担保公司内部员工信息档案及人事档案管理规定

内部员工信息档案及人事档案管理规定1．目的为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本管理规定。2．适用范围本制度适用于本公司全体员工。3．档案管理体制3．1为加强员工信息管理，凡属于公司员工，均由综合管理部为其建立公司内部员工信息档案，仅供公司内部人力资源管理需要使用，仅在公司内部使用有效。与国家统一界定的人事档案不具有等同性。3．2所有员工信息档案由相应的综合管理部门建档、管理；并定期报送电子文档到公司综合管理部门。4．归档范围4．1个人基本信息资料：个人简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。4．2录用审批资料：《录用审批表》、《录用通知单》、《人事资料卡》、《面试评审表》、《本地户籍担保书》、体检表、《员工转正审批表》、《试用期工作总结》。4．3绩效管理资料：《月度、年度绩效计划及评价表》、个人年度述职/工作总结等。4．4内部调配资料：《内部调动审批表》、《内部调动通知书》、《内部调动交接表》、任职资格升降审批表、人事任命文件等。4．5工资报酬资料：《调薪通知单》、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。4．6奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。4．7其他：《辞职申请报告》、《辞退申请报告》等。5．归档要求5．1归档资料应包括员工个人所有资料，真实、系统反映员工个人在公司的发展历程。5．2归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。5．3归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。5．4禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。5．5归档时间：5．5．1员工初始资料在员工新入职5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。5．5．2后续资料在领导审核批准后5个工作日内归档，同时输入内部网员工档案。6．建档要求6．1每个员工档案保存在各自档案袋中，封面贴上标笺，注明工号、姓名，以便查阅。6．2员工个人信息档案的编号按工号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存3年及以上，超期档案资料由综合管理部门集中统一销毁。6．3建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次，并于月底发送至公司综合管理部和本公司管理层报备。7．档案借阅7．1员工信息档案是人力资源部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的，需报该员工的两级主管领导及综合管理部审批。7．2员工个人信息档案借阅期限为1天，仍需利用时要办理续借手续。7．3所借档案不得随意折叠和污毁，严禁对档案随意涂改。7．4借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。7．5员工个人信息档案资料原则上严禁复印。8．保密制度8．1员工个人信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。8．2档案管理员对任何人都不得议论保管档案信息，不准将档案私自带出或借给他人。8．3档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员保管。9．员工人事档案管理9．1员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公司名义存放在当地人才交流中心。9．2需将人事档案以各分子公司名义存放的，需在事前向相应综合管理部门提出申请，并经公司负责人批准后，由人事档案管理员办理相应手续。员工需在事前向部门负责人和行政总监提出申请，经批准后，由人事档案管理员代为办理相应手续。9．3员工入职后的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以公司名义存放人事档案的，公司可在后续服务年度为其报销档案保管费用。9．4员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知综合管理部，并缴纳清相关档案保管费用后，自行转出。9．5在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公司名义下保管。9．6员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档案转为个人名义存档。10．本管理规定解释权在公司综合管理部。