行政公文处理办法内容

第一章总则第一条为进一步规范公司公文处理工作，提高工作质量和效率，根据有关规定，结合公司实际制定本办法。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理必须坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全、高效。第五条公司综合事务部是行政公文处理的管理机构，负责机关行政公文处理工作，并对所属单位的公文处理工作进行监督指导。第六条公司所属各单位、机关各部门要高度重视公文处理工作，严格执行公文处理办法。所属各单位应明确公文管理部门并配备专（兼）职人员负责公文处理工作。第二章公文种类第七条公司公文分上行文、下行文和平行文，主要种类有：-1-（一）决定：适用于对重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项等。（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（三）通知：适用于批转所属单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求所属各单位、机关各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。（七）批复：适用于答复所属单位的请示事项。（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文、平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行，无明确要求的，下级单位可参照执行；作为平行文，提出的意见仅供对方参考。（九）函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。-2-第八条公司行政公文主要为：“河南省高速公路实业开发有限公司文件”；党务公文主要为：“中共河南省高速公路实业开发有限公司委员会文件”。第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限。如有具体保密期限应当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。属密级文件的，应明确发放范围，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数及序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文单位应当使用全称或者规范化简称。公司单独行文的，在落款处不署单位名称，只标识成文时间。公司与其他单位联合行文的，主办单位排列在前。（四）发文字号包括发文单位代字、年份和序号。两个以上单位联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上行文应注明签发人姓名。其中，“请示”应在附注处-3-注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和种类。标题中除法律、法规和规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，要在正文之后，年月日之前，注明附件顺序和名称。（九）公文成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。（十）公文除“会议纪要”外均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加圆括号标注在成文日期下一行。（十二）公司行政公文应当标注主题词，印发机关统称为本公司综合事务部，印发时间用阿拉伯数字标识；主题词的标引应按类别词、类属词、文种的顺序排列，数量不超过5个。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓行政公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位排列顺序为：上级、平级、下级。-4-下列情况应当抄送：1.除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应列为抄送单位。2.向所属单位和本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。3.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一个上级单位。4.下级单位因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位。5.上级单位越级向下级单位行文时，可以抄送受文单位的直接上级单位。（十四）公文中各组成部分的标识规则，参照行政公文格式细则（附后）。第十条行政公文用纸一般采用国际标准A4型，每页22行，每行28字，上下左右页边距均为2.5厘米，左侧装订。第四章行文规则第十一条行文应当确有必要，注重效用。用语要庄重严谨、简明通顺、平实得体。第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，除公司授权外，所属单位一般不得越级请示和报告。公司机关各部门不得对外正式行文。第十三条下级单位应当向直接上级单位请示、报告。因特殊-5-情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级单位，并注明理由。第十四条向上级单位报送行政公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级单位要求报告办理情况的事项、须经上级单位审批或决定的事项。第十五条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他上级单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位，也不得抄送个人。“报告”不得夹带请示事项。第十六条所属单位需要解决具体问题，应直接行文报公司，不得报送有关部门。第十七条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第十八条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、登记、编号、打印、校对、用印、封发、归档等程序。行政公文以公司名义发文。基本程序为：主办部门拟稿——部门负责人核稿——分管领导审阅——综合事务部文秘格式审核——相关部门负责人、分管领导会签——董事长或分管领导签发——综合事务部登记、编号——主办人校对——综合事务部用印-6-——主办部门封发——两份原件由综合事务部归档。党务公文以公司党委名义发文。基本程序为：党务口主办部门拟稿——部门负责人核稿——分管领导审阅——相关部门负责人、分管领导会签——党委书记或分管领导签发——主办部门登记、编号——主办部门打印及校对——用印——主办部门封发——两份原件主办部门归档——半年一次将归档文件交公司档案室统一存档。第十九条根据职责分工和办理事项的需要，由主办部门经办人员拟稿，拟稿人为发文的直接责任人。经办人员拟稿后应先由部门负责人核稿，部门负责人为发文的第一责任人。草拟公文应当做到：（一）符合法律、法规、规章及其他有关规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性。（二）根据内容和行文对象，正确使用公文种类。（三）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。（六）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。-7-（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签。会签部门须及时提出意见，一般文稿在2个工作日内会签完毕，急件按要求会签。会签部门有不同意见时，应当协商一致后再报公司领导审签。如经充分协商仍不能达成一致意见时，发文主办部门应在文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导决策。第二十一条行政公文发文审核工作统一由公司综合事务部负责。在综合事务部未审核之前，发文部门不得自行将文稿送呈公司领导审签；党务公文发文审核工作由党务口部门负责人负责。在未审核之前，不得自行将文稿送呈公司领导审签。审核的重点：是否确需行文，是否符合国家法律、法规、政策及规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范，是否符合本办法的其他有关规定等。第二十二条综合事务部根据行政公文会签情况可决定呈报领导审签或要求发文主办部门进一步协调、修改。第二十三条综合事务部审核后，由发文主办部门按照公司领导班子成员分工提交领导审定签发。上行文、平行文或重要的下行文须由公司董事长、党委书记或授权分管领导签发。-8-第二十四条行政公文签发后，由综合事务部统一登记、编号，其他各部门不得自行编号。第二十五条综合事务部按照行政公文格式细则的要求打印，发文主办部门应根据签发稿对文稿清样进行校对、确认，确保正确无误。综合事务部加盖公司印章，发文主办部门按行文对象自行送发文件。需领导和有关部门阅知的文件，应同时送发。第二十六条签发过的文件原则上不得修改。如需要回收、更改、撤销已签发的文件，发文主办部门须以书面形式写明原因，并经签发领导批准后，办理相关手续。第二十七条对重要、紧急发文，发文主办部门应做到跟踪催办，督促有关领导和部门及时审阅、签批。第二十八条发文办理过程中的主办、协办、会签、审批、签发等各有关人员，在签署意见时，须注明明确意见。第六章收文办理第二十九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括收文、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。第三十条公司来文，由综合事务部负责签收、拆封、登记，统一办理。登记包括：来文单位、文号、标题、来文日期、收文编号等，一般事务性来文可视情况确定是否登记。各部门须将收到的应统一加签办理的公文及时转交综合事务部。-9-第三十一条收到所属单位上报的需要办理的公文，综合事务部应当进行审核。审核的重点：是否符合行文规则，内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合本办法规定的公文，综合事务部应及时登记，按程序办理。对不符合规定的公文，经综合事务部负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第三十二条需要办理的收文，由综合事务部提出分办或拟办意见，并送呈公司有关负责人批示或转有关单位、部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。第三十三条呈送公文，应当按公司领导分工确定主批人，并送其他审批人阅知，以明确责任，提高工作效率。审阅、批示公文要认真负责，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十四条承办单位、部门收到交办的公文后应当根据文件精神和批示意见及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位、部门职权范围的，应及时退回综合事务部并说明理由。第三十五条公文运转由综合事务部负责，来文单位人员不得持件运转。送呈公司领导阅示、审批和送交有关单位、部门办理-10-的公文，由综合事务部负责催办，督促有关领导和单位、部门及时审阅办理，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对于重要紧急公文，承办单位、部门应将办理进展和结果等有关情况及时反馈至综合事务部，一般公文应定期反馈办理进展情况。第三十六条公司收文办理实行限期办结制，要求如下：（一）需要办理的收文，公司综合事务部应在当天提出拟办意见送呈公司有关领导批示，或直接批转有关单位、部门办理。要件和急电，应第一时间送呈公司有关领导批示或有关单位、部门阅办；其他来件一般应在1个工作日内分送。（二）各类公文，承办单位、部门应