物资管理及保证措施--2015-8-20

物资管理及保证措施目录第一节物资部岗位职责描述第二节物资供应管理第三节物资需求管理第四节物资采购管理第五节物资合同管理第六节物资验收管理第七节物资仓储管理第八节物资的现场管理第九节周转材料使用管理第十节废旧物资管理第十一节保障措施第一节物资部岗位职责描述根据项目的具体情况，明确物资管理人员岗位职责，分工明确，提高工作效率，降低采购成本，保障物资供应需求，促进施工有效进行。1.物资部长：1)行政上受本项目部项目经理的领导，业务上受公司物资部指导，全面负责本项目部物资管理工作。2)负责实施公司制定的《项目管理手册》中涉及的物资管理方面各项规章制度。3)负责物资管理机构的人员设置及配置方案，组建物资部。4)负责组织工程项目所需物资申请计划的编制，参与并监督物资采购工作的实施，负责签订采购合同，掌握物资订货合同及执行情况。5)负责组织本项目部工程物资的招标和开评标工作。6)负责项目部推荐供方的资质审查和推荐工作。7)负责与建设单位、公司物资部等有关部门进行沟通，保证现场物资供应渠道畅通顺利。8)负责协调与各职能部门的关系，加强物资的成本管理及清算工作。9)负责组织工程剩余和废旧物资的回收、入账及处理工作。10)负责组织物资管理人员业务学习、岗前培训等工作。2.计划员岗位职责:1)在项目部物资部长的领导下，负责受理并审核技术部门提报的工程用料计划，编制和提报物资申请计划，依次向相关单位和公司物资部上报。2)负责向公司物资部提供甲供物资清单。3)负责本项目部工程物资招标前的准备工作.参与工程物资的招标及议标工作。4)负责完成“委托项目部”采购物资报价的收集、保管和汇总，并将比价结果报公司物资部。5)负责本项目工程物资采购计划的编制工作。6)负责建立本工程的《物资管理台账》。7)负责本工程材料成本核算，做好本项目工程物资的入库、支出等的各种单据制作及汇总工作,与财务部门做好交接。8)负责建立物资合同管理台帐，掌握资金付款信息。9)完成领导安排的其他工作。3.采购员岗位职责：1)负责对对计划批复中“项目部采购”部分物资的采购工作,对采购产品供应商的资质及其提供产品的质量负责。2)负责工程物资采购工作,根据采购计划内容及要求进行市场采购保证采购物资的质量达到规定的标准。3)在受物资部长的委托时，负责与物资供应商签订买卖合同。4)负责组织物资供应厂商进行技术服务和售后服务。5)负责收集、整理所采购物资的质量证明文件，并及时移交给管库员,办理正式交接手续。4.库管员岗位职责：1)负责保持仓储设施和所储物资的完整和状态良好,做好物资的日常保养工作。2)负责物资的入库检验，做好材料，排放整齐。需要时，应配合作业队物资管理人员对直发到现场的物资进行检验。3)负责库存及直发物资的发放与签认工作。4)负责备齐材料库的防火用具，并定期检查检验，确保状态良好。5)负责入库物资技术资料的收集、整理工作，并保持物资质量记录等资料的正确与完整。6)负责物资收、发、存及使用方向的物资动态统计工作。7)负责对工程剩余物资的回收、清理、统计工作。8)参与对废旧物资的分类和处理工作。第二节物资供应管理1.由物资部部组织有关人员对供方的生产能力、供应表现、质量、环保、职业健康安全证体系、顾客满意程度、服务和支持能力进行调查，开展综合评价，填写《物资供方调查评价表》。2.将《物资供方调查表》及所附厂家、商家资料整理后，由项目部物资部门牵头，工程部、财务部、商务部、技术质量部等部门和项目经理、总工采取会议或会签形式进行评审。评审后的合格供方报项目经理批准，建立《合格供方名录》并发布，报公司设备物资部备案。3.同种物资必须选择至少三家供货单位。被调查的厂家及供应商应提供有效的营业执照、税务登记证、生产许可证等资质证明复印件，产品介绍、质量检验报告、产品价格及运输费用和售后服务等书面资料；4.同质量、同品牌的物资在条件允许下，原则上就近或以生产厂家为首选供应方，其次为批发市场上的一级代理商。对中间供货商不作优先考虑。实施采购时，采购人员应通过比价格、比质量、比服务后在《物资合格供方名册单》中择优选择。危险化学品应选择环境好、有防护条件的供方。第三节物资需求管理1.工程物资需用计划的编制及审核，施工技术部门按照项目年度施工生产计划依据工程设计文件或施工图纸中的实物工作量、施组和物耗定额，按实计算工程量编制单位工程主要物资需用计划。物资需用计划应在开工前一次编制完成，经技术负责人审核，主管领导审批后报送物资部门做为编制采购计划的依据。2.物资需用计划的内容，工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需用计划。物资需用计划应包括封皮、物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等，范、图集、图纸或样品生产厂等。3.对于施工过程中的设计变更，应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批报送物资部门。因施工图不能一次到齐，按照到一批编一批的原则进行。对于构成工程实体的主要材料，严格按照设计工程量和项目执行的定额标准计算计划需用量。对于无定额依据的应注明用途，按实际需用量核算。4.工程物资采购计划的编制及审核，物资部门根据技术部门提供的工程物资需用计划，建立单工号物资消耗卡，并将所有同规格、类型的物资，需用计划进行汇总，便于集中采购、统一分配，做为编制采购计划的依据。工程物资采购计划应包含的基本内容：；，需注明有关技术参数、标准提供加工图、规范、图集、图纸或样品生产厂等；；5.物资采购计划应考虑合理的物资储备，减少不必要的资金占用，在保证现场施工需要的前提下，应适量减少库存。在条件许可的情况下，个别品种的物资可以“零库存”。6.工程物资需用计划和采购计划的调整计划的程序进行规定，明确因调整不及时而影响现场施工或造成库存积压的责任。第4节物资采购管理1.对物资采购过程必须进行严格的控制，降低采购成本，保证采购的物资满足工程质量、环境和职业健康安全的要求。按照采购权限的划分实行分级采购，并依据批准的物资采购计划在“合格供方清单”中选择供方进行采购，做到货比三家，进料质优价廉，防止购入假冒伪劣产品。2.采购方式：根据公司的采购管理制度，目前项目上的采购方式主要为招标采购、询比价采购、单一来源采购、竞争性谈判、直接采购。1)招投标采购：凡具备招标采购条件的物资必须通过招标方式竞价订购，按照公司发布的“招投标采购管理办法”进行招标、开标、评标，确定中标方，签订采购合同，实施采购。2)询比价采购：询价采购是针对不满足招标采购条件的，且采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小；货物采购询价原则上至少要满足三家及三家以上的供应商进行询价；3)单一来源采购：是指向供应商直接采购的购买方式，通常是所采购的产品来源渠道单一或属专利、艺术品、秘密咨询、属原形态或首次制造、合同追加、后续扩充等特殊的采购。4)竞争性谈判：是指谈判小组与符合资格条件的供方就采购货物事宜进行谈判，供方按照谈判文件的要求提交相应文件和最终报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供方的采购方式。5)直接采购：对属于物资品种单一，需用量较大，需求时间紧迫，并且价值较低的材料，可根据实际情况直接进行采购。直接与生产厂家采购。3.实施采购的物资部门应依照采购原则，根据实际情况选择采购方式，与合格物资供方签订书面采购订货合同。合同内容应满足工程物资采购计划的要求同时应符合有关法律法规要求，具体应包括以下内容：有关费用的分担和结算方式、结算银行和账号；，包装物的供应与回收；，运输危险化学品时，应有防泄漏、防火、防爆炸措施、交货地点接/提货单位或接/提货人、验货方式和方法；4.6.3签订合同前，应由单位领导组织物资、财务、技术等相关人员，对合同内容进行评审，对一些事先无法确定数量、只能按实际供货数量结算的材料，实际结算额应按合同单价和实际供货数量进行结算，并在合同中应予明确。4.公司安全运营部、质量管理部、技术物资部对项目上物资采购工作进行定期巡查监督、检查及业务指导。5.资料保存：实施招投标标采购的结果，包括招标单位、招标品种、单价、数量及总金额、供货时间，及时报公司技术物资部和商务法律部进行备案。过程中的相关记录、资料的保管和归档工作。保存期为五年。第五节物资合同管理1.物资的采购必须在由项目部发布的《合格供方清单》中采购，必须签订采购合同或协议。合同或协议应明确对物资的各项要求，内容规范，详细具体，条款清晰明确，符合国家政策、法律及《合同法》的有关规定。实施采购的物资部门应依照采购原则，根据实际情况选择采购方式，与合格物资供方签订书面采购合同。2.签订合同前，应由项目领导组织物资、财务、技术、工程部等相关人员，对合同内容进行评审，并做好评审记录，形成评审报告。重点审核付款方式与总包合同的规定是否一致，对一些事先无法确定数量、只能按实际供货数量结算的材料，实际结算额应按合同单价和实际供货数量进行结算，并在合同中应予明确。3.项目部采购合同或协议签订前，对于单个合同价值大于30万（含）的合同，由项目进行合同一次评审后，报公司建设事业部技术物资部进行合同二次评审，公司审核批准后，方可执行采购。4.合同内容应满足工程物资采购计划的要求，具体应包括以下内容：担和结算方式、结算银行和账号；；，运输危险化学品时应有防泄漏、防火、防/提货单位或接/提货人、验货方式和方法；5.项目部物资部门应建立《合同台帐》。公司技术物资部根据各项目部上报的合同或协议，建立公司的《合同台帐》。第六节物资验收管理1.物资部门实行谁采购，谁负责收集、整理提供有效验收资料的原则。采购人员要及时向供方索取有效证件，提交技术人员进行验收。2.工程所需的物资应根据订货合同、进料凭证、技术证件、组装配套图纸以及国家有关规定进行以下三方面检验。1)数量检验：按照《铁路物资技术保管规程》进行检尺、检斤、点数、换算或量方，大堆料还应扣除空隙、水分等方式检验应符合公差标准。2)外观质量及规格的检验：；，同时按国标、部颁标准、企业标准规定的部位进行其规格几何尺寸测量；，如对机电产品作必要的电阻测试；随行文件的检验：包括生产厂家、出厂日期、产品合格证、技术证明及调试、试验结果报告等。按规程或合同要求查验所附的技术证件及有关资料是否齐全，对比技术证件与国标、部标、行标是否相吻合。3.物资验收准则：1)一般原材料、半成品、工程配套设备等按照相应的国家标准、行业标准或企业标准进行检验和试验。在监理工程师或建设单位技术负责人的监督下项目试验员负责物资的取样并送工程试验中心或具有认可资格的工程试验单位试验。2)有特殊质量要求的物资，按照项目管理计划的要求进行检验和试验。危险化学品的到货验证由指定专人验证，应更注重危险化学品的包装是否完整、标识是否清晰及化学品的安全数据表或性能说明等资料是否齐全。3)对技术复杂的工程配套机械、电气设备应会同施工、机械、技术部门对其质量性能共同验收和试验。4)委托外加工的半成品由材料员、质检员和技术员依据加工合同或标准、图纸进行检验和试验。5)在供方货源处进行质量监视和测量的产品由经授权的材料员实施检验和试验，技术要求复杂的产品，由专业技术人员实施检验和试验。4.材料复验：施工规范规定的，有特殊质量要求的，必须复验的工程材料，必须按照规定经过试验人员复验，未经复验或复验不合格的禁止使用。5.认真做好物资标识和可追溯性管理，试验人员将复验的结果及时通知管库员，由管库员将试验情况填入《物资技术资料登记表》。6.物资紧急放行：1)确因施工急需来不及检验、验证而放行的工程物资必须由管库员填写“紧急放行物资记录表”并做好标识，以保证一旦不合格时能及时追回更换,经项目技术主管批准同意后方可执行。凡不能实现追回的即主体工程使用的钢2)任何紧急放行的物资在使用后还要追加验证追加验证不合格时按不合格品处理。第七节物资仓储管理1.物资标识1)入库和进入施工现场的物资要做好相应唯一性和状态标识。原材料及半成品的产品标识是通过出厂合格证、出厂印章、标牌等来实现的工程配套设备的产品标识是通过随机所带产品合格证、说明书、技术资料来实现的。均采挂牌标识的方式，标识牌注明品名、产地、规格