信息系统--变更控制

信息系统工程监理内训资料变更控制议题1、变更2、变更控制的监理工作任务3、变更控制的工作程序4、变更控制的依据5、整体变更控制6、范围变更控制7、风险管理1、变更•项目变更（ProjectModification）是指在信息系统工程建设项目的实施过程中，按照建设合同约定的程序对项目的部分或项目的全部功能、性能、架构、技术指标、集成方法、项目进度等方面做出的改变。•项目变更有整体变更和局部变更两大类。•对项目变更进行控制，由变更控制系统进行。•监理对可能发生的风险以及可能引起的变更要保持预控能力，也应当具备快速反应能力。对风险进行预测分析和有效监管是监理工程师的重要能力之一。（1）变更的概念•••••••对变更申请快速响应；任何变更都要得到三方确认；明确界定项目变更的目标；加强变更风险及变更效果的评估；及时公布变更信息；选择冲击最小的方案；执行制定完成的变更程序，对变更进行严格的控制。1、变更（2）变更控制的原则1、变更（3）需求变更申请书的参考格式1、变更（4）计划调整的重点•第一是对近期内即将发生的活动加强控制，积极挽回时间和成本，这是因为早控制早主动；•第二是工期估计最长或预算估计最大的活动应进一步审核预估依据，并做好该活动压缩时间和费用的准备工作，因为估计值越大的项目更有压缩的可能；•第三，将某些可以再分的活动进一步细分，研究细分活动之间并行工作或知识重用的可行性，如可行，则可以有效地压缩时间和费用。2、变更控制的监理工作任务•变更控制工作目标–从流程及管理上控制变更风险，做到有序变更–尽可能快速、顺利地进行变更，实现灵活性需求和稳定性需求之间的平衡，使对系统的影响最小。•变更控制工作描述–为执行变更管理，必须建立有效的范围变更流程。这个流程应该包括确认变更、评估变更的商业价值、分析变更对项目的影响，以及提交给项目发起人进行评价以确定是否执行变更。但是仅有范围变更流程尚不足以真正管理变更，这是因为项目还有面临着外部有许多压力，与缺乏行之有效的变更管理手段密切相关。（1）变更控制工作任务2、变更控制的监理工作任务•变更管理中有五个关键点必须严格控制确认变更、变更的范围、变更的执行、变更的影响程度、用户是否接受变更的代价。•管理变更时必须保证最终方案的唯一性和完整性。同时，要对所有变更进行跟踪和验证，确保变更按要求完成。（2）监理对各类变更的评估与控制措施2、变更控制的监理工作任务•确认变更•项目中可能出现各种变更现象–业务需求变更–集成方案变更–技术方案变更–外部环境影响–………………（2）监理对各类变更的评估与控制措施•变更的执行–不是所有的变更都需要修改，更不是所有的变更都需要立刻修改。必须对客户提出的范围变更进行审核，来决定哪些变更需要修改和什么时候修改。最重要的是建立行之有效的变更控制手段。事先要严格定义，事中要严格执行。在变更过程中要跟踪和验证，确保变更被正确执行。监理方要对变更申请快速响应，并及时公布变更信息。2、变更控制的监理工作任务（2）监理对各类变更的评估与控制措施2、变更控制的监理工作任务•变更影响的程度–变更都是有代价的。必须评估变更的代价和对项目的影响，并且要让用户了解到变更可能会发生的问题，一起判断变更是否依然要进行。（2）监理对各类变更的评估与控制措施•确认用户接受变更的代价–如果用户认为该变更是必须的，监理方必须确认用户是否会接受这些后果，通过与用户的协商，如果用户认为该变更虽然有必要但是可以暂缓，三方签署备忘录后留待以后解决。如果用户认为该变更可有可无，多数情况下会取消变更。同时，让用户、实施方和监理方对于变更做出签字确认，任何变更都需要得到三方的确认，并选择冲击最小的方案。2、变更控制的监理工作任务（2）监理对各类变更的评估与控制措施2、变更控制的监理工作任务–（1）根据变更后的风险－效益－成本的分析结果，确定将予以实施的过程和技术改进项目。–（2）对确定的过程改进项目进行成本、工作量和预期效果估计。–（3）排列出过程改进项目的优先顺序。（3）变更监理的工作方法•制定完善的变更管理计划2、变更控制的监理工作任务•确定变更报告制度–重大变更报告批准制度（重大变更定义：由于用户需求变更或由于设计失误引起的工作成果修改，其增加的工作量超过项目计划估算的总工作量的2%，这种称为重大变更），报告对象：监理负责人和业主。–特殊情况非规范操作报告制度，报告对象：上级主管和业主，要求先报告，得到批准后再操作。（3）变更监理的工作方法2、变更控制的监理工作任务•变更发生的情况–角色的定义–变更发生的情况及相关处理•正常情况下发生的变更及其处理•特殊情况下发生的变更及其处理（3）变更监理的工作方法•变更申请接受–申请变更单位认为项目的实施要求与计划不符时，可向监理工程师提出变更要求或建议，提交书面项目变更建议书。项目变更建议书主要包括以下内容：变更的原因及依据；变更的内容及范围；变更引起的合同总价增加或减少；变更引起的合同工期提前或缩短；为审查所提交的附图及计算资料等。项目变更建议书应在预计可能变更的时间若干工作日之前提出。（在特殊情况下，出现危及生命或项目安全的紧急事件时，项目变更可不受时间的限制。）2、变更控制的监理工作任务（4）项目变更监理控制流程2、变更控制的监理工作任务•变更的审核–首先明确界定项目变更的目标，再根据收集的变更信息判断变更的合理性和必要性，对于完全没有必要的变更，在征得业主的同意以后，可以驳回此申请。–对于符合条件的申请，及时通报雇主和承包商，提交三方进行协商和讨论，根据变更分析的结果，确定最优方案。项目的目标、预算、项目的进度以及承包商是决定项目计划的主要因素，做出项目变更时，力求在尽可能小的变动幅度内对这些主要因素进行微调。如果它们发生较大的变动，就意味着项目计划的彻底变更，这会使目前的工作陷入瘫痪状态。（4）项目变更监理控制流程2、变更控制的监理工作任务•监控变更的实施–变更后的内容作为新的计划和方案，可以纳入正常的监理工作范围里，监理工程师对变更部分的内容要密切注意，及时发现变更引起的超过估计的后果，以便及时控制和处理。（4）项目变更监理控制流程2、变更控制的监理工作任务•变更信息的记录和公布–项目变更控制是一个动态的过程，拥有充分的信息、掌握第一手资料是做出合理变更的前提条件，而记录这一变化过程，本身就是对变更的监控。–只有项目的关键人员才清楚和控制着项目变更的全过程，而其他人员未获得项目变更的全面信息，因此在决策层做出变更决策时，应及时将变更信息公之于众，这样才能调整所有人员的工作，朝着新的方向努力。（4）项目变更监理控制流程3、变更的依据•变更控制的依据：项目进展报告和有关方面的变更请求。•变更请求可以是口头或书面、直接或间接的；可以来自项目外部或内部；可以是法律要求的或可由项目班子加以选择的。变更要求的可能后果是延缓进度或加快进度。除紧急情况外，口头变更必须形成书面文件之后才能受理。4、整体变更控制•整体变更就是影响项目整体和贯穿整个项目过程的变更。整体变更控制的目的有三：•（1）查明项目进行过程中发生的变化是否构成变更；•（2）对造成变更的因素施加影响；•（3）当变更实际出现时，设法处理。•整体变更控制就是协调贯穿整个项目过程的变更。例如，可交付成果的技术要求说明的改变，若影响到项目范围，进而影响到费用、进度、质量、风险或其他方面，则该变更就是整体变更，应当通过范围变更控制系统处理。4、整体变更控制•整体变更控制的依据：项目计划、进展报告、变更请求。•整体变更控制的工具：变更控制系统。•整体变更控制的结果：项目计划的更新；将项目未来预期进展控制在项目计划范围内的纠正行动和应该汲取的教训等。5、范围变更控制•范围变更的原因：–（A）项目外部环境发生变化。如政府颁布了新法令；竞争对手生产出了新产品；本国货币贬值。–（B）项目范围规划不周，有错误或遗漏。如在设计电话系统时未考虑到计算机网络的使用。–（C）出现了新技术、手段或方案。–（D）项目实施组织本身发生变化。如项目所在单位与其他单位合并；项目班子人事变化。–（E）项目业主对项目、项目产品的要求发生变化。例如，业主希望网络增加传输视频的能力。（1）范围变更的原因•范围变更控制是指：（A）为使项目朝着有益方向发展而变动和调整某些方面因素而引起项目范围发生变化的过程。（B）确定项目范围变化情况的活动。（C）当项目范围正在发生变化或已经发生变化时对其采取纠正措施的过程。项目范围变化及其控制不是孤立的，因此在进行项目范围变更控制时，必须同时全面考虑到对其他因素或方面的控制，特别是对时间、费用控制和质量的控制。5、范围变更控制（2）范围变更控制的概念5、范围变更控制（A）工作分解结构。因为建立工作分解结构是确定项目范围的基础和前提工作。（B）项目进展报告。提供项目实施进展报告就是要提供与项目范围变化有关的信息；比如哪些工作已经完成，哪些工作尚未完成之类。计划实施进展报告提供的有关信息还能提醒项目团队哪些问题将要发生，它们将会怎样影响到项目的范围变化。（C）变更请求。变更请求的提出可以是书面形式的或口头形式的，也可以是直接方式的或间接方式的。变更要求的提出可以是来自外部的，也可以是来自内部的，可以是自愿的也可以是被迫的，变更的内容可以是延长工期的，也可以是缩短工期的。（D）范围管理计划。（3）范围变更控制的依据5、范围变更控制•（A）范围变化控制系统。该系统是用来定义项目范围变更处理程序的。它包括计划范围文件、跟踪系统和偏差系统与控制决策机制。•（B）报告进展情况。进度报告需要反映任何已经发生的项目变化。而且为了采取有效措施，控制项目范围变化，进度报告还需说明范围变化导致的原因。•（C）计划调整。很少有项目能严格按计划进行实施的。因此，在充分认识这一客观事实的基础上，为有效进行项目范围的变更与控制，需不断进行项目工作任务再分解，并以此为基本，建立多个可选及有效的计划更新方案。（4）范围变更控制的工具和技术5、范围变更控制•范围变更出现后，应修改有关技术文件和项目计划，并通知有关的项目干系人。对范围变更采取措施、进行处理之后，应当将造成范围变更的原因、采取的措施以及采取此措施的理由、从此次变更中汲取的教训等记录在案，形成书面文件，存入本项目和其他项目的数据库。（5）范围变更控制的工具和技术•（A）合理调整项目范围。范围变更即是对原已确定的、建立在已审批通过的WBS基础之上的项目范围进行改变与调整。项目范围变更常常伴随着一个对成本、进度、质量或项目其它目标进行调整的一个要求。项目范围改变是通过计划过程、技术和计划文件的更新而确定的。变更一旦确定，需将所有更新内容或文件以适当的方式通知或传到项目各利益相关者手中。•（B）纠偏行动。它是将计划实施拖回到计划轨道的任何行为。•（C）总结经验教训。导致范围变化的原因、采取纠偏行动的依据以及其它任何来自变更控制实践中的经验和教训。都应该书写成文，形成数据和资料，作为项目组织或项目所在公司的需珍藏的历史资料。5、范围变更控制（6）范围变更控制的作用6、风险管理•如果你不主动地击败风险，它们就会主动击败你•——TomGilb6、风险管理（1）什么是风险•Ariskiswhatevermaystandinthewaytosuccessorinthewayofachievingmajormilestones–Successismeetingtheentiresetofallrequirementsandconstraints,andsatisfyingstakeholderexpectations.6、风险管理（1）什么是风险•风险来源:–经济（融资、成本、地区GDP水平等）–政治（法律法规、审批程序、社区压力等）–市场（客户的成熟度、客户需求变化、市场规范度等）–技术（行业技术更新速度、技术领先程度、技术复杂程度）–管理（管理者素质、员工素质、项目管理程序等）–契约（合同漏洞、违约行为等）–环境（交通运输、物质处理、施工方法等）–自然灾害6、风险管理（1）什么是风险风险因素风险事故图