ERP操作手册5――第五部分-委外业务操作手册

第五部分委外业务操作手册委外业务分为售料委外、带料委外、工序委外。售料委外按照销售与采购流程执行；工序委外由财务直接列成本或待分厂管理实施后执行；现在所讨论的委外仅为带料委外。质保部库房财务部规划部委外部门委外订单到货单采购发票审核检验?检验单YN合格?Y财务结算材料出库单审核核销委外业务流程图N采购入库单审核委外业务总体流程：委外订单—委外材料出库单及委外入库单—委外核销、结算，供应商提供发票后，根据委外入库单生成发票，交财务办理采购结算。涉及单据：委外订单、材料出库单、委外到货单、检验单、委外入库单、委外发票等。一、物料清单维护由公司带料委托外单位进行加工，必须指定委外的成品件或半成品件所耗用的原材料或毛坯及用量，所以，在执行委外业务之前需要整理相应的物料清单。1．物料清单维护菜单路径：生产制造—物料清单—物料清单维护—物料清单资料维护（见图）。双击打开{物料清单资料维护}。点击菜单〖增加〗按钮，打开新的{物料清单资料维护}表体，逐一输入相应表头内容。输入表头内容列表：字段名称内容说明备注BOM类别系统按规则自动生成母件编码委外完工后的成品或半成品编码母件名称委外完工后的成品或半成品名称系统根据编码自动生成规格型号委外完工后的成品或半成品规格系统根据编码自动生成计量单位系统根据编码自动生成母件损耗率可根据需要填写版本代号建立清单时必输同一母件不同子件时不可重复版本说明必输，与版本日期一致即可版本日期物料清单的生效日期默认为系统时间替代标识建立替代清单时必输一般不输替代说明建立替代清单时的说明一般不输备注可输入必要的注释。输入表体内容列表：字段名称内容说明备注仓库编码加工成成品的原材料仓库编码子件编码加工成成品的原材料编码子件存货代码加工成成品的原料、毛坯代码系统根据编码自动生成子件名称加工成成品的原料、毛坯名称系统根据编码自动生成基本用量加工成一件成品所需原料用量注意：同一母件的子件内容发生变化时，建立的物料清单时采用不同的版本号。在录入委外订单选择该母件时默认是版本日期最新的物料清单，当版本日期相同时默认为版本号最新的物料清单，如需选择旧版本号需要手工选择。2．物料清单保存、审核对输入内容确认无误后，点击菜单〖保存〗、〖审核〗按钮，物料清单正式生效。3．物料清单的其它操作物料清单的弃审：当需要弃审物料清单时，点击菜单〖弃审〗按钮。物料清单的修改：当需要修改物料清单时，点击菜单〖修改〗按钮（如已经审核需先进行弃审）。物料清单的删除：当需要删除物料清单时，点击菜单〖删除〗按钮（如已经审核需先进行弃审）。物料清单的停用：当物料清单不再使用，点击菜单〖停用〗按钮。物料清单的还原：当需要将已停用的物料清单恢复时，点击菜单〖还原〗按钮。二、委外订单业务处理委外订单由委外业务人员输入，经规划部审核生效后作为整个委外业务的源头数据。公司的委外订单是以委外合同作为依据输入系统。1．委外订单输入菜单路径：供应链—委外管理—委外订货—委外订单（见图）。双击打开{委外订单}。单击〖增加〗按钮，出现新{委外订单}，逐一输入相应表头及表体内容。输入内容列表：字段名称内容说明备注订单编号与纸质合同等文档一致。订单日期应与合同一致。供应商选择委外加工的供应商。部门采购人员所属部门。业务员采购业务员税率默认17%，如有不同须修改。存货编码委外加工的成品或半成品的编码数量如果不正确可以修改。原币含税单价输入委外加工费含税单价。委外订单保存：对输入内容确认无误后，单击菜单〖保存〗按钮保存委外订单，委外订单保存过程中，会根据BOM（最近日期）将子项内容带入。委外订单修改：已经保存但未审核的订单，点击菜单〖修改〗按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。委外订单删除：已经保存但未审核的订单，可点击菜单〖删除〗按钮直接删除。委外订单子件查询：已保存的委外订单，可以点击〖子件〗按钮，进入{委外用料单}界面，查询委外加工成品所需原材料、毛坯。在弹出的委外用料单中可以查询，其中表头信息是加工成品信息，表体信息为子件信息。如有权限，可点击菜单〖变更〗按钮，直接修改子件用量等。2．查询、定位委外订单菜单路径：供应链—委外管理—委外订货—委外订单列表（见图）。双击打开“委外订单列表”过滤界面。输入“存货编号”、“订单编号”、“部门编号”等查询条件，单击〖过滤〗按钮，系统开始查询，并显示符合过滤条件的委外订单。双击需要的委外订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。在查询已关闭的委外订单时，需要在查询条件中，将“是否关闭”选为“是”，才能查到相应单据。否则，系统默认为“否”，无法查询已关闭单据。委外订单查询、定位也可以通过点击{委外订单}页面的菜单〖定位〗按钮进入{采购订单列表}过滤窗体，其它操作同上。还可以通过{委外订单}页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3．委外订单审核与弃审委外订单审核：订单输入系统以后，规划部审核人员登录系统，查找定位单据，依据纸质委外合同，进入{委外订单}界面，逐一核对订单内容，确认无误后单击菜单〖审核〗按钮。也可在{委外订单列表}界面，选择多张（行）数据，点击菜单〖批审〗按钮，予以批审。委外订单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的委外订单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入{委外订单}页面，点击〖弃审〗按钮即可。也可在{委外订单列表}界面，选择多张（行）数据，点击菜单〖批弃〗按钮，予以批弃。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部审核人员完成。4．审核后委外订单修改菜单路径：供应链—委外管理—委外订货—委外订单（同上）。委外订单弃审：由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见“委外订单弃审”。委外订单修改：采购人员单击〖修改〗按钮后，修改订单内容。改后保存：采购人员在修改完成后，单击〖保存〗按钮即可。改后审核：单击〖审核〗按钮（规划部审核）。5．审核后订单变更对于已经审核生效且已执行的委外订单，如需修改，则必须进行“变更”。同样有具有单据变更权限的人员，定位到需要修改的委外订单，单击〖变更〗按钮，进行订单修改，确认以后点击〖保存〗按钮即可（不需再审核）。订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。注意事项：⑴只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、等内容进行修改操作，表头备注内容可修改，其它项目均不可修改。⑵可以增行，未执行的订单行可以删除。⑶已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量（主辅单位数量）不得少于订单累计到货量（到货单保存即被确认）。如拟加工后盖50个,已经累计到货20个，只可将订单内容变更为20个以上，否则，系统拒绝受理。6．删除委外订单对于已经审核生效但尚未执行的委外订单，如需删除，可由具有“弃审”权限的人员定位到该订单，并弃审该订单，再由订单输入人员单击〖删除〗按钮予以删除。7．关闭和打开委外订单对于已经执行完毕或部分执行但不需再执行的委外订单，可以予以关闭。对于已经关闭的订单需要继续执行时，需要打开。系统既支持整张订单的关闭、打开，也支持单据中某一行或数行关闭与打开。订单关闭：定位到需要关闭的委外订单，单击〖关闭〗按钮。订单行关闭：定位到需要关闭的委外订单的行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭”。？？？订单打开：定位到已经关闭的委外订单，单击〖打开〗按钮。订单行打开：定位到已经关闭的委外订单的行，单击右键出现快捷菜单，点击“行打开”。8．委外订单执行统计表根据查询条件，查看委外订单的执行情况，可以查询某订单或某存货的执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况等。菜单路径：供应链—委外管理—委外订货—委外订单执行统计表。双击打开委外订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击〖过滤〗按钮即可。9．委外未完成业务执行明细表未完成业务是指已经委外入库而未进行委外结算。可以根据查询条件，查看未完成业务的明细。菜单路径：供应链—委外管理—报表—委外分析—委外未完成业务明细表。双击打开未完成业务明细表过滤界面，输入查询条件，单击〖过滤〗按钮即可。三、委外材料出库对于带料委外，务必须首先办理材料出库。由库管员根据委外订单生成对应的材料出库单。委外带料出库同【库存管理】中“限额领料”生单—出库操作基本相同。菜单路径：供应链—库存管理—出库业务—材料出库单。双击打开{材料出库单}。点击菜单〖生单〗按钮的，选择〖委外订单（蓝字）〗，在弹出的“委外发料父项过滤条件”界面中，通过选择“委外订单号”、“部门”、“订单日期”、“委外商”、“业务员”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，出现符合过滤条件的“订单生单列表”。在“委外父项选择”找到对应的订单行在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“委外所属子项”中出现对应的明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击〖确定〗，返回{材料出库单}。补齐、修改表头（出库类别为“委外产品领料”）、表体（类别—97、工作号-997、数量）内容，依次点击〖保存〗、〖提交〗按钮，交管库员审核。四、委外到货业务处理1．委外到货单生成在委外加工物料返回以后，采购人员应根据实际到货生成委外到货单，整体操作与办理采购到货单相似。菜单路径：供应链—委外管理—委外到货—到货单。双击打开委外{到货单}。单击〖增加〗按钮，点击菜单〖生单〗按钮的，选择〖委外订单〗，出现委外订单列表过滤窗体，通过选择“订单号”、“存货编码”、“供应商编码”、“业务员编码”、“订货日期”、“部门编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，出现符合条件的“到货单拷贝订单表头、表体列表”。找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“到货单拷贝订单表体列表”中出现对应的明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击〖确定〗，返回{到货单}。注意：ERP系统本可允许选择多个订单生成到货单，但为统一、规范，公司规定到货单只能由一张订单生成。输入内容：仅需修改或确认本次到货数量，其中单据显示的订货数量和已到货数量差为最大可到货数量，不允许超出。输入数量并确认无误后，单击〖保存〗。公司存货中存在“一物多库”现象，而到货单表体中初始显示的仓库名称为系统默认仓库，生成到货单以后如有不符应予修改。2．查询、定位委外到货单菜单路径：供应链—委外管理—委外到货—到货单列表双击打开“委外到货单”过滤界面。输入“单据号”、“存货代码”、“供应商编号”、“部门编号”、“业务员编号”等查询条件，单击〖过滤〗按钮。显示到货单列表。双击任意一条记录，可以打开对应的到货单。然后可以执行“修改、删除、关闭、打开”等操作（已审核的到货单在修改、删除之前需要先弃审）。委外到货单也可以通过点击{委外到货单}页面菜单的〖定位〗按钮进入{委外到货单列表}的过滤界面，其它操作同上。还可以通过{委外到货单}页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3．到货单审核与弃审到货单审核：对已经保存到货单确认无误后，单击菜单〖审核〗按钮，订单生效。到货单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的到货单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入{委外（采购）到货单}页面，点击〖弃审〗按钮即可。弃审操作同样受权限控制。4．到货单报检到货单中如果有货物是需要检验，那么在审核到货单以后需要点击〖报检〗按钮。系统会自动选择需要检验的项目生成报检单，点击〖报检〗后弹出以下窗口提示报检成功，点击〖确定〗后完成操作。5．修改到货单已经保存但未审核的到货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单〖修改〗按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。已经审核的到货单，必须先弃审再修改。如果已经生成对应的委外入库单，需要先删除委外入库单（如果可能）并将到货单弃审后才能修改。6．删除到货单已经保存但未审核的到货单，可以直接单击〖删除〗按钮予以删除；对于已经审核生效但尚