行政公文写作系列 第三章 行政公文格式

第三章行政公文的格式教学目的：熟悉公文格式要素，了解各部分的作用；掌握各要素的标识方法教学重点：公文格式各要素的标识方法第一节行政公文格式概述公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。要求结构完整、统一、固定，标识明确。一、用纸及排版、印装格式（一）用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）公文用纸天头（上白边）：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）天头（上白边）订口（左白边）版心一、用纸及排版、印装格式（二）颜色公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。一、用纸及排版、印装格式（三）排版从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般22行*28字/页。一、用纸及排版、印装格式（四）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一、用纸及排版、印装格式（六）装订：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成900，无毛茬或缺损。（五）印刷:双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。二、行政公文格式要素《办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”眉首主体版记眉首主体版记第二节眉首部分眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4mm处印一条红色反线与主体隔开。第二节眉首部分(一)份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。份号第二节眉首部分(二)秘密等级与保密期限：秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。秘密等级和保密期限空一字“★”第二节眉首部分(三)紧急程度：指送达和办理公文的时限要求。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。第二节眉首部分(四)发文机关标识：是公文发出机关的名称标识，即公文的作者。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称加文种组成，如“中华人民共和国国务院令”等。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。第二节眉首部分发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。字体为长宋体。大小：22mm×15mm约为初号字联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。上下居中公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。发文机关标识位置有两种：第二种仅限于上行文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。平行文和下行文发文机关标识位置上行文发文机关标识位置第二节眉首部分（五）发文字号：是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号，由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；机关代字有习惯而规范的用法，如“国发”、“粤府”等；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2009”简化为“09”，用六角括号“〔〕”括入，不要用方括号“[]”或半圆括号“（）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。“穗府〔2007〕12号”，表示广州市人民政府在2007年度内的第12号文。“粤府办〔2007〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2007年度内发的第2号文。居中机关代字年份序号〔〕六角括号第二节眉首部分（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。平行排列于发文字号右侧;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。第三节主体部分主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、公文生效标识和附注组成。主体位于红色反线之下。第三节主体部分（一）标题：即公文名称，由发文机关名称、事由和文种组成。可省略发文机关或事由或者这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。广州市人民政府关于整治东风路的通告（1）发文机关名称+事由+文种第三节主体部分（一）标题：即公文名称，由发文机关名称、事由和文种组成。可省略发文机关或事由或者这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知（2）事由+文种第三节主体部分（一）标题：即公文名称，由发文机关名称、事由和文种组成。可省略发文机关或事由或者这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。中华人民共和国国务院令（3）发文机关名称+文种第三节主体部分（一）标题：即公文名称，由发文机关名称、事由和文种组成。可省略发文机关或事由或者这两项。事由前常加“关于”。它是一个偏正词组，以文种为中心词。（4）文种通告标题标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字公文标题通常是“一字式排列”。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行或多行的排布方式。（词意完整，排列对称，间距恰当）广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知××局关于开展打击严重犯罪活动的请示转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知审计署关于加强内部审计工作的报告第三节主体部分标题中除法规条文、规章名称加《》外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知安徽省人事厅、安徽省财政厅关于转发人事部、财政部关于建立密码人员岗位津贴的通知第三节主体部分（二）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”第三节主体部分（三）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能拆开回行。3号或4号仿宋体印刷。第三节主体部分（四）附件及附件说明：附件是附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。附件说明即对附件序号及名称的标注。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上。正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也是正件、正文。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”两字（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后（要另页）。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。第三节主体部分（五）发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。关于批准录用XXX等同志为国家公务员的函省公安厅：你厅《关于拟录用2007届大中专毕业生的函》收悉。根据……，批准录用XXX等同志为国家公务员。特此复函。XXX省人事厅XX年XX月XX日第三节主体部分（六）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。第三节主体部分（七）发文时间：是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。位于发文机关下方，横向距离是右空4字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为○，字体字号同正文。（八）附注：用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，内容一般为印发传达范围或联系人等。公文如有附注，应用3号仿宋字体，居左，空2字，加圆括号（）标识在成文时间的下一行。第三节主体部分位于成文日期左下方、主题词之上，用（）标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。第四节版记部分版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。第四节版记部分（一）主题词反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为3－5个类别词类属词文种词第四节版记部分（二）抄送机关需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相