公司档案综合管理制度汇编

档案管理规章制度汇编二〇二〇年十一月目录1、档案综合管理实施办法2、档案分类编号方案3、各类档案归档制度4、各类档案保管期限表5、档案保管和库房管理制度6、档案保密制度7、档案利用制度8、档案鉴定销毁制度9、档案室职责10、档案员岗位职责档案综合管理实施办法第一条为便于公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进公司依法经营和规范管理，根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），特制定本暂行规定。第二条本规定所涉及的文件材料是指公司在筹建、生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。包括各种文书、图表、图纸、照片、录音、录像等，不但有文字材料，而且还包括非文字材料。主要根据企业的业务职能和档案材料的实际情况而设置。第三条档案工作是公司工作的组成部分，是提高公司工作效率和工作质量的必要条件，是维护公司历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入公司的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。第四条档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管办公室工作的领导负责主管全局档案工作；办公室下设综合档案室，负责管理综合档案室的日常工作；综合档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。第五条公司档案工作接受上级档案行政管理部门的监督和指导。第六条公司在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案，均由公司综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。第七条公司在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。第八条档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为公司各项工作服务。第九条档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报集团档案行政管理部门。第十条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。第十一条公司的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十二条档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。第十四条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和公司有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。第十五条本办法自文件下达之日起执行，由公司办公室负责解释。档案分类编号方案为了加强公司档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以更好地为公司各项工作服务，根据青岛市档案局有关规定，结合公司的实际情况，特制定本方案。一、分类原则档案分类原则是依据公司管理职能和档案形成特点，以全部档案为对象，保持档案之间有机联系。采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。二、档号的编制㈠全宗号：367-4㈡类目号:1.一级类目号采用有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编号。即：GL（管理）、KJ（会计）、YX（音像）、SP（ZP）（照片）、SW（实物）、GC（工程）、QT（电子档案）。2.管理、会计、音像、实物等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；工程等档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采取阿拉伯数字编写。3.年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。4.档案的保管年限限定为永久、定期（30年、10年）两种，采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”表示“永久”、“30年”、“10年”三个不同的保管期限。㈢件号、页号：各类档案分别以最低一级类目编写件（案卷）的顺序号。以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按1页编号。㈣间隔号1.同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“···”隔离。2.类目号与件（案卷）号中间用间隔号“—”隔离。三、编号方法（一）管理类（GL）GL2003·1―001第1件（件号）保管期限（永久1、30年2、10年3）2003年（文件形成年度）管理类（管理类2003年永久保存的第1件档案）（二）会计类（KJ）KJ3·2003―001第1件（件号）2003年（年度号）凭证（财务报告1、会计帐簿2、会计凭证3）会计类（会计类2003年第1件会计凭证）（会计类财务报告采用大流水编号，会计帐簿、会计凭证采用年度流水编号）（三）照片类（SP/ZP）SP（ZP）2005100001件号保管期限照片所属年度数码照片（或纸质照片）类照片类2005年永久保存的第1件照片（照片采用年度流水号、底片采用大流水编号）（四）实物类（SW）SW1–001（实物类保存的第1件牌匾实物）第一件（件号）牌匾（1：牌匾2：奖状和证书3：奖杯4：光荣册）实物类（五）工程类（GC）GC11－001件号项目代号经营（1、经营，2、招标）工程类（工程类经营1号项目第1件工程档案）（六）电子档案类（无实体依托）（QT）QT2015－001件号2015（年度号）电子档案类（无实体依托）（电子档案类分为有实体依托和无实体依托，有实体依托的电子文件的分类保持与实体档案分类一致，无实体依托的电子档案分类号用“QT”表示）四、本办法自发布之日起执行，由公司档案室负责解释。各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是公司党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属管理类档案归档范围，具体范围按《管理类档案归档范围及保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、按照归档原则和本镇制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映公司历史面貌，便于查找利用。3、所有文件材料按年度归档，并根据《管理类档案归档范围及保管期限表》的规定，准确划分档案材料的保管期限。4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。每份文件单独装订，单独编页号。永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。（三）归档时间各部门形成的管理类文件材料，一般应在办理完毕后的第二年的第一季度交档案室归档。二、会计档案归档制度（一）归档范围公司在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按《会计档案保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。（三）归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。（四）归档时间当年的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保存一年。期满后，向综合档案室移交。（五）归档手续会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。三、声像档案归档制度（一）归档范围公司在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围，具体范围按公司《照片类档案归档范围及保管期限表》及《音像类档案归档范围及保管期限表》所列条款执行。（二）归档要求1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。2、声像档案必须清晰、完整。3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。（三）归档份数一般为一式一份。（四）归档时间声像档案应在拍摄录制完成后一个月内，向综合档案室移交。（五）归档手续声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。四、实物档案归档制度（一）归档范围1、公司获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、公司已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。（二）归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。（三）归档时间实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。（四）归档手续实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。文件归档基本范围和保管期限表管理类档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限责任部门1行政工作办公室1.1上级机关颁发的公司应执行的有关文件30年1.2上级领导视察公司的题词、指示、讲话材料永久1.3行政工作计划、工作总结、工作报告及有关重要文件等永久1.4企业制发的行政决定、签订的行政协议、合同永久1.5工作例会会议记录30年1.6公司召开的工作会议、专题会议的文件材料永久1.6.3代表发言、经验交流文件材料、简报10年2公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示2.1有批复事项永久2.2无批复事项30年3公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的涉及公司经营管理事项的文件材料永久4督察督办工作相关文件永久5机关办公规章制度30年6企业文秘、机要、保密等方面的文件30年7企业编史修志方面的文件7.1大事记、机构沿革等永久7.2工作简报、情况反映、工作信息等10年8档案工作8.1档案工作计划、总结、检查结果10年8.2档案工作的规划、规定等30年8.3档案移交清单、销毁清册永久9法律事务9.1法院判决书、调解书等诉讼与仲裁等文件永久9.2案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久序号归档范围保管期限责任部门9.3案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年办公室10用印管理10.1用印管理规定、启用印信的文件永久11对外宣传工作11.1企业形象宣传文件材料永久11.2新闻媒体对公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久11.3新闻媒体对公司新闻报道30年12信用管理12.1企业形象宣传、展览会文件30年12.2企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励永久13经营决策13.1公司发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久13.2转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久13.3董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久13.4经营业绩责任书永久13.5企业负责人经营业绩考核结果及薪酬兑现永久14房产、土地方面的文件14.1房地产的权属证明材料永久14.2房地产租赁、使用方面的合同、协议等文件30年15劳动人事与人力资源管理15.1上级机关颁发的公司应贯彻执行的有关文件30年15.2公司制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久15.3内部机构设置、名称更改、组织简则、人员编制方面的有关文件永久15.4干部的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久15.5职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件30年15.6人事