公文处理培训

12008年3月1日2公文写作美的集团行政与人力资源部二〇〇九年四月3主要内容一、公文的概念和特点二、公文的作用和分类三、公文的规范格式四、公文的流转五、公文处理常见问题六、核稿注意事项七、如何提高文秘写作4一、公文的概念与特点公文的概念公文，公务文书。企业的公文指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。公文的特点从公文的概念中我们已经可以看出公文的特点：–公务信息：公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。个人情感、个人的感受认识–格式的规范性：体现了公文的权威性。–作者和读者的指定性组织发送范围–法定权力的制约性公文体现隶属关系，隶属于公文作者的单位和个人有义务按公文要求行为或不行为，否则就会受到惩处5二、公文的作用与分类公文的作用（企业范围）是传达贯彻企业经营方针、政策、发布制度与规章、施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。6二、公文的作用与分类公文的种类按文种分：（目前美的集团有以下通用文种）–决定（令）–通知：通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。种类：印发、转批、转发性；指示性；知照性；事务性（会议通知）–通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。种类：表彰性通报；批评性通报；情况性通报–报告：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。种类：综合性报告；专题性报告；回复报告–请示：请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属上行文。–批复–函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。种类：公函；便函–会议纪要7二、公文的作用与分类公文分类的相互关系上行文–请示、报告下行文–通知、通报、决定、批复平行文–函会议纪要相对比较特殊，与组织隶属关系不大，发送范围一般限于会议参加人员。既可以上行（备案），也可以下行（传达），还可以平行（知会）8眉首主体版记三、公文的规范格式9三、公文的规范格式眉首1.发文机关标识2.发文字号3.签发人主体1.标题2.主送单位3.公文正文4.附件5.成文日期6.公文生效标识–公章–签署人版记1.发／报／送范围10三、公文的规范格式-眉首11眉首各要素的注意事项发文机关标识–应写全称或规范化简称。集团正式编号公文一律居中标印“美的集团文件”，集团财务管理部公文标印“财务管理部文件”，文头一律使用紫罗兰色52磅华文中宋加粗字体，文头名称上边缘至页上边缘55mm；非编号公文则采用白头形式。发文字号：包括发文单位代字、年份和序号组成。用四号宋体，间隔横线之上正中。–集团及各部门发文字号举例•美的集团：美集字/发/会[年度]序号；•财务管理部：美集财字/发/会[年度]序号；•行政管理部：美集行字/发/会[年度]序号；三、公文的规范格式-眉首12“字”、“发”、“会”的应用“字”：重要方针政策、总结计划、规章制度、管理办法•例：美集字[2007]002号公文处理办法“发”：机构设置、人事任免、奖惩通报、对下属单位批复、请示、报告、工作布置、活动安排、事项通知•例：美集发[2007]013号：关于2007年度集团总部其他高层任命的决定•例：美集发[2007]025号：关于2007年度集团总部中层人员任命的决定“会”：适用于重要会议纪要的发布•美集会[2007]001号：2007年1月份集团管委会扩大会议纪要三、公文的规范格式-眉首13三、公文的规范格式-眉首签发人：标注在发文字号右侧，用四号宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用四号宋体标识签发人姓名。–签发人一般应为企业法定代表人（最高负责人）或部门最高领导人（负责人）。企业的副职在得到授权的情况下，也可在管理权限（事项）的范围内签发文件。•例：美的集团编号文的签发人应为美的集团董事局主席•例：集团财务管理部编号文的签发人应为财务管理部总监14三、公文的规范格式-主体15主体各要素注意事项标题：应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题行间距为段前1.5行，段后1行，用二号黑体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，且行间距为28磅。–例：事项＋文种–例：关于成立OTR项目组的通知事项文种三、公文的规范格式-主体16主送单位：左侧顶格用四号黑体字加粗标识。–例：集团各部门：正文：主送单位下一行，每自然段左空2字，用四号宋体字，行间距28磅，回行顶格。数字、年份不能回行。–例：在实际中就有个别经营单位的编号文件违背每自然段起始空2字的常识–正文中的层次：第一层次用“一”，第二层次用“（一）”，第三层次用“1”，第四层次用“（1）”。对于制度及管理办法等第一层次可使用“第×条”。•在实际工作中发现对序号的使用也是比较混乱、随意。三、公文的规范格式-主体17附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。在正文下一行左空2字符用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。成文时间：以领导人签发日期为准。用宋体加粗汉字将年、月、日标全，“零”写成“〇”。“〇”不是数字“0”，也不是大写字母“O”，而是中文输入法中的“ling”。发文单位：在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前用宋体加粗4号字署发文单位名称，并与成文时间居中对齐。公文生效标识：（印章及签发人）公文除会议纪要外，应当加盖印章；会议纪要由会议主持人签发。–在实际工作中采用电子方式传达公文不需要加盖印章，但以纸质为载体的公文必须加盖印章。三、公文的规范格式-主体18三、公文的规范格式-版记版记各要素注意事项–发送范围：除主送单位外，对其他需了解公文内容的上级部门“抄报”或“报”，同级部门和无隶属关系部门用“抄送”或“送”，下级部门用“抄发”或“发”。–排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用四号宋体加粗标注“（此页无正文）”字样。19三、公文的规范格式会议纪要会议纪要的格式要求与其他公文基本相同，但有以下区别：–眉首：发文字号为“会”–主体：•标题：会议主题＋会议纪要。例：集团三月份联席会议纪要•标题之下正文之上应注明会议时间、会议地点、会议主持、参加人员、缺席人员、纪要整理•例：»会议时间：2007年3月26日（星期一）下午1:00—5:30»会议地点：美的学院报告厅»会议主持：黄晓明»参加人员：集团管委会成员、二级平台及经营单位财务负责人、其他人员»纪要整理：李文革•公文生效标识：不需要加盖公章，但应属明签发人。20三、公文的规范格式函：联络函就某一事项进行沟通，或需要对方协助事项21四、公文的流转各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和《分权手册》规定的职权范围确定。需提请其他单位协助解决的业务性工作属于职权范围内的，可由各单位直接行文，同时抄报行政管理部；必须以美的集团名义向外部单位行文的，须报行政管理部统一平衡后决定是否发文。凡呈董事局主席的公文，须先报行政管理部，但因绝密须直接呈董事局主席的除外。“请示”与“报告”要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。“报告”中不得夹带请示事项。22美的集团公文统一由行政管理部发送，部门公文由各单位自行发送；集团公文一般只由文秘人员签收，原则上不发到单位负责人个人；部门上报集团董事局的公文，原则上先行政管理部。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密级公文不得利用计算机、传真机传送。绝密级公文未经单位负责人或行政管理部批准不得私自翻印。四、公文的流转23随着信息技术和电脑网络的普及，公文处理工作将越来越多的通过信息技术手段完成，以电子形式为载体的公文效力等同于纸质公文。电子公文的命名规则为：“发文字号＋公文标题”；附件命名规则为：“发文字号＋附件＋附件序号＋附件标题”。如下例：美集字[2008]002号公文处理办法；美集字[2008]002号附件一：集团及各职能部门公文式样。四、公文的流转24公文流转中相关人员职责：公文起草人：公文内容发送范围：主送单位、抄送抄报单位等公文格式规范公文审批人/签发人：公文内容信息员：公文格式规范公文编号公文存档管理公文流转（发送范围）四、公文的流转25五、公文处理常见问题一、文种使用不当二、格式不规范三、行文规则混乱四、提法不当五、名称表述混乱六、时间表述含糊七、用词不当八、不符合语法九、数字使用不统一26六、核稿注意事项核稿是公文处理工作中的重要组成部分，是对形成正式文件前的文稿进行把关，修改、订正文稿中存在的各种问题。。一、把好行文关二、把好内容关三、把好结构关四、把好主题和观点关五、把好政策关六、把好事实关七、把好语言文字关八、把好文稿的体式关27七、如何提高文秘写作首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好公文写作。其次，学习公文写作基础知识。最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。28附录：一些常识国发[2000]23号文国家行政机关公文处理办法GB/T9704-1999国家行政机关公文格式集团文件：美集字[2008]002号文29