CH7采购流程与资材管理(ISO标准培训系列7之17)

章首個案：安華工業公司採購制度個案研究採購作業管理制度(purchasingManagementSystem)採購作業管制流程(PurchasingProcessOperations)資材管理(MaterialManagement)章尾個案：華育機電公司配銷作業個案研究第七章採購流程與資材管理一、採購管理作業1.1採購的定義(1)所謂採購簡單的說乃是依照請購之要求，進行覓尋材料或產品/商品之供應來源，以順利取得材料或產品/商品之活動，其最重要的目的是以最低成本、適時、適地、適質、適量的取得組織所需之材料或產品/商品之活動目的。(3)採購制度的功能a.追踪和記錄組織與各供應商之採購合約或採購單、標單……。b.追踪材料與產品/商品之交貨日期。第一節、採購作業管理制度-1一、採購管理作業1.2採購政策與方針1.3採購作業的供應機能1.4購策略之要點1.5採購管理的機能二、採購管理制度2.1採購程序2.2採購流程2.3採購管理制度之檢討三、採購品質管理3.1建立買賣雙方品質管理之原則3.2採購品管第一節、採購作業管理制度-2圖7-1採購政策之基本目標資料來源：本研究整理對高度技術之依存能力對市場需要變動之因應能力避免過度投資與凍結資金降低成本之期望與機會避免組織規模之膨脹培植中心衛星企業體系本身企業發展之替代方案採購政策之目標1.2採購政策與方針：第一節、採購作業管理制度-3表7-1ISO有關採購處理要點內容序要點ISO條文規定1概述供應商須確保所採購之產品能符合規定之要求。2供應商評估2.1供應商須根據達成採購與外包合約要求(包含品質要求)之能力為基礎，選擇供應商。2.2組織須建立及保持可接納供應商之記錄。2.3供應商之選擇以及供應商對其管制之類別與範圍，須視產品之類別而定。可能時，亦可依供應商往昔在能力與績效上之表現記錄而定。2.4組織必須確保品質管理系統之諸項管制是有效的。3採購資料4採購產品之驗證4.1合約中若有規定，採購者或其代表有權於貨源地驗證或藉產品符合規定要求之收據驗證，採購人員之驗證，亦未排除以後之拒收事項。4.2當採購者或其代表於供應商處選擇產品執行驗證時組織將不能應用，此一驗證作為供應商有效品質管制之證據。5採購者提供之產品組織對採購者所提供用以組成供應品之產品，須制定及維持驗證、儲存及維護之程序。任何此類產品之遺失、損壞或其他不適使用等情事必須予以記錄並通報採購人員。3.1採購文件包含之資料須明確地說明所採購之產品，如適用時可包括下列各項：(1)形成、級別、式樣、等級或其他之精確識別。(2)名稱或其它正確標識，以及可應用之規格、圖樣、製程、要求、檢驗規定及其它相關技術資料，包括產品、程序、製程設備核准之要求或人員資格賦予之要求等。(3)應用於產品之品質系統國際標準之標題編號與發行。3.2採購發出前，組織須審查及核准採購文件對規定要求之適切性。1.3採購作業的供應機能第一節、採購作業管理制度-4表7-2外包與採購之異同點區分項目採購作業外包作業1品質規格大多依據供應商/市場之規格也有依據雙方協商之特殊規格均依照組織之圖面與規格2價格透過協商、議價方式決定基本上也是協商議決定但組織有較大的決定權3生產方法不須組織去輔導須要組織去輔導供應商4交期(1)規格品太多，只須考量交運時間(2)特殊品則須協商決定依組織與供應商協議合約或採購單之要求5採購對象不須限定特定對象須經由合格供應商名錄中選擇，同時更換對象時機不多，除非品質異常、信用異常、配合不佳？等。6合約採購單或契約採購外包單或外包合約7組織大多屬於管理部門或採購部門大多屬於生管部門或採購部門1.3採購作業的供應機能第一節、採購作業管理制度-5組織(中心企業)外包作業採購作業產品/商品供應商一次承攬企業群二次承攬企業群三次承攬企業群(含家庭代工)圖7-2採購外包作業體制1.3採購作業的供應機能第一節、採購作業管理制度-6經營方針1.設備投資政策2.國際化投資政策3.研究開發政策4.創新發展政策5.庫存管理．．．．．．．．生產方針1.生產技術開發政策2.自動化投資政策3.設備汰換政策4.自製率政策5.組織發展政策．．．．．．．其他方針1.生產力發展政策2.生產力作業規模政策3.市場開發政策．．．．．．．．．．經營方針生產計劃設計與開發(決定內外製)內外製執行採購作業外包作業採購作業(生產通知)採購單外包單圖7-3採購決定策略流程1.4購策略之要點(如圖7-3所示):第一節、採購作業管理制度-7表7-3採購管理機能表序作業項目作業主要任務管理機能PDCA循環1採購政策之制定與調整(1)內製外製方針之擬定。(2)內製外製要求事項之編定。(3)安定材料與產品／商品來源策略。(4)供應異常處理方案之擬定。(5)檢討內外製調整之機制。窗口的機能ActionPlan2市場與經濟情報蒐集蒐集供應材料與產品／商品之市場狀況，包括有經濟趨勢、技術情況、企業之狀況、供應商狀況？等資訊。採購的機能Do3選擇與評鑑供應商供應商之承製／供給能力與品質、價格、配合度、忠誠度？等資料之蒐集與評鑑。採購的機能DoCheck4採購合約／訂單之編成(1)採購合約／採購訂單之協商與簽訂。(2)採購／外包之單價、交期、品質、數量？等之確認。採購的機能Do5發出採購單／外包單正式採購(1)正式簽定或發出合約／採購單／外包單，確立採購關係。(2)要求交期、品質、數量之要符合要求。採購的機能6收貨作業供應商交貨時之點收與進料檢驗作業之連繫與異常處理。採購的機能品管的機能生產的機能DoCheck7供給品管理(1)供應予供應商之圖面、規格表、模治工具與材料之管制。(2)定期盤點庫存狀況。(3)非駐廠圖之回收管理。生產的機能採購的機能8庫存管理進廠之材料與產品／商品之資材管理。生產的機能資材的機能9製造管制入出庫作業、進度管理作業、技術管制作業、品質管制作業、交期管制作業、價格管制作業、變更管制作業。10輔導與支援品質管理、生產與品管技術、人員訓練？等方面。生產的機能窗口的機能CheckAction11付款應付帳款之處理與付款窗口的機能DoDoDoDoDoCheck生產的機能採購的機能1.5採購管理的機能(如表7-3所示)：第一節、採購作業管理制度-8二、採購管理制度2.1採購程序(1)衡量計算該次採購量：a.一般採取方式為：該次採購量＝安全存量＋下期預計需用量－(現有存量＋上期訂購未交量)b.或以下列方式為之：該次採購量＝最高存量－安全存量＝每生產週期之時間×每日耗用量第一節、採購作業管理制度-9二、採購管理制度2.1採購程序(2)決定採購之方式：a.依採購地區分為國內採購與國外採購。b.依採購政策分為b-1分散採購(複數採購)即同一材料與產品/商品可向2家以上之供應商採購，惟若所需材料與產品/商品之為專利性、獨佔性、高精密性或信賴關係……等之時，則不宜採用之。b-2集中採購，即集中於一家供應商之專業採購方式。b-3折衷採購，即採取分散採購與集中採購之折衷方式。c.依採購價格決定方式分為招標採購、比價採購、議價採購、詢價採購、定價採購與期貨採購等。第一節、採購作業管理制度-10二、採購管理制度2.2採購流程採購流程可分為四大階段(如圖7-4所示)圖7-4採購作業流程請購作業詢價訂貨作業進料驗收作業進料處置作業第一節、採購作業管理制度-11二、採購管理制度2.2採購流程(2)詢價訂貨作業詢價比價議價訂購圖7-5採購單價決定程序第一節、採購作業管理制度-12二、採購管理制度2.2採購流程(3)進料驗收作業進料驗收作業階段管制重點為：a.交貨時間是否及時？b.交貨品名規格是否正確？c.交貨數量是否符合採購單/合約之要求？d.交貨品質是否符合要求？e.其他要求之特殊約定是否符合要求？第一節、採購作業管理制度-13原則一：買賣雙方都有互相瞭解對方的品質管理制度與協力合作推行品質管理之責任。原則二：雙方各具有其自主性，且須互相尊重對方的自主性。原則三：雙方有明確提供所需品質之要求的責任。原則四：雙方在交易之前，必須訂立合理的契約，明確地規定品質、數量、價格、交期、付款條件等。原則五：賣方有責任保證供予買方在使用上能夠滿足品質要求之產品，同時視實際之要有提供所需客觀性數據之責任。原則六：買賣雙方應在採購合約／採購單上規定雙方均能滿意的評價方法。原則七：買賣雙方必須於簽訂採購單／合約之時，規定解決雙方之間種種困難之方法與程序。原則八：買賣雙方必須互相站在對方之立場，交換雙方實施品質管理所需之資訊。原則九：買賣雙方必須充份管理訂購、生產、庫存計劃、事務處理及組織等，使雙方關係經常保持圓融。原則十：買賣雙方在交易過程中必須經常充份地考量消費者／最終使用者之權益。資料來源：新村敏著，楊平吉譯。外包業務管理。台華工商圖書公司，1988，P171表7-4採購品質管理原則－買賣雙方10原則第一節、採購作業管理制度-143.2採購品管(1)採購品管的工作重點如下：a.供應商之評選。b.訂定採購材料與產品/商品之規格與品質要求。c.界定進料驗收作業標準。d.訂定採購方法、數量……等採購原則。e.發出採購單/外包單正式訂貨。f.進貨品質檢驗之實施及其成果之記錄管制。g.進貨驗收後之處理作業。h.資料管理。i.供應商評核及輔導、培育與訓練。第一節、採購作業管理制度-15品質目標設定品質標準制定生產/製造異常處理與改進品質標準調整品質管理系統進料品質驗收標準進料驗收製程作業管制組織願景與內外環境情勢分析製程能力分析作業標準資料分析/統計技術矯正預防措施圖7-6採購之品質管理流程第一節、採購作業管理制度-16第二節、採購作業管制流程-1一、採購作業之管制(如表7-5所示)表7-5採購作業管制一覽表序主要管制作業範圍執行單位品質管理部門責任11.1主要檢驗與試驗標準制定。1.2.1計劃檢驗的查核點1.2.2非破壞性試驗規定1.2.3入廠時應通過之試驗1.2.4證明文件1.2.5重/數量管制1.2.6可追溯性1.3.1設計開發專業人員1.3.2品管部門1.4查證主要檢驗與試驗標準之核定與發行。22.1(若過去無合格供應商時)評選合格供應商2.2評選供應商之項目如:工程技術、品質水準、經濟狀況、供應能力、價格水準……等。2.3.1採購部門2.3.2品管部門2.3.3相關部門專業人員2.4評估供應商之供應水準與能力，並依據主要檢驗與試驗標準為之。33.1採購發包文件製作與發佈3.2整合所有的文件、規範、圖面、主要檢驗與試驗標準等，並送交合格供應商。3.3.1採購部門3.3.2品管部門3.3.3相關部門專業人員3.4審查採購發包文件之完整性。第二節、採購作業管制流程-2一、採購作業之管制(如表7-5所示)44.1採購發包文件審查4.2審查採購發包文件之工程技術、日程計劃、價格狀況與品質水準……等。4.3.1採購部門4.3.2品管部門4.3.3相關部門專業人員4.4查證採購發包作業，直到確認採購發包對象為止。55.1訂約前會議(議價)5.2與核定之供應商共同審閱合約條款，且包含檢驗與試驗作業在內。5.3.1採購部門5.3.2品管部門5.3.3相關部門專業人員5.4確認供應商執行合約能力及建立稽查(核)時間與檢驗試驗作業之計劃。66.1訂約(發包採購)6.2整合文件、規範、圖面、主要檢驗與試驗標準……等，後轉訂約之供應商。6.3.1採購部門6.3.2品管部門6.4審查發包採購文件之完整性。77.1訂約後會議7.2和供應商確認檢驗與試驗標準，採購外包條款，稽查時程……等。7.3.1品管部門7.3.2進料檢驗人員7.4確認供應商執行的一致性，並確定稽查時程。88.1查證供應商之作業8.2將採購外包文件分送品管部門並確認有關文件。8.3進料檢驗人員8.4.1查證供應商執行交貨成效。99.1稽查與改進行動9.2.1確定被查證之不符合項目。9.2.2採取改進行動並預防再發。9.3.1採購部門9.3.2品管部門8.4.2確認進料檢驗工作符合性。表7-5採購作業管制一覽表第二節、採購作業管制流程-3二、供應商評選作業之管制(如表7-6所示)表7-6供應商評選