内部培训资料之电子邮件

S内部培训-电子邮件维拓启创（北京）信息技术有限公司主要内容摘要S工作邮件用途S工作邮件类型S工作邮件结构S技巧分享常用功能介绍S注意事项工作邮件用途S工作邮件用途：简单而且重要的事项沟通S简单而重要的事情马上发邮件，提高你在领导面前的曝光率S重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者S复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录S不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点工作邮件的类型S1、确认邮件-口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认这是一个好习惯，很多人不是很注意。S2、需求邮件-要把细节写清楚、量化出来，S3、反馈邮件-收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。S4、通知邮件-这种邮件不需要回复，也最好不要回复。工作邮件结构企业邮箱登录和常用软件级设置收件人和抄送人邮件标题关于附件邮件正文签名企业邮箱信息S域名：mail.advictor.com.cnS容量：1GBS服务器信息：S服务器类型：POP3S接收邮件服务器：pop3.mxhichina.comS发送邮件服务器：smtp.mxhichina.com邮件设置S页面登录S地址：mail.advictor.com.cn输入用户名和密码等路，第一次登陆会要求你修改原始密码。常用邮件终端软件SOutlookSFoxmailSMozillaSThunderbird软件设置S工具-账户设置S用户名S邮件地址S接受服务器S发送服务器账户设置账户设置邮件编写S收件人S抄送S标题S附件S正文S恭祝语与签名档工作邮件的结构收件人和抄送人S按照联系人业务关联程度排列（强到弱）、职位级别（高到低）、客户优先（先客户、后公司内部）；S抄送给谁？S如仅告知收件人，或请收件人知晓此事，则选择抄送；S1、事件/项目相关但不是直接负责人S2、需要参与事件/项目的第三方标题S切勿不标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业。S写邮件主题（很多人不仔细看邮件正文）；S言简意赅，内容与主题一致。S内部邮件中，一句话提醒、通知类可将所有内容写在主题，不需要添加正文。关于附件S注意几点最好在邮件正文中指名；注意附件大小，超大附件可能无法发送，或对方邮箱无法接受；多个附件最好打包压缩发送；.exe类型的文件易被判断成病毒，最好压缩发送；正文的撰写内容主题S称呼：Dear，Hi，尊敬的，亲爱的……S邮件正文：有层次、意思准确、语言精练，切忌无正文（很多人不看附件）；S问候语：Bestregards，Bestwishesforyou；S签名：发件人名字、公司、电话、邮箱信息等；S邮件附件：如有文件附件，最好在邮件正文中指名；S格式：文字字体字号一致、颜色一致；-案例一案例二案例三PS：略去签名签名内容S主要内容组成：S姓名--职位--公司信息--联系方式S其他常见内容：S公司logoS公司标语、信条、最新简讯XX公司全球最大的医用耗材供应商。Snothingisimpossible9月20日的运动科学大会，我们期待与您相见！签名内容S机密性通知--上述信息、材料、文件（以下统称“信息”）并不构成XX公司法律意义上之要约，亦未代表XX公司与贵公司之间形成任何有法律约束力的承诺或协议，且该信息完全取决稍后与贵公司在协商基础上确定可接受的商业条款并为此签署的具有法律约束力的文件。上述信息属XX公司所有且为机密信息，其在未取得XX公司事先书面同意之前禁止向任何第三方透露，或加以复制。S致谢类S感谢您对XX的支持与信赖。。。。S名人名言签名设置S工具-选项-邮件格式TIPSS建立不同文件夹分类管理S创建规则，将常来往的邮件分别管理，收到的邮件自动转到相关文件夹内S选择地址-单击右键-创建规则TIPSS备份邮件S工具-选项-邮件格式常用功能S邮件撤回S打开邮件-其他动作-撤回该邮件S延缓投送S外出自动答复S邮件格式中的国际选项-（选项-格式）常用功能S标记邮件S要求发送已接受、已读确认S投票S提醒S通讯录S外出自动应答外出自动答复设置发放S第一步：新建纯文本邮件S新建一个纯文本格式的邮件，请注意不要使用Word作为电子邮件编辑器，在邮件中输入希望自动回复时显示的内容。S第二步：保存为模板文件S从“文件”菜单中选择“另存”命令，将刚才新建的邮件保存为Outlook模板，例如可以命名为“临时外出”。S第三步：设置规则S接下来，打开“规则和通知”对话框，新建一个规则，这里选择“从空白规则开始”，当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”，然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框，在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”，接下来单击“特定模板”下划线，此时会弹出一个对话框，这里默认只显示标准模板，请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”，然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。S提示：选择“用特定模板答复”是有原因的，这样的规则将只向每个发件人发送一次答复，从而避免了Outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复，以后，当你临时外出时，Outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复，你就完全不用操心了。注意事项S2分钟法则S邮箱自动收邮件的时间间隔设置成2分钟S简单紧急又重要的事情最好2分钟内发了，不要遗忘S邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节注意事项S2步法处理S第一步，定时查收邮件S重要紧急的，2分钟处理S重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间S其他事项标记待处理标签S第二步，在空闲时间，集中处理待处理邮件注意事项S禁忌S喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件S不要在邮件里争吵和嘲讽，谁做了谁是傻逼S邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人注意事项S标点符号S“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用SThankyou