OA系统实施计划建议书

OA系统实施计划建议书第一部分工作目标和范围1.1建设目标通过Group-Office的OA系统提供用户管理、模块管理、邮件客户端、文件管理、日程管理、项目管理、客户管理以及系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高本企业的办公效率和管理应用水平。1.2项目目标1．实现单位管理逐步转变到无纸化办公。通过Group-Office系统建立单位内部的OA办公自动化信息通讯平台，便于单位内部协同工作与沟通交流。2．规范单位管理行为。通过Group-Office系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。3．提高效率、节约开支。通过Group-Office系统的实施应用，促进使用者的办公效率提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。1.3项目实施的功能模块本项目实施的主要功能模块如下所示：协同中心流程中心常用功能办公助手人事管理考勤管理招聘管理人事变动档案管理人事制度培训管理活动管理薪资管理资源中心会议室管理办公资产管理车辆管理办公管理易耗品管理知识管理图书管理知识中心信息咨询文档中心公文管理发文管理收文管理公文设置签报管理公文催办公文借阅统计分析系统管理组织结构权限管理上线管理系统设置开发平台业务管理合同管理第二部分实施流程介绍由于Group-Office未提供和制定相关的实施流程和计划，现借鉴用友的实施流程建立本企业OA系统项目的控制体系。如图2.1所示：2.1项目咨询阶段项目咨询阶段的目的是：对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。2.2项目准备阶段项目准备阶段的目的是：确定本公司实施小组成员，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制；对本公司业务运作流程进行调研，确定包含实施主计划的工作任务书。2.3项目建设阶段项目建设阶段的目的是：对准备阶段调研的各部门业务情况进行分析和整理，并结合产品功能特点，制定相关表单及业务流程；将相关部门重点是办公室的业务活动拟化到软件当中，启用相关功能，建立一套系统运行的良好制度。2.4项目交付阶段项目交付阶段的目的是：建立一个良好的软件使用规范、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换；此阶段需本公司实施人员配合形成相关操作文档及进行培训，制定好相关培训计划。图2.1赛马实业股份有限公司OA实施流程实实施施咨咨询询项项目目准准备备项项目目建建设设项项目目交交付付运运行行支支持持16.调查分析17.制定项目实施建议书11.项目组建设12.业务调研13.制定工作任务书14.培训准备15.项目启动会6.系统安装测试7.项目组培训8.业务分析与设计9.系统配置与测试10.制作客户化操作手册3.最终用户培训4.系统权限设计分配5.辅助建立客户内部支持体系1.现场支持2.远程支持项目管理2.5运行支持阶段运行支持阶段的目的是：系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决。第三部分项目实施计划3.1项目实施流程项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展。如下图所示：其具体的步骤请见实施主计划。3.2项目实施主计划项目实施主计划详细的描述了项目的进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。项目共有五个里程碑：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目结束。3.2.1实施进度表实施计划进度简表项目项目准备需求调研首推功能产品安装及项目组培训用户培训试运行及考试项目准备1天需求调研4天首推功能3天产品安装及项目组培训6天用户培训及考试2天试运行6天正式推广上线备注:以上时间可根据具体实际情况再作调整！OA系统实施主计划讨论表进程安排阶段任务交付成果/文档2012.11.12实施立项、需求调研确定OA项目相关协调人员《基础数据调研表》《组织机构确认书》《实施计划表》《系统安装确认书》《岗位名称、职务级别确认表》OA系统基本资料调研通讯、网络、服务器等辅助设备到位情况成立项目小组系统初始化、数据录入项目小组会议2012.11.13项目小组成员培训系统操作培训《培训PPT》《系统简易操作手册》系统管理员培训2012.11.12--11.15系统流程研讨应用流程调研，通过OA咨询调查表及现场沟通确认，应用设计（数据录入、流程和文档管理设计等）、首推功能实施《调研报告》《流程及表单实施范围及设计报告》《领导应用调研表》《合同及公章审批使用操作文档》2012.11.16—11.22管理功能启用针对人事管理、资源中心、知识管理、业务管理等模块，主要是历史文档导入，要求公文管理必须启用《文档管理结构调研表管理文档目录》《各功能模块操作文档》2012.11.20培训环境检查和调整培训教材、环境准备2012.11.22-11.23员工培训制定培训计划培训教材、环境准备系统操作培训《培训计划》、《培训大纲》、《培训试题》、《系统简易操作手册》2012.11.23中高层干部培训制定培训计划培训教材、环境准备系统操作培训《培训计划》、《培训大纲》、《培训试题》、《系统简易操作手册》高层领导培训一对一培训2012.11.26-2012.11.30试运行2006.12.15二次培训答疑和深化应用培训《试运行工作表》《应用调查表》以上工作计划，为预计工作日安排，具体时间会根据OA实施进度略微调整；