行政秘书的时间管理

第五讲行政文秘的时间管理广东众行管理顾问有限公司提供课程程序1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱一.分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：1.声音干扰2.职能干扰3.空间干扰4.设备干扰讨论：如何排除办公室4大效率毒素？办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间效率专家挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专家挑错办公室（图2）60分错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对，造成反光错误5办公室没有隔板，声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据效率专家挑错办公室（图3）70分错误1公共通道过长错误2主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室（图4）满分优点1充分利用有阳光的窗口位置优点2私人空间和公共空间交叉减少优点3利用隔板阻断过多噪音优点4主管与秘书沟通方便优点5减少访客对其他人的干扰办公室排毒DIY自我检测问题：1.我的办公桌为什么要放在这个位置？2.我的工作空间和公共通道是否过近？3.我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？4.我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？提出办公室改善建议。二.时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.文件满桌病5.喋喋不休的“电话粥”6.源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话三.如何跨越时间陷阱1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.办公桌上的“5S”运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息1.要事第一“大石头”理论与“二八”定律ABC法则办事的优先次序并行工作法2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3.显示慎重4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说“NO！”6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4．办公桌上的“5S”运动整理整顿清扫清洁修养整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理5．有效、恰当地利用电话选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数6．筛选信息迅速处理妥善存放没有保存价值的资料就销毁运筹他人的时间时间管理矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视紧急不紧急重要不重要五、时间管理的工具1．月历2．行事历与甘特表3．效率手册4．商务通与订房卡5．闹钟6.其它工具六.你的计划确立目标探寻达成目标之各种途径转化为每周或每日之工作事编排每周或每日的行事次序并执行之定期检讨谢谢大家！