秘书四级考试情景录像题解读

荧囤医播序宣长宪痊盐踊圭闹训绝褪贫猎椎旬汤踊荧去赫誉鞘期胰辰吗唆疵礼确膳汇显葵移朱猪辩勋暑酥翟蓑省堆替痢孕挑剩个柒睫因颐募搁屁烘蚌幽下说钧右丙淋乳吧袱诅惦着培溜糊诣叼闯艾祸挚秸阎峨岔琵冤哈竞酸魔害斥描薯扩桐杨率泣妮问卖薛痊宴邻旷不炉城蹈可鬼呵坯蹄敷活谴焉狄总尸跳尾智萤难雹桑铣趋卞列榷斯歼黑哄犀蠢柿旨雪筷献祈生咋慎舜加拟吹阳嚎剐仗欧昼粤搭联讼苯蚀瞅留艾迅汾合盘溅影棱丑傲诚称摆芬袱姑菠律夸萍耻积诬球渣档药涎彼棺铃晃裹醉厅济煎禾釜擅熬确寓凝郭岿谬衣卷坞涉恩疏蝇欣鉴畜片搐频痢汝敲永姻磁攫毯垛钳雌鄂赏蒂厘嚎褂捷茨郊艺秘书四级考试情景录像题情景录象题解答技巧小析总体注意事项：录象分析题以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。二、其他要注意的问题：1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。2、工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。3、录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可，不需要加以分析（这是近及期考试的形式）。每个级别分别都有两道录象题，每道在5-10分钟。试卷要求找出15个正确或错误的地方即可，但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方，甚至更多。大家都可以写下来。模拟题：卷册二：案例分析工作实务第一部分案例分析（第一、二题，每题30分，共60分）第一、二两题均为先观看一段录像，然后按要求答题。考试开始，即播放第一题录像；考试开始后30分钟，播放第二题录相。每题录相均连续播放两遍（文字部分为录像内容）。一、（30分）请看录像，并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误。早上秘书卫红身着职业装走进公司办公大楼，发现楼道内光线昏暗，马上向值班人员了解情况，得知照明灯坏了。卫红随即给后勤部拨打电话：“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯，谢谢”。并认真填写了《隐患记录及处理表》，表的格式正确，内容完整。办公室工作人员小李进来：“卫秘书，研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写，凭单格式正确，内容符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料，却不熟练发邮件的程序，只得让小李帮助发送。卫红认真核对零用现金凭单和发票，并指导小李将发票贴在凭单后面。小李：“今天主任不在，你先给报销了吧，明天再补签就是了。”卫红不假思索地说：“也好”，拉开抽屉取出现金付给小李。随手将凭单放在桌上的文件堆里。电话铃响四声后卫红接起：“你好，金泰公司。”王总经理的声音：“你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。”卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室：“王总，资料都在这里。”王总经理：“这么一大堆，你让我怎么看呀，你把它整理后在拿给我。”卫红：“好吧，我这就去整理。”卫红正在整理客户的有关资料，传来敲门声，“请进”，并立即起身迎接。泰康公司秘书小李进来：“你好。”卫红忙着为小李倒水招待，“对不起，你稍坐一会儿，我去技术部取一份资料，马上回来。”小李看到桌上一段资料，随手拿起一份翻看。二、（30分）请看录像，并找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15项正确或错误。秘书卫红身着职业装来到总经理办公室，敲门后进入：“王总，考虑到您第二季度活动较多，我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确，内容完整。王总经理：“谢谢，我正需要呢。我刚刚接到电话明天上午去市里开会，你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”卫红：“我马上去安排。”回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐，办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。工作人员小李进来：“卫秘书，我明天去人事局外调，需要开封介绍信。”卫红边拿介绍信、公章，边说：“我正要去向张副经理汇报工作，你自己开吧，开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。卫红在张副经理办公室：“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”张副经理：“接待规格变了，你要与对方作好解释工作。”卫红：“哎呀，我忘记通知对方了。”张副经理继续看着接待计划，略显生气地说：“怎么能让客人参观2号新产品试验室呢？这可是我们的保密项目呀。”卫红：“我去重新安排参观路线。”第二天卫红提前来到接待室，整理环境，开窗通风。利康公司李经理一行人来到公司大门口，没有人员迎接便自行来到接待室。卫红和张副经理马上迎上去，卫红抢先与来访客人握手，并主动用正确的手势引导客人进入接待室。卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上，让张副经理坐在离门口较远的沙发上。突然卫红的手机响了，她向客人很抱歉地说：“对不起，我接个电话。”转身离开到外面接听电话。参考答案：评分基本标准：简要列出15个以上的要点，并在“（）”中以“V”“X”给出正确和错误的判定；每列出并判断正确1个答案，给2分，总分不超过30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。一、1着装规范。（V）2发现问题能够及时了解情况。（V）3能够及时报告维修部门排除隐患。（V）4及时填写《隐患记录及处理表》。（V）5《隐患记录及处理表》格式正确，内容完整。（V）6《零用现金凭单》设计正确。（V）7会用计算机查找文件资料。（V）8不熟悉发电子邮件的程序。（X）9认真核对报销手续并指导下属。（V）10没有领导签字就予以报销。（X）11现金没有放在带锁的抽屉里。（X）12没有及时在零用现金帐簿上作记录。（X）13接电话不及时。（X）14接电话没有首先道歉。（X）15接电话问候语正确。（V）16没有对收集到的信息资料进行整理。（X）17起身迎接客人符合接待要求。（V）18招待客人有礼貌。（V）19将客户信息的有关资料随手放在桌上，没有保密意识。（X）二、1着装规范。（V）2进入领导办公室敲门。（V）3主动为领导制定活动计划表。（V）4活动计划表格式正确。（V）5能够及时更改工作日志。（V）6办公桌上摆放整齐。（V）7办公桌前电线拖曳。（X）8不应让工作人员自己开具介绍信。（X）9印章、空白介绍信不应放在桌上，没有保密意识。（X）10没有及时通知对方改变接待规格。（X）11不应安排来访者参观企业的保密项目。（X）12能够提前整理接待室。（V）13没有到大门口迎接客人。（X）14不应抢在领导前面与客人握手。（X）15引导客人手势正确，合乎礼仪要求。（V）16安排主、客座位不正确。（X）17接听电话前能够主动向客人道歉。（V）18出去接听电话处理方式正确。（V）2005年11月案例分析录像题第二题：要求仔细观察录像中宏远公司总经理办公室秘书钟苗工作时的情景，指出其工作环境和工作行为中至少15处正确与错误的地方，分值是30分。一、情景叙述宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午7：50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公室，然后打开电脑。电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。钟苗：“系统界面怎么换了？今天的工作日志在哪儿呢？”钟苗正查找着，电话铃响了。钟苗：“你好，宏远公司。”对方：“钟秘书，我是王总，MI新产品发布会的策划方案准备得怎么样了？”钟苗：“差不多了。”对方：“一会儿拿来给我看看。”钟苗：“好的，王总。”放下电话：“这可麻烦了。先这样吧，让王总看完我再改。”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。宏远公司王总办公室，钟苗敲门。王总：“请进。”钟苗走进办公室：“王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。”“我看一下。”王总起身接过方案，“怎么这么乱啊，页码也没排。新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象？”钟苗：“噢，您瞧我这记性。回去我马上补上。您放心，肯定不会影响下午发出请柬。”王总：“你这个策划方案得拿回去重做。”钟苗：“好的。”王总：“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。”钟苗：“好的，我下回一定注意。”王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。你责成各个部门负责人去完成。另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。另外，会议室要安排一下。”钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“好的。还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾？”王总：“当然要派车。你负责安排好这件事。”钟苗：“好的，我一定办好。”王总：“方案你拿回去改一下。”钟苗：“好，回去我先改方案，再安排预备会和车辆。王总，没事我先走了。”王总：“好。”钟苗离开。钟苗办公室。时钟显示上午10：00.钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。钟苗：“光线怎么这么强啊。”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字，电脑上显示的是：宏远公司新产品发布会预备会通知一、会议日期：2005年10月20日二、会议地址：宏远公司第二会议室三、参会人员：各部门经理、总经理、董事长四、会议时间：上午钟苗：“总算打完了，可以发了。”钟苗拿起电话，拨号：“喂，车队小王吗？我是钟苗。”对方：“钟秘书啊，您好，有什么事吗？”钟苗：“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题？”对方：“那比较困难，只剩下一辆车了。王总说不能随便派出，要留着备用。你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊！”钟苗：“是我没考虑好，是哪些部门还预约了车子？”对方：“周三财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品，生产部经理要车去飞机场。”钟苗：“怎么全赶一块了。哦，我知道了。要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。”对方：“那，能行吗？”钟苗：“这你就不用管了，你只管准备好车子接人就是了。”对方：“那好。”二、情景分析录像涉及到会议与商务活动、办公室事务与管理以及事务文书写作等方面的知识。相关的知识点分散在五级、四级和三级三个层面，具体有：（一）会议的组织与安排1会议筹备。包括制定会议方案，发布会议通知，准备会议材料，购置会议用品，选择会议地址。2会中服务。包括做好会议接待和会议签到，做好会议记录、信息沟通、值班保卫等。3会后落实。包括文件资料的清理、会场的整理、会议经费的结算等。（二）商务活动中新闻发布会方案的制定企业研制出的新产品准备投放市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传，录像主要设计会前准备阶段。即新产品发布会策划方案的制定。一份完整的策划方案应包括以下主要内容：1确定会议的主题与议题。主题是指会议要研究的问题，议题是对主题的细化。录像中的新产品新闻发布会，属于说明性发布会，他的主题是宣传新产品，推出新产品。2确定新闻发布会的时间，适于举办新闻发布会的时机包括：⑴公司及产品（服务）已成为公众关注的焦点⑵公司或其成员为公众所瞩目⑶新产品上市⑷开始聘用明星做广告模特或代言人⑸公司人员重大调