公文处理

如何提高公文处理工作的质量和效率？办公厅田思维2004.4.26一、公文处理工作的意义和要求公文的含义：是管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。“虽艺文之末品，而政事之先务也。”（刘勰《文心雕龙》五卷第25篇）适应国家职能转变的需要精简文件；文件精炼与规范；加强协调。适应国家依法行政的需要规范单位内部办事程序熟悉公文管理办法熟悉本单位各部门职责范围熟悉国家基本法规和规章制度适应院改革与发展的需要围绕中心，服务大局及时了解院的方针，政策二、公文格式秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人公文标题主送机关公文正文附件成文时间公文生效标识附注主题词抄送印发机关和印发时间版记中的反线公文格式要素之一：秘密等级和保密期限秘密★保密1年中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————涉及国家秘密的公文应当标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限。保密期限：如不标保密期限，根据《保密法》规定，秘密保密10年，机密保密20年，绝密保密30年。秘密等级标识：用3号黑体字，顶格标在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需标秘密等级和保密期限，标识位置同上，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。公文格式要素之二：紧急程度急件中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————紧急公文应根据紧急程度标明“急件”或“特急”。紧急程度标识别：标紧急程度，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。秘密等级和紧急程度同时标识：秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。公文格式要素之三：发文字号中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————发文字号构成：发文机关代字+年份+顺序号发文字号标识位置：发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下印一条与版心等宽的红线。公文格式要素之四：签发人中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号签发人：路甬祥————————————————————关于ＸＸＸ的请示国务院：哪些文件标识签发人？上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。签发人标识位置：平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合发文签发人标识位置：公文格式要素之五：公文标题中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知：公文标题的构成：发文机关+中心语+文种标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的标识位置：红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文格式要素之六：主送机关中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位、院机关各部门：主送机关指公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。主送机关的标识位：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文格式要素之七：公文正文中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据。附件：根据根据根据根据根据公文正文字体字号:3号仿宋体字。公文正文打印规范：主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文格式要素之八：附件中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根根据根据根据根据根据根据根据。附件：1.根据根据根据根据根据根据根据根据2.根据根据根据根据根据根据附件标识规范:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。公文格式要素之九：成文时间中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日成文时间标识规范：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ο”。成文时间以负责人签发日期为准。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。成文时间右空4字。联合发文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关在前；两个印章均压成文时间。公文格式要素之十：附注中国科学院文件科发办字﹝2003﹞25号签发人：路甬祥————————————————————关于ＸＸＸ的请示国务院：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日（联系人：田思维68597562）附注的意义：需要说明的其他事项。上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附注的位置：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文格式要素之十一：主题词关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日主题词：公文培训通知——————————————————————————————抄送：各分院，院机关各部门。——————————————————————————————中国科学院办公厅2003年6月22日印发——————————————————————————————标引主题词的意义：适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文。主题词标识位置：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。公文格式要素之十二：抄送关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日主题词：公文培训通知——————————————————————————————抄送：各分院，院机关各部门。——————————————————————————————中国科学院办公厅2003年6月22日印发——————————————————————————————抄送的规范：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。公文格式要素之十三：印发机关和印发时间关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日主题词：公文培训通知——————————————————————————————抄送：各分院，院机关各部门。——————————————————————————————中国科学院办公厅2003年6月22日印发——————————————————————————————印发机关和印发时间标识规范：印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文格式要素之十四：版记中的反线关于ＸＸＸ的通知院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根。二ΟΟ三年六月二十一日主题词：公文培训通知——————————————————————————————抄送：各分院，院机关各部门。——————————————————————————————中国科学院办公厅2003年6月22日印发——————————————————————————————版记中反线的作用：隔开各相关要素，使各要素识清晰。版记中反线的标识规范：主题词、抄送、印发机关和印时间作为版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。三、正确使用公文种类决定通知通报报告请示批复意见函会议纪要公文种类的意义：表示行文关系上行文：请示、报告、意见平行文：函、意见下行文：决定、批复、通知、通报、意见表示职权范围和隶属关系表示事项的重要程度公文种类之一：决定决定的适用范围：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的一般结构：关于XXXXXX的决定XXX：（依据、目的、意义、基本情况）XXXXXXXXXXXX。（决定事项）XXXXXX。（号召要求）XXXXXX。决定开头写法举例：-----为认真贯彻落实党的十六大精神，加快农村教育发展，深化农村教育改革，促进农村经济社会和城乡协调发展，现就进一步加强农村教育工作特作如下决定。《国务院关于进一步加强农村教育工作的决定》（国发〔2003〕19号文件）-----为表彰在推进民族团结进步事业中做出显著成绩的模范集体和模范个人，促进我国民族团结进步事业，国务院决定：授予××××公司等×个集体为“×××模范集体”称号，授予×××等×名同志为“×××模范个人”称号。（国发〔1999〕16号文件）公文种类之二：通知（转发性通知）通知的适用范围适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。通知一般包括转发性通知、一般性通知、会议通知、任免通知等。转发性通知的结构：关于转发XXXXXX的通知XXX：为XXXXXXXXXX（目的），现将X部《XXXXX》（X发﹝2003﹞X号）转发给你们，请按照《XX》要求贯彻落实（执行）。X年X月X日公文种类之二：通知（一般性通知、会议通知）一般性通知的结构：关于转发XXXXXX的通知XXX：为XXXXXXXXXX（目的），现就XXXXX有关事项通知如下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。X年X月X日会议通知的结构：关于召开XX会议的通知XXX：为XXX（目的），定于2003年6月2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请你单位XX准时出席。X年X月X日公文种类之二：通知（任免通知）任免通知的结构（1）：关于XXX任职的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。X年X月X日任免通知的结构（2）：关于XXX等同志职务任免的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长（任期4年）。免去XXX同志XX局局长职务。X年X月X日公文种类之三：通报（表扬性通报）通报的适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的类别：表扬性通报批评性通报阶段性工作通报表扬性通报的结构：关于表彰XXXXXX的通报XXX：XXXX（表彰事实、背景），XX（意义）现决定对XXXXXXXX予以通报表彰。XXXXX（号召）X年X月X日公文种类之三：通报（批评性通报、工作通报）批评性通报的结构：关于X单位擅自XXX的通报XXX：XXX（错误事实）。XXXXXXXXXXXX（决定或措施措施）。XXXXX（要求）。X年X月X日工作通报的结构：关于2003年XXX工作的通报XXX：XXX（基本情况）。XXXXXXXXXXXX（成绩和问题）。XXXXX（要求）。X年X月X日公文种类之四：报告（综合报告）报告的适用范围：适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。报告与请示的区别：报告的类别：综合报告（情况问