ERP采购付款流程第4版(中文)

优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南第1页，共4页优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南版本号ERP－采购付款第4版执行时间：2008-02-23一、修改记录修改号描述修改人本次发文日期第2版优化第1版张晖2007-10-14第3版优化第2版张晖2007-11-6第4版见下文“3、4版区别”张晖2008-2-23二、主导部门：财务部。协助部门：采购部、生产部。三、版本确认：总经理：财务总监：采购经理：生产经理：四、采购付款作业流程：1）编制依据：ERP采购付款作业流程操作指南是在质量体系中－采购流程基础上编制而成的。2）编制目的：旨在规范ERP中采购模块的操作，明确职责分工。相关部门需遵守操作指南的规定，完成对ERP系统的输入。具体的ERP岗位操作细则，请参见金蝶软件操作手则。3）适用范围：－生产部使用物品：金属材料、化工材料、其他生产用辅料（如包装物、塑料袋、模具等）。－设备部使用物品：维修用备品备件。－质量部使用物品：劳动保护用品、实验室用品、计量器具。－不列入采购付款流程的有：办公用品、技改用材料、设备、工程物资。4）第4版与第3版的差别：－对采购范围进行了重新的认定。－对物料编码管理进一步规范。－申购管理加入预算管理的概念。－对原材料暂估业务进行了责任界定。5）具体执行部门：财务部、采购部、原材料仓库，支持部门有：生产部、设备部、质量部。6）操作指南细则：1、申购环节（适用于零星采购）申购单：由申购部门经理申请，采购经理或总经理批准（根据权限）。申购单以纸质形式为准，不在ERP系统中生成。采购申请单格式由采购部定义，连续编号。实际有效的采购申请单作为采购订单的附件一并存档。采购申请单一式二联。申请部门：在向仓库验写领料单时，需提供对应的物料编码信息，以便于仓库及时优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南第2页，共4页正确的找到对应的物品，发放给领用部门。2、采购申请的管理：采购部负责将采购业务分类，并与相关部门定义物料的安全库存。各部门需向采购部编制年度采购计划和近3个月的滚动采购计划。采购部根据各部门申报的采购计划，结合安全库存量，自行决定采购计划。每月末，采购部需编制当月实际采购和预算采购对照表，列示出差异和原因，报管理层。序号采购业务类型使用部门安全库存采购部门ERP系统控制要点1银生产部使用部门会同采购部和财务部共同定义采购部记入存货模块，存货编码分类管理。背靠背采购管理2铜生产部采购部3其他金属生产部采购部编制全年预算，同时编制3个月流动预算4化工材料生产部采购部5包装箱生产部采购部6模具生产部采购部7维修备件设施部采购部、设施部8实验室用品质量部采购部9劳动保护用品质量部采购部10计量器具质量部采购部3、物料编码管理：－由采购部主导采购类存货的编码规则，质量部、设备部、生产部、技术部协助；财务部负责设置编码对应会计科目。－本流程中定义的编码由采购部门负责统一录入和维护。－编码规则以确保编码科学简便，便于采购部作各种分析为原则。－采购部应将物料编码表定期更新，并发放给相关部门。相关部门在领料时，需在领料单上填写物料编码号。4、采购环节订单：根据获准的申购单生成。在ERP系统中，采购订单由采购部编制而成，订单中需列明品名、原材料编码、数量、金额、付款期限、交货时间、是否检验、申购单的号码等事项。采购订单需连号。采购订单的授权：由采购员在ERP系统中编制，必须有采购经理在系统里的批准。财务部认可经采购经理批准的订单有效，仓库作为验收入库的依据，财务作为发票检验的依据。采购订单的保存：除系统中保存有采购订单外，采购部应根据质量体系的要求，保存纸质版的采购订单。需有采购经理或总经理根据权限签字。采购订单的价格控制：采购价格如何定义，是采购部门的权利。采购订价规则需传到财务部，财务部据以监控。供应商基础信息维护：采购部负责对ERP供应商基础信息进行维护，新增、修改供应商信息。采购部应会同财务部共同定义供应商信息维护的字段，如信用期，联系方式等。供应商类别的设置以采购部便于查询和分析为原则，同时由ERP系统管理员对维优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南第3页，共4页护的信息进行最终的审核。订单生成规则：订单的生成应本着便于仓库入库，便于财务核销发票，便于供应商送货和开票的原则。采购部在生成订单时，应尽可能的将一次性到货的原材料生成一张订单，以便于供应商开票。5、入库环节：质量部检验：如在物订单中如列明需检验的，需由质量部门出具检验合格单。原则上，质量部未出具检验合格单的货物，仓库可以不办理验收入库手续。采购部：要求供应商送货时，需在送货清单上注明订单号码。或通知仓库到货的订单号码。同时，采购部应要求送货清单上应注明订单上列明的物料编码，以便于仓库识别和验收入库。仓库：1）根据ERP系统中的订单收货，没有订单拒绝收货。对实际数量与订单数量的差异，采购部可以设定物料上下浮动的比例，在比例范围内，仓库可以自行决定收货。2）入库单：仓库出具由电脑打印出一式四联的外购入库单，仓库留存联、采购留存联、财务报销联、供应商留存联。仓库将一联给送货单位、二联给采购部、一联自行留存。制单人和审核人需不是同一人。入库单上需加盖原材料仓库专用章。3）一张入库单只能反映一个订单的内容；如果供应商一次送货时涉及到两个以上的采购订单，仓库应分别开具入库单。4）入库单需及时传递到采购部，应在次日将前一天的入库单传到采购部，并签收。5）如果因质量问题导致原材料退货，原材料仓库在收到质量部开具的不合格品通知单，在ERP系统里关联原单生成红字外购入库单，一式四联，入库单上需加盖原材料仓库专用章。一联作为出门联。6）原材料仓库应每天将外购入库单传递到采购部。6、采购订单核销：负责实际对订单的关闭。以便及时检查订单的执行情况，修改订单或将不需要执行的订单关闭。7、发票收集和申请付款环节：采购部：－负责收集并保存原材料仓库传来的外购入库单，并要求供应商及时开具采购发票。―负责收取供应商的发票，要求供应商在发票中需列明采购订单号码、采购订单中的物料编码信息，以便于财务部进行发票校验。－供应商发票开票原则：一张发票可以对应一个订单的部分内容；一张发票也可以对应一个订单的全部内容；一张发票还可以对应多个订单的全部内容；一张发票不能对应多个订单的部分内容。―原则上，当月入库的外购原材料应在当月收集供应商发票，并传到财务部入帐。付款申请单按订单分别填列；也可以按每个月的实际入库单填列。跨月的外购入库单应分月填列。－采购发票每周一次集中传递到财务部，以便于财务部集中审核。―负责填写付款申请单，注明付款日期、订单号码等信息。付款申请单的附件为：采购订单（需有总经理或采购经理签字确认）、发票、入库单（记帐联）。传到财务部应付会计处。8、发票入帐环节：财务部应付会计：－收到采购部传来的付款申请单后，核对以下内容：发票列示的数量、金额与订单优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南第4页，共4页列示的数量、金额一致，是否与实际入库的数量一致。如有差异，需将发票退回采购部，要求作出解释。如果一致，则可直接入帐，无需报总经理批准。―应付会计需在采购模块中进行发票录入的操作，将凭证在采购模块中生成应付帐款凭证，自动转入总帐模块。不能直接在总帐中生成凭证。会计主管审核会计凭证是否正确。―采购发票价格调整换票的业务，直接关联原发票生成红字发票，再作红蓝字发票对等核销后，再关联入库单生成正确的蓝字发票。―应付会计应付模块中填入付款到期日，以便自动进行帐龄分析。9、应付帐款暂估管理：－对月末发票未到的采购业务，财务部负责月末在ERP系统里进行暂估，并生成会计凭证。－采购部负责对应付帐款暂估每月进行定期清理，结合手中没有发票的外购入库单和ERP系统里暂估的数据，向供应商催要发票。原则上，应付帐款暂估仅为上个月末没有开票的业务。10、预付款：原材料预付款，由采购部填写付款申请单，附件为：订单。财务部根据付款申请单付款。11、常规付款环节：－应付会计：每周四，编制到期的供应商付款清单，报财务部经理、采购经理批准。－应付会计根据经批准的供应商付款清单，在ERP系统里编制付款凭证。－会计主管审核应付会计的付款凭证后，交出纳出付款。－出纳会计：根据会计主管审核后的付款凭证，办理银行付款业务。12、应付帐款核销和对帐：－应付会计：负责供应商付款后的ERP核销工作，。－定期安排与供应商对帐。附：ERP权限设定表（第三版）。