新元制度之《内部管理制度》（总则）

东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分1辽宁新元纺织品进出口股份有限公司《内部管理制度》（总则）1第一章新元公司管理制度建设目标及原则第一条制度建设的目标通过科学的制度建设，为新元公司的成长营造良好的内部环境，克服企业因制度不健全造成的一系列管理问题，使企业从初创阶段的强人管理逐渐走向制度管理，使企业的成员在日常工作中有章可寻，使企业领导层从事无巨细的管理工作中解脱出来，从事全局性和战略性的管理活动，进而使新元总公司的整体管理能力得到实质性提升，并促进下属事业单元或企业的管理活动不断走向规范化和科学化，增强公司的竞争力和凝聚力，为面向中长期的战略发展打下良好制度基础。第二条制度建设原则1.科学化原则：制度的设计以现代管理理论为基石，其设计参考了大量现代企业管理的制度实例。2.适用性原则：制度制定之前对新元公司内部情况进行了详细调研和分析及人员访谈，其适用性和针对性要较强。3.发展性原则：制度的设计不仅着眼于公司现有管理问题的解决，还考虑到以后公司管理方法、管理制度的改进空间问题，在这个制度框架下，公司可以实现制度的不断完善和自我升级。4.经济性原则：即实现制度的执行成本最小。第二章公司一般管理制度第三条岗位负责制1本制度总则重点说明新元公司在内部管理上应该贯彻执行的一系列标准、原则和方法，涉及到管理的方方面面。除了主要制度外，其中一些具体化的内容和制度，需要公司领导层或相关部门逐渐细化。如“业务操作标准化手册”及相应具体操作办法，需要公司在对自身业务、人员特点研究基础上制定实施细则。本制度总则中提及的数量化标准仅供参考（如两周一次例会），公司可以根据实际需要进行调整。但是前提是遵循本制度总则提出的原理性指导。关于人力资源管理和财务管理细则，本制度总则中涉及不多，参见《财务制度》和人力资源相关规划方案。东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分2公司职员按照公司《岗位说明书》的职责划分履行各自的职权，并相应承担岗位责任。每个人都专司其职，而不得超越自己的职责范围去做事。这里的“超越自己的职责去做事”并不包括应该参与的协作和支持活动。每个人都做好自己的事，公司才能取得良好的业绩。对于超越自己职责范围的工作，公司将不予以额外的奖酬，相反，不论是否取得好的结果，当事者都将受到一定程度的处罚。专业和职业是公司取得高效率的前提。第四条逐级管理公司的管理工作划分成不同的级别。作为上级管理者，应当把主要精力放在对自己直接下级的管理上，不得越级管理。作为下级，应对自己的直接上级负责，而不接受更高层管理者的指令。除非下级得到正式的许可，否则不得越级汇报工作情况。第五条业务操作标准化由公司规定业务操作一系列标准化指标和流程，制成《业务操作标准手册》，职员不论在哪一部门，都应参照该手册规定的本部门业务执行标准行事。以业务员为例，公司可能规定业务员接触客户和厂商时以公司名义签定协议，以及就洽谈结果向公司有关部门呈送标准格式报告表单等。标准化业务操作能够提高工作的效率，为员工业绩的考核准备客观的第一手资料，也是未来公司实行信息化管理的基础。第六条计划制度由公司战略发展部牵头，公司各部门都要分年度、季度、月度编制工作计划。计划制定先由公司自上而下，再自下而上进行个别调整。经过几上几下，最终确定下来。计划一经确定，工作便按此执行，工作的预算也依据计划来分配。战略发展部在其他部门配合下，完成计划执行的指导已经计划执行情况的统计汇总，通过计划与执行结果的不断对比分析找出管理问题所在，并形成报告呈送总裁办公室。计划是战略的执行层面，也是有效控制的前提，要不断培养管理各层级的工作计划习惯，但不应仅仅停留在年度利润指标这一单一层面上。根据汇总的以往各期计划执行结果，战略发展部可以进行一些滚动预测，为今后的计划制定提供依据，并且有利于公司调整近期战略目标。对于计划的完成情况，可以由人力东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分3资源、财务部门纳入对员工的考核，将奖金的一定比例作为计划完成奖。第七条审计制度《内部审计制度》由公司审计部拟定，在得到总裁及董事会批准的前提下，由审计部执行审计。调查各职能部门以及二级业务单位、子公司、分公司各部门的财务执行状况，定期形成内部审计报告，呈送总裁办及董事会。对于经营期可能出现的突发性审计事件，公司将启动专项审计程序，由审计部会同有关责任领导开展专项审计工作。对于审计报告中发现的内部审计问题，公司领导层将在公司理会或其它会议上予以通报并给出经理层的处理意见。如果公司董事会、职工持股会对处理意见无异意，则经理层按照处理意见执行。除对审计问题当事人予以处罚，还应当追究其直接上级的连带责任。第八条决策制度要逐步做到决策方法和决策程序的科学化，同时坚持决策氛围的民主化。首先，公司应当有决策问题的发现机制。战略方面的决策问题，公司可以由战略发展部负责收集外界信息，向经理提出战略决策建议书。一般决策或其它决策问题的发现，可以由一种报告或建议制度产生。当人们发现一些需要公司领导层定夺的问题，就可以报告的形式递交给战略发展部，由战略发展部转交总裁办公室。公司总裁如果认为有必要进行相应决策，就可以引入正规决策程序。决策委员会是正规决策程序的执行机构。决策委员会组成由总裁、董事会共同协商组建，该委员会可以使常设的，也可以是针对待决策问题临时组建。公司领导层必须将待决策问题的报告呈给决策委员会，由委员会或其指派、委托的部门或外部智囊机构去寻找可选方案的各种资料，形成关于各种可选方案的评价材料，运用科学的决策技术和方法，得出结论。这个结论还不是最终的方案，必须组建组建选择讨论通过未通过问题的提出总裁董事会决策委员会内部有关部门外部智囊可选方案的评估决策委员会决策结论基层意见执行决策过程图东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分4再经由基层的讨论和认可，如果在基层不能得到普遍的认可，则需要重新考虑各种可选方案，或对方案进行修正。经过多轮筛选和民主讨论，最终确定决策结果，结果以简报形式告知公司所有员工并付诸实施（见决策过程图）。决策过程资料由公司总裁办公室备案。2第九条例会制度要建立定期举行工作例会的制度，如每两周举行一次例会，例会的具体召开时间可以由公司上下商讨决定，但一经确定，不能随意改变。例会的内容包括经理班子工作的布置、计划执行情况的小总结、重大事项的通报（简报的发放），部门间的沟通、协调。例会的时间长度可以灵活，但不宜过长。经理班子对于每次例会都要精心准备，有例行内容，也有临时增补的内容，力求每次例会都能够了解一些基层情况，都能够切实解决一些问题。3第十条建议制度公司职员如果对公司的现行管理制度或当前的业务开展情况有什么建议或意见，要以建议书形式统一报给总裁办公室。只涉及对本部门建议的，可以报给部门领导，但是部门领导事后要转交总裁办公室备案。由总裁办公室汇总建议书呈给总裁，总裁在一定时限内予以答复。如有采纳建议的必要，由总裁启动决策程序。不采纳的建议，要在例会上予以说明。建议书可以是记名的，也可以是不记名的。被采纳的建议如改进了公司的管理效率或提高了业绩水平，其提出者将受到公司的奖励。第十一条内部公文流转制度凡是涉及到公司内部重要信息流转、确认的事项，应当采用公文流转形式。公文用纸和格式由公司统一规定，上下级信息传达、部门间业务沟通，都需要相关公文，各部门见公文并且有主管领导签字，才能进一步采取行动。公司所有公文年末装订成册备案。第十二条职能部门或人员划分主责与协作责任2注意，公司原来的想法是谁提出决策方案，如果实行，提出方案的人就要承担相应责任，这会造成决策问题提出的渠道不畅，决策责任归属不科学。决策是企业的决策，不是哪个人的决策。因此新的制度中提倡决策委员会的作用，强调民主决策，集体决策，科学决策。诚然，科学的方法和程序，集体的商讨，也不一定就能产生带来好结果的决策，但是那是因为市场环境的多变，因为企业外界的不可控因素。新元应当追求决策的科学化、民主化，这样做不能保证决策每次都成功，但却能大大减少错误决策的产生。3注意，例会是公司管理正规化的标志之一，例会可以使工作有条不紊，可以监控计划的执行，可以促进部门、人员的沟通。定期例会是扭转新元公司以前各自为战、人际冷漠、工作过程不可见等问题的有效途径。东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分5每一个职能部门除有其主要职责以外，还承担向其它部门提供支持协作的责任，协作责任与主责共同构成职能部门的责任体系。在布置、贯彻某项任务时，主管领导必须事先明确哪些部门或人员负有主责，哪些部门或人员负有协作责任负有协作责任的部门或人员与负有主责部门或人员共享奖惩，协作部门或人员获得相应奖惩的比例相对小一些。第十三条部门领导对其下属行为负有连带责任如果其下属违反公司规定造成公司损失，部门领导与下属一同受到相应处罚。当下属作出重大贡献，其直接主管领导可受到连带奖励。第十四条管理信息备案制度建立公司管理活动日志，将管理信息备案，作为日后决策和编写公司发展史的第一手资料。这也有利于明确管理责任，发现管理问题。上面提到的公文册，以及各种单据、合同，都要进行备案管理。备案工作可由总裁办公室信息专员或电脑室资料备案专员来负责。第十五条人事任免的集体审议制度员工的聘任和免职提案可以由总裁或基层领导提出，但是最后决定前必须经过集体审议程序。由总裁、被聘人（被免职人）部门主管领导、人力资源部经理、员工代表等组成审议委员会。委员会认为确实可以聘用或免职，才能最终进入聘用或免职程序，审议结果向公司上下通报。第十六条内部定期发行工作简报制度至少一个月发一次公司内部简报。通报公司近期经营情况，宣布重大事项，征求职工意见，介绍外界知识。以后可以逐渐增开反映员工工作经历、业余文化生活等版块。这是企业内部一种重要的信息沟通渠道，是企业文化形成的工具和表现的载体。工作简报的编辑和制作可由战略发展部专人（企业改革专员）负责。第十七条培训制度将对员工的培训作为一种制度，纳入日常管理活动。培训的内容不止于专业技能，应当包罗万象，着眼于提高员工的综合素质。当中也包括企业理念灌输以及对公司愿景的认同教育。员工参加培训的情况将记入个人业绩考评。另外对于员工自己参加的社会培训项目，公司应适当给予政策和经济上的支持。东北财经大学工商管理研究中心新元制度部分6第十八条组建特别工作小组制度对于公司可能遇到的临时性、紧迫性问题，公司要有制度准备。组建特别工作小组应对这样的问题，可以在不耽误公司日常运作的情况下集中精力解决问题。特别小组的成员可以是内部相关人员，也可以是外聘专家，由一个高级主管牵头即可。特别工作小组成员接受临时授权处理紧急问题，对公司内部各职能部门拥有协调指挥、获取合作权，工作小组向总裁和董事会负责。小组随问题解决而解散，工作报酬由小组成员与总裁及财务部长、人力资源部长协商确定。第十九条战略管理遵循标准化流程最高管理层在战略决策时遵循如下流程：1、愿景及战略目标•新元公司最高管理层提出愿景和战略目标2、制定功能战略、业务发展战略及整体战略规划•根据愿景和战略目标，战略发展部制定初步的战略发展规划框架，明确战略发展要素并将目标分解到各职能部门和子公司•根据战略发展规划框架和分解的目标，由职能部门提出功能战略，子公司提出业务发展战略并提交战略发展部汇总•其它职能部门、子公司向战略发展部提供战略规划所需的信息和建议，如市场分析、产品分析及技术等•战略发展部根据愿景、战略目标及相关信息进行战略分析、定位、汇总功能战略和业务发展战略，向新元最高管理层提出整体战略规划3、审议•新元最高管理层对公司战略规划进行讨论并提出修改意见4、修改•战略发展部根据修改意见，主持修改；各职能部门和子公司参与修改。修改稿提交新元最高管理层5、批准•新元最高管理层最终批准公司战略规划6、目标分解•各职能部门制定相关部分的实施方案并交战略发展部汇总、讨论•战略发展部制定整体实施计划并提交新元最高管理层讨论•新元最高管理层批准实施计划7、实施与监控•职能部门/子公司根据实施计划来开展工作•战略发展部根据年度的实施情况来回顾和调整实施计划并报最高管理层•新元最高管理层每年度深入讨论一