固化形式六、科技文件的三种编号方法：1221、分类编号法：指按照科技文件在整个分类体系中的位置赋予其标识符，通常由“分类号+顺序号”构成。分类编号法可以完整地揭示整套科技文件之间的有机联系2、流水编号法：指按照科技文件制作或登记的顺序号给文件依次编号。流水编号法是最简单的编号法，它无法有效揭示科技文件之间的有机联系3、分类流水编号法：是分类编号法和流水编号法的结合，采用“分类号+流水号”的构成。分类流水编号法可以部分地揭示科技文件之间的有机联系七、物理卷和逻辑卷：1291、物理卷：即一组科技文件的实体组合，是一个物理保管单元。一个物理卷通常有统一的装具，如案卷封皮、卷盒等2、逻辑卷：即一组科技文件在计算机系统中的虚拟组合，通常表现为一个文件夹的形成，卷内文件并不必然存放在相同的物理位置，但是在逻辑上可以实行集中控制，可以案卷为单位实现统一、安全控制和开发利用八、立卷的方法：130按结构立卷、按子项或子课题立卷、按工序或阶段立卷、按专业立卷、按问题立卷、按名称或文件性质立卷、按地区立卷、按时间立卷、按作者立卷九、案卷编目概念及编目内容：134是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容包括编页号、填制案卷内科技文件目录、填写备考表、填制案卷封面盒脊背标签。其中，编制案卷内科技文件目录是核心内容十：案卷内科技文件目录：135是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。主要项目有序号、题号、编号、责任者、日期以及备注和页次十一、备考表：1351、备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计，都有一定的作用。2、主要项目：一部分是对立卷时卷内科技文件基本情况的有关记载和说明；一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的加载和说明。十二、案卷封面：135主要由案卷题名、案卷的管理性内容项目和档号项三个部分组成十三、归档及其内容：1381、概念：归档，电子环境中亦称捕获，是一项将具有保存价值的科技文件置于档案管理范畴的活动，标志着文件管理职责由形成文件的科技、生产部门向档案部门和档案人员的移交。2、内容：归档范围、归档方式、归档时间、归档要求、归档手续十四、确定归档范围的标准