行政公文写作专题培训

1公文写作广西钦州保税港区开发投资有限责任公司主讲：黄爱华2公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。3公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行规定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。4目录一、公文的分类二、公文排版规格与印制装订要求三、文件处理流程四、请示的起草五、报告的起草六、函的起草七、总结的起草八、编写会议纪要九、通知的起草5一、公文的分类（一）按发文机关所属组织系统分类1、党的机关公文即《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2、行政公文即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。6（二）按行文方向分类1、上行文请示、报告2、下行文通知3、平行文函和议案按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其秘级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。7二、公文排版规格与印制装订要求排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。制版要求版面+，版心不斜，误差不超过1mm。8印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色没墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。9发文文件处理流程10外来文件接收处理流程11三、请示的起草（一）含义请示是下级机关就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。12（二）应用范围1.在实际工作中，遇到问题无法解决，需要上级指示；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.处理较为重要的事件和问题，要上报批准；4.遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；5.对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；6.下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；7.请上级领导参加活动，指导工作。13（三）请示的分类1.请求指示：适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。解决“我们请求该怎样做”的问题。2.请求批准：适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。解决“请求批准我们这样做”的问题。3.请求批转：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关单位这样做”的问题。14（四）请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和结尾三部分组成。1、首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《*公司关于***的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于××建设项目需用资金的请示》。（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。152、正文（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。3、结尾“当否，请批复。”“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转××执行。”16（五）起草请示的注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文、不能送领导者本人；5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；6、请示与报告不能混用。请示，必须由主要负责人签发，视情况可留下联系人联系电话17四、报告的起草（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。（二）报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。18请示与报告的区别是什么？1．内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。2．侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。193．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。4．行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。205．报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。6．篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。217．标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是xxx关于xxxxxx的请示；报告的标题中不写请示二字，就是关于xxxxxx的报告。8．结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。229．处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。23（三）报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。24（四）注意事项采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。25五、函的起草（一）含义函是不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的平行公文。（二）分类1、按形式分：公函和便函2、按行文关系分：发函和复函3、按内容分：告知函、商洽函、询问函、请求函、答复函26（二）公函的格式标题主送机关正文发文机关日期等。27（三）函的写作方法①标题一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。商洽函的标题：关于商请+事项+文种请求函的标题：关于请求（申请）+事项+文种②正文一般包括三层。28函的正文写作方法1、开头：写明原因或依据。如果是复函，要引叙来函，通常写“贵单位二00×年×月×日《关于……的函》收悉。”2、主体：写明事项（商洽、询问、答复的事项和问题）、具体内容。如果是复函，一般用“经研究，答复如下”。3、结语：“特此函告，盼函复”、“特此函复”、“此复”。29（四）函的写作要求1、直截了当。简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。2、写作语言。叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。3、格式规范。30六、总结的起草（一）含义、目的含义：总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。计划是工作之前的安排打算，解决“做什么”和“怎么做”的问题；总结则是工作之后的回顾、分析，是解决“做了什么”和“做得怎样”的问题。31目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。（二）功能1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关（领导）对本单位（人）工作的针对性指导。32（三）总结写作要领做好写前准备1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。33（四）总结正文的起草要领前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的打算。34（五）主体内容表述方式1.两段式写法（采用叙述＋议论方式)2.概述式写法（情况—成绩—经验—问题—意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）35（六）如何发挥总结的指导作用1、避免为了总结而总结的做法，不要记流水帐。2、突出重点。即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观因素，这是总结的重点。3、找出特点：在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。5、注重经验的传播，不能以归档为目的。36（七）写好总结的注意事项1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合，认真写。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结工作。3、材料取舍得当。努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识，避免事无巨细面面俱到。37七、编写会议纪要（一）会议纪要的用途与类型用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。类型：按照会议性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。按照会议内容划分1、综合性会议纪要2、专题性会议纪要(如科技报告会、生产经营协调会）38（二）会议纪要的特点1、纪要性2、决议性3、备查性4、特殊性39（三）会议纪要的格式要素文头部分：纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、报送单位、印制部门、印发日期。40（四）衡量会议纪要质量的基本标准1、会议基本概况交代得清楚；2、会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。3、会议决定事项记载得准确。41（五）会议纪要正文写作要领开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、列席人、会议议题等。（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：1、号召干部群众落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。（一般会议纪要可不写结束语。）42（六）正文主体部分表述方式概述式：把会议讨论的主要问题、与会成员的统一认识和看法、议定的事项进行综合归纳整理，用概述的方法加以整体阐述和说明。适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议。条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任。适合现场办公会和协调会。归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，分列标题。适合较大型的工作会议或专业会议。发言记录式：根据发言记录整理而成，较