分析问题解决问题的方法与工具

1S.W.O.T分析法曼陀罗表头脑风暴会柏拉图、因果图绘制图表分析问题解决问题的方法与工具2环境扫描分析法（S.W.O.T）内在环境外在环境内在优点内在缺点外在机会外在危险3公司方面1、商品2、市场占有率3、利润4、目前的行销目标5、行销策略6、现有的目标市场+综合行销策略7、资讯系统—规划作业—控制系统8、用人S.W.O.T分析内容(内在)4商业和经济环境1、经济景气情况2、政治环境3、金融系统运作状况4、法律、法令5、社会状况6、文化传统7、科技发展市场状况1、大小2、成长3、趋势4、特性5、商品6、销售渠道竞争对手造成威胁的公司的行销策略、行销运动的差异性S.W.O.T分析内容(外在)5优点:公司内在有利于达成公司目标之资源或能力缺点:公司内在不利于达成公司目标之限制或弱点机会:企业外在环境中任何有利之状况,例如趋势改变,被忽略之需求,而导致产品或服务之需求增加,而使公司之定位增强者威胁:企业处在环境中任何不利于公司成长之限制或状况,以致潜潜在损害公司之利益者6S（优势）·培训部已初步建立一支高绩效培训团队·培训部现有资源可以很好整合利用·制式教材及培训资料已基本到位·有较完善的培训大纲及相关资料O（机会）·公司决策层高度重视·市场竞争加剧，培训更趋专业化·外勤管理干部技能日趋成熟·公司实力雄厚W(劣势)·培训部目前人员不足,缺乏对营业单位训练的追踪系统·培训技能研讨及课程研发工作不足·营业区培训架构不完善·95%的营业部没有建立训练系统T（威胁）·同业培训投入加大·增员市场高素质人力溃乏，选择标准降低·同业竞争的压力——挖角·保监会监管力量加大,对代理人素质训练有待加强某培训部现状分析(SWOT分析)举例:7曼陀罗（Mandal）表曼陀罗（Mandal）源自佛教之智慧结晶，以其九块区域所呈现之网状组织（Network）形成一完整而自然之[视觉空间]，极合乎人脑功学之自然思考模式，而能解除以往既有之[直线式思考]模式所形成之[直线文化]；有助于启发创造力、挥发思考空间、激发灵感，进而启发潜能、提升智慧、丰富人生。曼陀罗（Mandal)亦为[一种能与内在自我交谈的方法]，可以之轻易与内在之智慧沟通，而取出所需之潜能；亦可用之将人类外在之智识，以完整而快速之视觉方式传达至内在，而达真正的[化识成智]之效果。8曼陀罗（Mandal）表4、开始[从右至左]顺时针方向填入资讯：（1）作为记录、建档、记忆之用时，则以[顺时钟式]为主。（2）作为创意、思考时，则可兼采[幅射线式]为辅。（1）（2）1、先行[明确主题]2、摊开[曼陀罗]（Mandal）图表如：3、填入[主题题目]于中间位置：步骤:9曼陀罗（Mandal）表1、填入资讯时•与中心主题之关连性及互动性。•与其他资讯间之顺序性及互动性。•每格资讯之属性尽量相同。•用词简明。２、填入资讯时之态度•放松心情，引导思潮。•注视图表，集中思想。•随笔记下，随时补充。３、完成资讯收集后•略事整理、稍加润饰。•记事着重[完整]。•创意需重[结果]。４、使用Mandal需注意：•创意时天马行空，落笔时[一个萝卜一个坑]。•常加练习应用，注意逻辑连贯。•随身携带在侧，灵感来时立即捕捉。注意事项:10理想/愿望使命：价值观：环境：愿望：需加强之处个性：家庭：工作：组织：成长：个人资料生日：年月日/岁特征：血型：优点：婚姻：已婚未婚子女：子女星座：工作目标短期：（月之内）中期：（月至年之内）长期：（年以上）教育背景学校：科系所受训练：个人兴趣、嗜好运动：艺文：颜色：汽车：收藏：能力特色业务：人际关系：激励/积极性：领导力：演说：专业知识：连络资料电话：（0）（H）传真：B.B.Call：公司地址：家中地址：年月日加入举例:人际关系网脉一览图基础人脉图1112345678123456781¶将图基础人脉图置于中央，并将序号内之人物姓名重复写于周边九格之正中央，另行填入其最亲近之八位人脉图。人际关系网脉一览图举例:12练习执行方法：执行方法：执行方法：执行方法：主要的弱势：（问题点）执行方法：执行方法：执行方法：执行方法：曼陀罗（Mandal）表13——意为：集思广益——短时间内集中大家的智慧、团队解决问题比个人的作用强大得多。原则：如果我们拥有的主意量越多、种类越多，我们就越容易找到我们所需的答案。头脑风暴会(BrainStorming,又称BS法）14开放型问题就一个问题进行发散性思维想法要求越创新越有突破性越好对答案先不做批评也不设置条框限制尽量证求鼓励每个人发表意见且越多越好讲师最后作归纳并提炼出公认有效的结果头脑风暴会(BrainStormingBS法）15非结构化的头脑风暴会非结构化的或自由滚动式的头脑风暴为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。非结构化的头脑风暴会非结构化的或自由滚动式的头脑风暴为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。结构化的头脑风暴会对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。这种方式的一个变种可以用于比较敏感的主题。这种方式要求成员在规定时间内安静地在小纸片上写出自己的主意。当时间到时，所有的小纸片都交到主持人手上，并粘贴或写到大白板上。头脑风暴会的两种类型16优点缺点非结构化头脑风暴结构化头脑风暴•未经雕琢的见解•自然•鼓励创造性•易在他人的基础上发挥•快节奏•难以主持•外向型成员易占主导地位•当成员不思考而立刻发表见解时易迷失方向•不易让某个人主导整个过程•强迫性地参与•易主持•允许成员有时间考虑•难以等到一个人的轮次•慢节奏•不易在他人的基础上再发挥•团队能量的某些损失两种BS法的优缺点比较17BS法的七大步骤第一步第二步第三步第四步第五步第六步第七步确定头脑风暴会的目的或目标。将问题或题目写在白纸板上。确定使用哪一种头脑风暴会的形式（结构化的还是非结构化的）。与团队回顾头脑风暴会的基本规则。非结构化的头脑风暴个人任意地说出想法。所出的主意一起记录在白板纸上。当团队的主意已出尽后，主持人可以用提问的方式来产生更多的主意。当完成以上步骤后，主持人可以要求澄清先前的主意。结构化的头脑风暴个人轮流地说出想法。所出的主意一个一个地记录在白板纸上。18•5-10个参与者•具备的知识/经验组合•最好不要挑选不同级别的人•最终用户/专家•活动挂图、可撕下的半粘贴纸张等选取参与人士/布置界定议题界定过程•可改善的余地•要够具体，以引发干劲•要够广阔，让大家有发挥创意的余地•大家都觉得清楚•指定解决方案的限制•创造开放的环境•设定角色•解释规则•设定时间表头脑风暴会——准备和介绍19•控制流程…•而不控制内容--录下意念--用不同的方法--留有混乱出现的余地--驱使每个人都参与--把注意力集中在意念而非个别人士主持会议把会议结束后续工作•总结进度•指出后续步骤是怎么样•感谢参与者•把意念分类•改进意念•选取意念--选--可能选--不选头脑风暴会——引发意念20推动工作人员•控制流程•鼓励提出意见和讨论•驱使所有参与者参与•把干劲保持在高水平•不要作出判断书记•写下意念•不要作出判断专家•澄清问题•回答问题，补充资料•不要作出判断参与人士•尽量提出意念•发问•不要作出判断头脑风暴会中的角色21头脑风暴会的注意事项MINE不要局限性思考思考不要局限于框框以内/考虑不同的方法不要抛弃一个意念•开始时当所有意念均是好意念•利用他人的意念改善自己的意念不要诉说战争故事你根据过往经验作出的抽象联想一般对讨论没有帮助避免将意念据为已有不要发牢骚在集思广益后才评估意念Whining22柏拉图（Pareto）•是一种按影响程度大小顺序排列表达对某一问题有关键性影响的因素的图•是一种用于从很多有意义的因素中挑选出最重要的几个因素的图•是一种根据柏拉图原理（也称为80/20法则）制作的图我们应该将我们的精力放在几个最需要改进的地方，而不是全面开花。因为80%的问题是由20%的原因造成的。因此，如果我们能够去处理20%的原因，我们就能得到80%的改进。原则：23100908070605040302010影响品牌的原因调查55.24%85.28%100%质量宣传价格富乐咨询公司2003年1月影响品牌的因素“影响品牌因素调查”100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%举例柏拉图（Pareto)24柏拉图制作的七大步骤第一步：定义数据表格式第二步：收集资料第三步：计算总数第四步：画柏拉图坐标轴第五步：画出柏拉图柱子第六步：连接累计曲线第七步：加上图例25柏拉图的用途1、显示由数据表明的对问题有影响事项的先后顺序。2、用图示方式强有力地沟通处理某一个特别问题的重要性。3、展示工作小组或团队的持续改进所带来的前后变化。4、与“因果图”联合应用。在用柏拉图找出问题的主要原因后，工作小组可以把主要原因当作一个新的“因果图”中的结果。在找到了这个结果的原因后，第二层的柏拉图就可以用来进一步分析更深层次的原因。这两种方法的交替循环使用是工作小组用来分析复杂项目的非常有效的方法。5、表明对问题的整体有影响的其它因素的累计效果。因此，能很清晰地显示出对问题有80%以上影响的原因。26因果（鱼刺）图是一种将造成某项结果的众多原因（正面的或负面的），以系统的方式图解，亦即以图来表达每一个潜在原因与结果和另外的潜在原因之间的关系。因果图要求建立主要的导致结果和问题的原因分支。因图的形状很象鱼刺，因而也称为鱼刺图。通过系统地识别和消除一个问题的“根本原因”，我们能够预防问题的再次发生。原则：27机器停工方法人机器材料维护速度机器年龄清除铁屑启动培训仓库环境库存量“为何我们会产生机器停工？”因果(鱼刺)图举例28因果图制作的七大步骤第一步：先确定要讨论的问题或结果第二步：集合工作小组或团队有关人员第三步：白报纸（白板）、2-3支笔第四步：头脑风暴，建立一系列可能的原因第五步：找出大方向原因即找出“鱼骨”，讨论画圈第六步：找出大原因形成之原因即小“鱼骨”，讨论画圈第七步：逐步过滤，找出主要原因29因果图的用途1、识别潜在的导致问题和结果的原因2、图解问题的潜在原因3、将改进的努力集中在导致问题的主要原因上4、将数据收集的精力集中在最可能的原因上5、客观地图解导致问题发生的原因30在分析方面应用图表发现含意—检查趋势、相互关系…确使观念能完全的表达出来绘制图表的基本概念在沟通方面应用图表使讯息的表达鲜明生动直接专注重点迅速的传达讯息更明确地显示其相互关系31文字图表Visual视觉Nextsteps下一步骤StudytheexhibitsLearntheguidelinesRefertothemodelsDecision决策参考优点Pro缺点ConABCCharts图表研究图表学习指导方针应用模型32文字图表Visual视觉Nextsteps下一步骤StudytheexhibitsLearntheguidelinesRefertothemodelsDecision决策参考优点Pro缺点ConABCCharts图表研究图表学习指导方针应用模型33示意图或概念图表Flow流程图Conceptual概念图Organization组织图Gantt时程表Map地图Form表格Strategy策略Organization组织Marketing行销Compensation薪酬Jan.一月Feb.二月Mar.三月Apr.四月34Tabulatedata将数据列表Definemessage确认讯息Understandcomparison了解对比性Drawchart绘图绘制图表