文档影像管理系统解决方案

背景随着企业业务的不断拓展，以纸面文件作为媒介的档案日益增长，如何有效管理这些原始信息资料，不断提高信息的使用效率，从而最终提高企业的服务质量，已经成为企业档案管理的的一个重要课题。随着物联网技术、自动化技术、采集技术、影像扫描技术的融入，业务单据电子档案化管理已经存在可能，同时企业其他管理、应用、业务系统的成熟，也为档案电子化系统与其他系统融合奠定了基础，并由此带来更多的效益。流程与传统档案管理流程的不同的是，档案电子化管理侧重于纸质信息的录入、电子化、存储以及查找和利用。如下图所示，档案电子化管理将历史纸质信息或者将来产生的纸质信息通过扫描\拍照等方式录入到计算机，再通过一系列软件的出来最终实现信息的存储和利用。档案影像管理的一般流程模式档案电子化管理大体分为两种模式：1.纸质档案电子化，并建立相应的索引目录，通过共享和集中保存，便于整体管理和分支机构快速查询。2.纸质档案电子化，通过软件抓取其中的业务数据，便于和其他系统结合或辅助企业决策。如图-1所示，为第一种模式，该模式在没有必要查看原始纸质档案的时候，可以通过查询电子档案，极大地提高了查询速度以及提高了档案安全性。但是该模式和其他系统结合度相对较差，且无法提供电子化的业务数据。图-1如图-2所示，相比第一种模式，在纸质档案电子化的过程中，通过软件的光学识别功能抽取其中的业务数据，提供给企业相关的其他业务系统使用，并可以通过数据分析提供相关的业务报表。图-2企业档案管理系统功能图模块档案电子化管理系统大致分为如下模块：开始开始扫描扫描否否扫描模块扫描模块通过质检？通过质检？是是业务接口模块业务接口模块其他系统其他系统图像修正图像修正电子化模块电子化模块存储存储分类管理分类管理安全管理安全管理建立索引建立索引业务数据业务数据文字识别文字识别查看利用模块查看利用模块查看利用查看利用是是有权？有权？权限管理模块权限管理模块权限管理权限管理否否结束结束扫描模块模块功能描述纸质档案录入通过对＂ISIS＂及＂TWAIN＂两种扫描器驱动程序的支持，扫描模块可以从扫描仪接收图像并储存为图像文件。并通过扫描模块的相应功能对图像进行修正（清杂、增强、修补、缩放、旋转、剪裁等等）。最后通过文字识别软件，进行数据转换。质量检测电子图像修整文字识别电子化管理模块模块功能描述建立索引对于已录入的纸质档案，为了以后的查询和使用需为其建立索引。电子化管理模块好包含安全设置管理以保证电子档案和归档的纸质档案存在绝对一一对应的关系。分类管理可以对数据进行集中的管理。安全管理分类管理查看利用模块模块功能描述查询检索通过多元化的查询手段，对电子化的档案进行便捷的查询，同时可以对档案影像管理系统提取的数据和其他业务系统的数据进行访问，并作出统计和分析。业务结合统计分析权限管理模块功能描述授权管理系统通过用户分层权限管理、集中授权、独立授权、条件授权、字段隐藏、原件区域的隐藏、临时授权、自动权限收回、权限申请和审批、代理管理员等共同构成了系统灵活而严谨的权限体系，严格控制其各种访问和操作权限，保证文档的安全使用。业务接口模块功能描述业务一体化可以通过单点登录，信息共享，业务关联等手段实现和其他已经投入使用系统整合，并可以为未来引入的系统提供数据以及业务基础。