酒店采购流程及其控制管理

酒店采购流程及其控制管理酒店采购是酒店的一个管理部门，叫采购管理。要负责制定采购管理办法、采购物品质量验收管理办法、供应商管理办法、采购人员绩效考核管理办法、仓储管理办法、采购人员薪资、绩效、培训管理办法。还要草拟各种单据：请购单、入库单、采购计划表、采购物品审批表、采购报表等。一、酒店采购的基本定义2of6二、酒店采购途径目前在酒店行业大规模的酒店用品采购，仍然是以公开招标为主，数据显示38%的酒店以此为主要采购方式。除了公开招标外，定向采购成为酒店采购的一个主要方式，定向采购一般都是与酒店进行长期合作的企业。3of6三、酒店采购总体流程概括1.制定采购计划2.审批采购计划4.物资验收入库3.物资采购5.报销及付款1of6采购计划流程图1of6物品采购流程图1of6采购付款流程图1of61、部门新增物品的采购工作流程：部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后，连同“采购申请单”一并送交采购部。采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施。四、采购物品分类流程概括1of62、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内须注明资料。经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按要求立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。1of63、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料。采购部按要求组织采购。1of64、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。1of65、燃料的采购工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单。采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，经酒店采购审批程序报批，董事会批准后，采购部立即组织实施.6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：•大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单，且采购申请单内须注明资料。•工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”且采购申请单内须注明资料。1of61of6五、酒店采购问题分析1、采购的内部管理机制不够完善•采购部门设置有欠缺，对采购员的监督失效•缺乏采购计划部分•酒店采购人员专业性不强2、采购的具体操作存在弊端•采购订单不规范，降低了采购效率•采购信息沟通不畅，仓储采购管理软件亟待开发•采购单审批效率低下导致酒店采购进程缓慢•采购简单，未建立良好的供应链，缺乏对供应商的了解和管理•采购部人际关系复杂致使其工作效率低下1of61of6六、酒店采购管理控制制度1、采购原则严格执行询议价程序采购会审、合同会签制度职责分离一致性原则廉洁制度2、采购程序管理控制1of6A.供应商的选择（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。1of6（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。1of6B.采购程序（1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门报综管部统一申请。（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。（5）、行政部负责接收报告的出具。1of6C.付款程序（1）、采购部根据付款计划提出申请，各主管签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。1of63、违约处理（1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。1of64、审计监督（1）、在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。（2）、采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对于采购人员在采购过程发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。谢谢观看