酒店VIP贵宾接待流程方案

利来国际大酒店VIP接待流程一、VIP的概念是什么？VIP是英文“VeryImportantPerson”的简称，意为“非常重要的客人”，一般称为“贵宾”。对VIP的接待服务是酒店给予在政治、经济以及社会各领域有一定成就、影响和号召力人士的一种荣誉。VIP接待服务是旅游饭店优质服务的集中体现，也代表着酒店接待服务的最高水准。一、VIP接待内容：（一）VIP接待小组：VIP接待小姐组织成员组长公司总经理副组长公司副总经理、酒店总经理接待处接待部经理、前厅部经理接待成员餐饮部经理、工程部经理、财务部经理、客房部经理、洗衣房经理、人力资源部经理、大堂副理接待处工作职责1.接待VIP订房时，跟进VIP的预抵时间、特别是接待的级别、客人职位等，发出VIP通知单；2.提前下单至相关部门准备相关赠品，在客人抵店前2小时检查好房间，要求房间符合使用标准及相关赠品摆放到位；3.VIP抵达时，相关人员在酒店门口迎接；4.VIP在店期间的服务全程跟进；5.VIP宾客意见的跟进及反馈。（二）VIP级别区分及迎送人员安排：级别客人欢迎/欢送客人执行部门V11.政府部门市级以上官员（含政府首脑、国家部级以上高级政府官员）2.外国代表团3.社会知名人士4.董事长、总经理指定的客人董事长、总经理、副总经理、接待部经理、客房部经理、前厅部经理、人力资源部经理、大堂副理ALLV21.政府部门县级以上官员2.合约单位的高层领导3.董事会成员4.地区知名人士董事长、总经理、副总经理、接待部经理、客房部经理、前厅部经理、人力资源部经理、大堂副理ALLV31.重要媒体记者2.有重大投诉的客人3.酒店邀请的旅行社负责人4.与酒店有较大生意往来的重要客户5、重要商务客户接待部经理、前厅部经理、客房部经理、大堂副理T.EF.OHSKPA.M.（三）VIP接待的规格：欢迎礼节价值V1V2V3红地毯√√欢迎茶√√贵宾卡√√√普通花篮√豪华花篮√特级豪华花篮√B级果篮√A级果篮豪华果篮√特级豪华果篮√√曲奇饼√巧克力√√白/红酒—国产√红酒—进口√（四）VIP等级的认定和权限划分：1)VIP客人到店的消息，一般有如下确认渠道：A.公司总经理、公司副总经理、酒店总经理、公司各部门B、接待部、餐饮部；C、前厅部（预定处、接待处）；D、客人自行到店；2)VIP等级认定和权限：1、公司总经理、公司副总经理可以对所有的VIP等级进行认定。2、公司副总经理以下可以对V2、V3进行认定。3、公司各部门经理及酒店各部门经理可以对V3进行认定。4、公司领导可以以口头或者电话通知为认定，其它各部门必须以VIP预订单为认定。5、接到公司领导及VIP客人预定确认单后，前厅部及接待部应将有关信息第一时间告知酒店总经理，经请示上级确定接待规格后，第一时间通知相关部门进行准备工作。6、前厅部和餐饮部应注意留意自行来店消费宾客的身份，属于VIP范围内的客人，须通知相关部门，按VIP程序做好接待工作。三、接待通知流程：VIP接待流程：总办接待处----接到VIP预定的部门-----相关酒店领导和接待人员----提供服务、接待部门（一）VIP客人抵达前的准备工作1.前厅部、接待部1）主动向接待单位了解VIP有关资料、此次行程计划、活动具体安排、入住本酒店的要求、并将详细情况整理成文，上报酒店高层管理者。2）制定详细接待计划，下发VIP接待通知书至前厅部、客房部、餐饮部、人力资源部、等及其它相关部门，明确各部门接待内容与职责，做好接待的联络、协调工作。3）负责核查所有第二天将入住的VIP客人到达的具体班次和到店时间；4）如果没有具体班次时间，应联系订房单位的有关人员，尽快通知饭店客人抵达的时间和班次；5）核查客人抵达是否有接机或接车要求，以及其他特别要求。6）负责贵宾在店期间所有欢迎横幅、画页、宣传品的制作、贵宾题词、以及安排专业负责重要摄影等。2.前台1）提前一天预分次日将到的VIP客房，并请大堂副理批准。后报送房务部、餐饮部及其它相关部门；2）分房时注意，客房必须是清洁过的空房，不能预分第二天才离店的客房；3）如果客房紧张，分房顺序为：首先分给VIP1级客人，VIP2级依次类推；4）夜班总台员工必须准备好所有第二天将抵达的VIP客人抵达通知单，以及“入住登记表”和“入住欢迎卡”；5）第二天早上，由大堂副理负责核对所有VIP客人抵达通知单，以及“入住登记表”、“欢迎卡”，确保所有的内容正确无误；6）前台领班根据所分配的房号，制作磁卡钥匙。3.大堂副理1）根据预订要求，确认VIP客房的布置规格，填写VIP客房特别布置申请表，报请客房部经理审批；2）审阅当天VIP客人预订单，确认所有客房的房型、抵离日期、房价、抵达时间，以及其他特殊要求是否落实、无误；3）所有VIP房必须在客人抵达至少1小时前，按照VIP房检查单，仔细、负责地检查一遍；4）查房主要检查如下几方面：——卫生状况——小酒吧有否按规定的数量放置——电视机的节目频道画面是否清晰——VIP布置规格有否落实——房内的物品、摆设是否齐全、位置是否正确——电话号码及线路是否正确——所有的灯具、床头控制器及电力供应是否正常5）根据需要，对VIP1级客人分配礼宾员准备专用电梯迎接VIP客人进房；6）任何临时的更改，都必须及时通知相应部门。4.客房部1）在每天的部门早会上，通报当天VIP客人抵达情况，如姓名、VIP等级、住宿日期、职位、具体抵达时间、房间分配情况等；各岗点必须熟记贵宾的人数、性名、身份、在店时间、活动过程等内容。2）签发VIP客房布置单；明确本部门接待任务和要求以及本部门的接待计划，责任落实到人3）配合工程人员检查贵宾用房，确保设备使用无误。保证贵宾房设施始终处于良好状态，必要时客房部经理亲自检查VIP房间；4）与楼层主管/大堂副理/接待部经理密切联系，落实、确认VIP房间的安排。5）贵宾入住前2小时按等级标准摆设好鲜花和果盘。6）贵宾抵前30分钟，打开房门，开启室内照明灯。7）贵宾在店期间，客房部当值员工应密切配合保安人员做好保卫工作，热情礼貌、准确有效答复贵宾提出的问题。8）无差错做好贵宾在店期间客房部各项工作。9）贵宾外出时均须清扫房间，贵宾房夜床服务安排在晚上7时以后。5.餐饮部1）根据“VIP接待计划书”制定部门接待计划，明确本部门接待任务，责任落实到人。2）各岗点必须熟记贵宾人数、姓名、身份、消费标准、在店时间、活动过程等。3）完全了解贵宾身份、习惯、餐标、餐式、用餐时间及其他注意事项。4）餐饮部经理为贵宾开每餐菜单，准备3套。5）开餐前，由餐厅主管负责检查贵宾使用包间的设备及餐具。6）开餐中，由餐厅主管亲自为贵宾服务，两名优秀服务员配合。7）每餐使用酒店高档餐具及玻璃杯。8）提供分菜服务9）服务人员应熟知菜肴典故，能够随时回答贵宾提问10）贵宾在店期间，随时注意贵宾动向，及时为贵宾服务，并报告相关部门。（二）VIP客人抵达时的迎接1.大堂副理根据VIP接待规格要求，在客人抵达前20分钟通知有关主持接待人员前来大厅等候，并告知主持接待人员客人具体抵达时间。2.若VIP客人由酒店派专车迎接，酒店代表在接到客人后应立即通知大堂副理客人抵店的时间。3.大堂副理须保证门口车道畅通无阻，大厅门童、行李员根据接待规格的要求都已经准备好、待命。4.所有主持接待人员在客人到达前10分钟都必须到达大厅准备欢迎。5.根据酒店需要，提前5分钟准备专用电梯，由大堂副理负责指定迎宾员开电梯。6.客人抵达酒店时，由礼宾员开车门并用酒店标准语言欢迎客人光临本酒店。7.大堂副理代表酒店欢迎客人，并把客人介绍给主要负责接待的总经理或副总经理。必要时将通知有关部门经理和员工列队欢送。8.主持接待的总经理/副总经理、大堂副理陪同客人直接进房。9.客房部经理率当值管理人员及优秀服务员在楼层迎接。10.客房部经理或大堂副理向客人简单介绍酒店的服务设施和客房设施，并负责办理客人入住等手续。11.总经理、客房部经理、大堂副理与客人暂别，并祝愿客人入住愉快。12.大堂副理负责保证VIP客人行李正确无误地送至客房。13.在贵宾入住5分钟内，根据客人人数送上欢迎茶和小毛巾。14.接待部要准备名人题辞，签名簿，供VIP客人留言。15.总台、总机、服务中心要熟悉VIP客人和房号、姓名、职务，当接到客人打来的电话时，应立即称呼客人的姓氏、职位，为客人提供服务。（三）VIP客人入住期间1.根据不同VIP等级，客房部经理/大堂副理/接待部经理须每天在合适的时间，给住店的VIP客人拨打礼仪性电话，以表示酒店对VIP客人的特别关注，但打扰客人的时间不宜过长。通话内容应包括：——询问客人对房间舒适卫生等的满意程度——询问客人对酒店各营业部门服务项目和服务质量的意见——询问客人是否在住店期间收到员工的特别关注——询问客人对酒店整体有何意见或建议——询问客人有何特别要求——询问客人具体离店时间、是否需要安排车辆等2.所有礼仪电话均需书面抄送酒店总经理3.前厅总机房应熟记VIP客人姓名，铃响后接线员应准确称呼。（四）VIP客人退房时1.确定VIP客人退房时间后，大堂副理必须通知总台结帐处提前20分钟准备好客人的所有帐单资料。2.所有客人入住时的帐单都必须由大堂副理亲自审阅，以防有任何差错，如有问题应提前解决。3.大堂副理通知总经理、客房部经理、接待部经理及其他有关部门经理在大厅欢送客人。4.大堂副理通知礼宾员收取VIP客人行李的时间。5.大堂副理负责安排好VIP客人的交通工具。6.当客人到达前台结帐处时，由大堂副理协助客人办理退房手续。7.退房结束，总经理、接待部经理、前厅部经理、大堂副理等为客人送行并告别，必要时将通知有关部门经理列队欢送。