资讯部门的管理与经营

資訊部門的管理與經營講師:楊恭娟資訊部門的演化過程是否成立資訊部門??花錢單位–期望越少越好無急迫性時，不成立多個使用者單位開始使用電腦化作業，開始成立，無人員編制時勢所趨，資訊時代的到來資訊部門成立資訊人員成為當紅炸子雞資訊部門的地位開始有所爭論資訊經理人責無旁貸…資訊人員就業後，開始引發內心衝突為誰辛苦為誰忙!!成立資訊部門組織架構基於資訊作業的有效發揮，資訊部門的組織宜採用功能式組織，並配合資訊作業開發成立專案小組。著重利用資訊做管理工作善用資訊科技及考量使用者的行為是資訊科技、資訊管理、使用者自建系統的整合性運作資訊部門組織系統發展機械操作技術支援行政管理系統分析系統設計程式設計系統維護操作員磁碟管理資料管理系統工程師資料庫管理師網路管理師行政管理員資料管制師資訊部門的角色定位資訊部門的角色定位，隨著資訊科技的進步及組織電腦化，已由管理資訊系統演進到注重策略的策略資訊系統，以及注重決策支援系統的開發與建置。資訊中心主管系統發展系統分析與程式計機器操作電腦操作及系統維護技術支援技術支援及教育訓練行政與管理行政人事安全需求規劃系統規劃系統設計子系統規格程式撰寫系統轉換資料管理電腦作業連線管制系統維護媒體管理監控執行績效技術支援教育訓練預算與管制人事總務安全防護管理與制度資訊中心的組織圖資訊部門營運管理策略考量資訊科技架構(參照下圖)系統設計與操作考慮外部服務來源之壓力與挑戰資訊服務供應來源之決策權Extranety上的communityExtranetSCMIntranetERP部門別的資料庫部門別的資訊系統新市場/新客戶消費者跨組織全公司資料分享流程共享新產品/新服務部門內可達性連接力資訊科技架構分析模式圖資訊科技之規劃新興資訊科技之機會與問題作技續性調查以最低之成本與最有效之方式取得科技注意前置期間持續評估使用者能力現有技術之使用及是否適當新資訊技術之發展計劃電腦中心之作業負責硬體與軟體設備之每日作業，而使生產性應用系統可以完成其既定目標與工作。七大功能:1.電腦操作5.媒體管理2.通訊網路控制6.文件管理3.資料準備7.電腦績效之監控4.生產工作流程控制系統容量之衡量與管理找尋好的診斷工具，並明瞭分析資訊評估時:如果供應商沒達到要求，是否存在可接受之替代方案?目前系統容量是否夠支應短期與長期需求?這些方案的可能成本為何?軟體商若不存在，合約是否有權取得原始程式及相關文件?或維修議題等….資訊人員之管理資訊專業晉升路線利基專業能力(參照下圖)考量資訊人員的人性因素留住人才及提升人才素質建立與使用者之良好關係建立人員之訓練計劃持續強調工作品質之重要性排名2000年對該技能的需求佔全部人員百分比排名2000年對該技能的需求佔全部人員百分比Internet技能網路1.Netdevelopmenttools15%1.TCP/IP20%2.HTML14%2.SNA5%3.Java13%3.IPX4%4.Webserveradmin11%4.WAN-wise4%5.Electroniccommerce9%5.LU6.22%語言資料庫管理系統1.Cobol17%1.Oracle21%2.C++13%2.MicrosoftSQLServer17%3.C10%3.DB27%4.MicroFocusCobol4%4.SybaseSQLserver6%5.Smalltalk1%5.Informix5%開發工具作業系統1.VisualBasic16%1.WindowsNT30%2.OracleDeveloper20009%2.Windows9513%3.VisualC++8%3.Unix9%4.PowerBuilder6%4.Solaris6%5.VisualJ++4%5.HP-UX5%網際網路主從應用系統1.10Base-TSwitching9%1.Oracle13%2.Ethernetswitching8%2.PeopleSoft7%3.Routing7%3.SAP4%4.ATM4%4.J.D.Edwards3%5.GigabitEthernet3%5.Lawson3%區域網路管理系統軟體及支援1.MicrosoftNTServer19%1.Y2000conversion13%2.NovellNetward10%2.HelpDesk12%3.Ethernet9%3.DataWarehousing11%4.HTTP4%4.ProjectManagement10%5.AppleTalk1%5.NetworkManagement9%辦公室自動化/群組軟體1.MicrosoftExchange14%2.LotusNotes10%3.CC:Mail3%4.NovellGroupWise2%組織特性的考量主管授權部屬，執行情形要回報。各項職務要有正式的標準作業程序及權責劃分，並形之於文字，供員工遵循。上下層級之意見溝通或工作指示需正式，分工及任務指派需明確。各部門及各職位間的工作權責劃分清楚資訊部門人員要輪調，解決人員流動的困擾，可減少不法舞弊行為。組織特性的考量(續)大型系統開發組成可用專案小組的矩陣式組織方式。資訊中心主管要提昇至一級單位，參與公司決策資訊中心協助使用者建立自己的系統。電腦安全管理網路分散環境之威脅與挑戰資訊部門由控制角色移轉為引導角色安全有疑慮，因為:有更多破解功能強大的網路入侵工具電腦病毒大量連接點需要監測跨平台管理系統及網路的複雜度管理方案過多在任何系統中，最薄弱的一環，是“人”，無論您花多少千萬裝備硬體，如果沒有嚴格訓練工作人員，駭客總能突破防線，進入系統。現存電腦安全管理問題執行或管理無統籌性人的問題常被列入次要考慮，故可得資源有限高階主管未強調並激勵員工遵守規定員工未接受訓練或不明瞭安全規定管理系統及資料之權利與義務界定不明未適當徵信員工過去記錄離職程序之管理不完備無應用系統之文件，造成系統之問題電腦安全的稽核資產之確認與評價威脅來源之確認與發生機率之估計重新調整電腦安全控制電腦安全控制方法小心任用人選警覺到員工之不滿適切分工限制系統使用權限用密碼及磁卡保護資源資訊及程式加密確實了解網路安全所需監控系統交易防範企業經營中斷使用內部資源預備主機建置病毒偵測軟體放置網路伺服器於上鎖之密室中更換應用軟體及網路之密碼離線人工備援措施使用外部資源定時傳送資料以相同設備收集並儲存資料資訊部門管理控制責任中心–支援部門、成本、利潤中心預算及持有資訊資源的總成本資訊服務之計費制度–範圍、基礎、單位確立資訊部門績效衡量–成本指標、人員流動率、服務反應時間、服務品質、不正確率、成長率、使用者滿意度1.硬體設備成本5.網路設備及傳輸費用電腦及週邊設備(如電腦主機、伺服器、磁碟機、磁帶機、列表機)購置費或租金、折舊費、保險費、維護費數據機、集訊機、路由機等之購置費、維護費、保險費、連線費、顧問費等2.軟體成本6.用品耗材費用作業系統及其他系統軟體、應用軟體(租賃、折舊、維護費等)磁帶、磁碟、微縮膠片、報表級及其他辦公室用品3.薪資與人事費用7.場地費用薪資、加班費、福利、教育訓練、聘雇、資遣及調職費用辦公室場地租金、電力、空調、水電費4.辦公室設備費用8.其他費用影印機、辦公室系統、電話等差旅費、會議成本、教育訓練、印刷費、邸資、電話、書籍、雜誌、其他等資訊部門預算之主要成本項目總結資訊部門可視為企業內的企業，可用行銷管理學之5P，即產品(Products)、消費者(Persons)、通路(Places)、促銷(Promotion)以及價格(Price)資訊部門的主管角色應提昇為協調各部門資訊系統的建構與各規範制度的設定，並協助各部門進行系統開發的工作。資訊人員培養不易，工作壓力大，需重視工作的授權、訓練及順暢之升遷管道，以降低流動率。