酒店管理导论论述内部控制的概念

酒店内部控制R.O.C.酒店内部控制第一节酒店内部控制概述第二节酒店客房收入的内部控制第三节酒店餐饮收入的内部控制第四节酒店采购的内部控制第一节酒店内部控制概述内部控制的概念内部控制形成的背景随着企业所有权和经营权的分离，企业之间的竞争更加激烈。在这种情况下，企业为了提高自己的竞争能力，最大限度地获取利润，便在企业内部的管理上采取了种种控制措施，对其所属部门及其业务活动进行组织、协调、制约和考核，以保证其预定的管理目标的顺利实现。内部控制就是西方企业为了加强企业的内部管理，在20世纪40年代末逐步形成的一种管理制度。内部控制的含义所谓内部控制即是企业为了保护财产的安全与完整，检查会计资料的准确性和可靠性，提高企业的经营效率和促进企业贯彻既定的经营方针所设计的总体规划以及所采取的与总体计划相适应的一切方法和措施。内部控制含义解析内部控制的主体是企业内部的经营管理阶层；内部控制的客体即作用对象是企业的各种经营管理和经济业务活动；内部控制的范围更广，涉及到从企业最高领导者到各级管理部门和业务人员的各项活动。区分内部牵制与内部控制内部牵制，就是任何一项经济业务的处理必须由两个或两个以上的部门或人员分别负责，使他们之间存在着相互牵制的关系，以预防工作中发生错误与弊端，一旦发生了错误和弊端也较容易发现；内部牵制的主要作用表现在企业财务会计业务处理过程中防弊纠错，其实质就是合理分工。内部控制的内容不仅包括合理分工，而且还包括授权批准控制，对实物资产进行控制，通过凭证和记录功能进行会计控制和人事控制等。内部牵制只是内部控制的一种重要形式，是内部控制的一个重要组成部分。内部控制的基本内容法规制度控制指酒店以国家的财经方针政策和有关规章制度为标准，对其经济活动的真实性、合法性进行控制。主要表现在两个方面：酒店直接以国家的财经方针、政策和规章制度为依据进行生产经营活动；酒店间接贯彻执行国家的方针、政策、法令和规章制度。组织机构控制组织机构控制，是指对酒店组织机构设置的合理性和有效性所进行的控制；组织机构控制的内容，主要是根据分工负责的原则，正确合理的划分酒店内部各部门、各环节及有关人员的权限和责任。组织机构控制的主要方法选择合理的组织机构形式建立适当的责任制度。责任制度是以明确责任、检查和考核履行情况为主要内容的。其具体形式包括：部门责任制，即按照酒店各部门各自具备的职能来明确责任、考核责任的制度。实行部门责任制的要求P94。岗位责任制，在酒店合理分工的基础上设置一个个工作岗位，进而按照岗位明确责任、考核责任的制度。岗位责任制的具体要求P94。职务分离控制职务分离控制，是指对不相容职务进行分离所形成的控制。所谓职务不相容，是指互相关联的若干项职务集中于一个人办理容易产生错误和弊端的职务。职务分离控制的内容不相容职务应在组织机构之间进行分离；不相容职务应在组织机构内部进行分离。酒店中具体不相容职务的分离某项经济业务的授权职务应与业务的执行职务分离；某项经济业务的执行职务应与业务的检查职务相分离；某项经济业务的执行职务应与业务的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产帐实核对职务相分离；记录总帐职务与记录明细帐职务相分离；采购职务应与验收职务、付款职务相分离。人事控制人事控制就是对招收、培训、选用各类人才的过程进行控制；人事控制的一项基本原则是要求职务与能力相称。如何保证职务与能力相称在人员使用上，要任人唯贤、唯才是举；在赋予每个员工适当的职务时，要规定相应的责任，使其知道自己的职责所在；调离不称职的员工。财产管理控制财产的限制接近是减少财产被盗或毁损机会、划分责任、保护财产的重要措施。财产的接近应严格限制在经过批准的人员范围内。需要限制接近的财产：现金，仅限于专职的收银、出纳人员；存货及其他容易转作个人使用的实物；帐单、帐册。财产的保护财产的清查根据业务特点，采用定期盘点、轮盘的方法，清查财产物资的实存数量，妥善处理盘盈盘亏，保证财产的实存数和帐存数相符。授权控制授权控制是指某项经济业务发生之前，按照既定的程序，对其正确性、合理性、合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。是一种事前控制。一般授权是指酒店内部较低层次的管理人员，根据既定的预算、计划、制度等标准，在其权限范围之内，对正常的经济业务进行批准；一般授权一旦下达，其授权效力保持较长时间；一般授权在酒店内大量存在，授权给较低层次的管理人员即可。特殊授权是指对象是某些例外的经济业务，一般没有既定的预算、计划等标准所依，需要根据具体情况进行具体的分析和研究；是暂时性的，一旦被授权的经济业务办理结束，其效力随之消失；特殊授权在酒店中较少出现，且无章可依。酒店授权的注意点酒店所有人员不经合法授权，不能行使批准权；酒店的所有业务，不经批准，不能执行；经济业务，一经批准，必须予以执行；经批准的经济业务，在实际执行中，必须按照已批准的方案执行。会计控制建立严密的凭证制度设计合适的凭证格式和传递程序；所有的凭证都应预先编号；对所有的凭证，在入帐前都要经过严格的审核。建立合理的会计处理程序建立严格的日常核对制度监督体系酒店内部除了上述内部控制外，还需要建立一个上下沟通、左右协调、相互牵制的监督体系。监督体系的意义p98.内部控制的局限性串通舞弊使得内部控制失效；有意、无意的各种人为因素也会影响内部控制的正常效能；措施控制和程序本身的局限性会影响控制的可靠性；控制的成本效益会限制酒店内部控制效能的发挥；进行内部控制所花费的时间也会影响内部控制的实行。第二节酒店客房收入的内部控制酒店客房收入内部控制的意义客房是酒店的主体。酒店销售的最大商品是客房出租。统计资料显示，客房出租收入约占整个酒店营业收入的40-50％。客房营业有消耗低，利润高的特点，虽然初期建造成本较大，但后期维护成本较低。加强客房营业收入的管理与控制，对提高酒店的经济效益有及其重要的意义。客房收入内部控制的目的什么是客房收入的内部控制客房收入是指酒店因提供设备先进、洁净舒适的客房而向客人收取的房租；客房收入的内部控制，是指客房收入为对象，对客房收入的发生、计算、取得、汇总等一系列过程进行管理控制的活动。保证客房收入的合法性确保客人的入住都必须有合法的手续；确保客房租金的计收有根有据；确保客房租金的增加、减免，必须符合酒店管理程序和规定。保证客房收入的完整性所有卖出的客房，即发生的所有客房租金都应一分不漏的全部收回来；入住客人在酒店内的所有消费，包括一些杂项费都应一分不差的收回。保证客房收入的及时性所发生的客房收入应尽快收到并及时入库；暂时收不上来的，应采取措施催收，从而最大限度的减少房租租金的占用。客房内部收入控制的关键环节客房收入的关键环节就是建立销售、服务、收款相互独立、相互牵制的控制体系。销售p100，由前厅部的接待处负责；服务p100，由客房部的楼层服务员负责；收款p100，由财务部的前台收银员负责。三个部门行使三项职权，每天各自提供一份报告，然后集中在一起进行核对，从而构成一个比较严密的控制体系。在销售、服务、收款相互分离的控制体系中，应建立以前台收银为中心的收入信息系统。这个信息系统包括：建立、健全和妥善包括入住客人的各项原始记录；按房间及住客姓名建立归集汇总费用帐户；建立能准确反映客人各项消费的处理系统。客房收入内部控制的基本程序登记预收保证金入数结帐交款编表稽核登记目的为客人建立档案为防止和减少客房收入的潜在损失住宿登记表的格式p102操作程序（1）入住登记表一式两联，一般由客人填写，也可代填，但必须由客人签名确认；团体客人应要求导游或领队填写团体客人入住登记表，并签名；（2）登记表填好后由接待员核对、确认：客人证件的合法性；以证件确认登记内容的一致性。预收保证金预收保证金的目的是酒店减少收入损失的一种重要控制制度。预收保证金的做法方法一，只预收房租保证金，其他费用离店时结算；方法二，房租及其他费用一起预收，结算时多退少补；其他，对行李多的客人仅预收房租保证金，对行李少的或无行李的客人预收房租及其他费用保证金，并天天盯住，日日清算。操作程序（1）收银员根据酒店规定收取保证金，开立保证金收据；（2）保证金收据格式p103（3）保证金一式三联：第一联交客人，第二联将其内容输入计算机后放到客人的帐卡中，第三联与当日的其他帐单一起交由稽核人员审核；（4）保证金预收后，收银员在客人登记表上签名，同时把登记表第一联及有关收据放入房间帐卡里，另一联退还接待处。大堂接待处看到收银员签名后，把房间钥匙给客人。房间帐卡是酒店特制的存放帐单的夹子，通常放在一个固定的盘子或架子上。一个房间一张帐卡，每个帐卡代表一个房间。帐卡数与房间数相同。帐卡上表明房间号码，将客人登记表和其他消费帐单存放在房间帐卡里，便于整理。入数建立消费帐户收银处应该为每个客人开立一个帐户号码，通常由计算机完成；对团体入住客人，开立公帐帐户和私帐帐户。团体客人一般居住天数不超过三天，私人额外消费较少，只需要开立一个私帐帐户，把所有的私人费用记到一起。及时入数建立消费帐户后，酒店把客人在酒店的各项消费数汇总计入帐户，这就是入数；入数要准确、及时，尤其是把客人即将离店时所发生的费用及时计入帐户更为重要；总台计算机联机，如果无法联机，则要手工入数，只要各营业部送来客人签字的帐单，即应立即输入计算机，以免遗漏；最终，客人帐单应归拢到总台收银处，由总台收银员放入各自的帐卡里，作为客人结算的原始依据。同时总台收银员应认真复核帐单上签字、房号与帐卡里登记的房号、签字的一致性。将入数和收银员职责分离两职分离；入数的原则是客人在什么地方消费就由什么地方负责入数，而总台收银员只负责最后结算的复核收款。结帐的具体工作和程序当客人付款结帐时，若客人没说明，收银员应主动问一声是否离店结帐；若是离店结帐，收银员应通知客房中心，以便楼层服务员检查客房状况；确认离店结帐后，把客人房间号输入计算机，并指示计算机显示该客人的帐户内容，检查是否客人的全部帐单已输入帐户；帐户内容确定无误后，打印帐单，确认无误交客人。客人如有异议，交收银主管，无法解决交大堂值班经理，收银员不要介入。无栏式帐单帐页式帐单p106：日记、单号、摘要、费用、贷项、结欠额根据客人在登记表上选择的结算方式结帐；客人离店结帐后，帐单的结欠额栏应为零，即费用栏的总数与贷项栏的总数相抵为零；客人离店后，收银员取出房间帐卡里的全部单据、资料，以便新客人入住。交款编表每班收银员下班后需要做好如下工作。清点现金，清点当班所收的现金并按照币种分类，装入交款袋密封后投入保险箱。步骤如下（交款袋样式p108）：收银员清点现金后填写交款袋，留住备用金；核对装入信封的现金数和自己编制的本班收入报告中的现金收入数额；核对无误后，把现金装入交款袋后封好；找一见证人，让见证人检查交款袋是否填妥，收银员是否已在规定的位置签名；并在见证人的监督下，收银员将交款袋投入指定的保险箱内；见证人在见证登记表上填写见证时间并签名。见证人的责任p109见证人的身份见证登记表的保管与设置次日上班，总出纳员与财会主管或由其他指定的专人一起去收款。整理帐单收银员把已离店的帐单按照现金结算收入、支出、支票结算、信用卡结算等分类汇总、整理；把入住客人的保证金收据等进行分类整理；每一类单据整理好后，计算合计金额，把合计金额的纸带或便条附在每一类单据上面，以便核对。编制收银报告由于收银员在平时入数、结帐操作时，已按照各自的代码将收银情况输入到前台计算机里，因此只要输入自己的代码，计算机便可打印出收银报告。总台收银员报告格式p110：借项、贷项以及差额核对帐单与收银报告把整理好的帐单与收银报告有关项目核对，具