构造设计院＂大产能、高效率＂的组织管理体

上海复斯管理咨询公司在上一份针对设计院的专册——《转制后发展较好设计院现阶段正面临两个突出问题》中，指出了组织效率和产能提升问题是许多发展较好设计院当前面临的两个问题之一。事实上，对于那些发展状态还不是很好，但业务规模和业务质量正在迅速上升的设计院，除了面临过度分权化组织管理模式向适度集权化组织管理模式转型之外，同时也面临着该类问题——院级营销和分院（或专业处）营销问题如何兼容处理，院管项目和分院管项目如何按进度、高质量、高效益的完成，有限的人力资源如何完成更多的业务量，等等。设计院在组织效率和产能提升方面，到底存在什么问题？用以提高效率、放大产能的现行做法存在哪些缺陷？从哪些方面入手，做哪些工作可以有效解决这些问题，从而达到效率提升和产能放大的目的？本专册分别就这三个方面进行了研究和说明。本专册尤其适合发展较好的大型设计院，如铁道、电力、石化、冶金、建筑、机械等行业的部分设计院，同时对于正处于发展上升期的中小型设计院也有一定的参考价值。  说明：该材料为印刷品，由复斯公司开发、制作。出于知识产权保护，网络版仅给出部分内容，敬请谅解。 1  转制科研院所在步入“后转制阶段”以后，随着市场能力的逐渐形成，经营问题得到了有效解决，然而相对于经营可实现的业务量而言，“生产能力不足”和组织效率不高问题日益凸现。产能放大和效率提升成为现阶段制约设计院发展的突出问题。很多设计院在提升组织效率和放大产能方面遇到很多困惑：辛辛苦苦搞的勘测设计一体化推行进展缓慢、严格质量控制导致更加频繁的设计变更、专业所模式还是综合院模式摇摆不定、试行的“项目部”障碍重重，业务完成能力提高不大，经济效益改善效果不明显，甚至有倒退现象，等等。上海复斯管理咨询公司根据为设计院提供管理咨询服务的经验，研究发现，现阶段的设计院，尤其是勘察、设计一体化的大院，阻碍效率提升、产能放大的问题，主要有六个。设计生产活动因专业分工，而被分解为多专业环节的生产活动和多环节间的接口关系。一般的工程设计都具有专业环节多、环节间接口多、接口标准化程度低等特点，这使得环节间的接口时间在实际生产时间中占有相当大的比例。因此，能否有效缩短专业间接口占用的时间，是设计院提高生产效率、进而提升生产能力的重要领域。从管理角度看，降低专业间接口占用时间可有两类做法：一类是改进协作方FUTH 上海复斯管理咨询公司 2 法，即通过制订接口间有关技术与操作的程序、方法、标准等制度和工具来改进接口效率，如制定详细接口标准、监督接口程序准确执行；另一类是提高协作意愿，使得各专业环节主体愿意按照或能够按照协作方法的要求去做。然而，目前设计院提高专业间协作的努力主要表现在第一类做法上，如重视生产调度会的及时协调、建立公共数据库、提倡专业间互提资料、推动勘测设计一体化等有关技术与操作方面的规定，而对于提高协作意愿方面，有效的做法甚少，主要表现在两个方面：1、对专业间的协作缺乏内在激励要想各专业之间产生协作的动力，需要建立协作的激励机制，使各个专业主体都能够共享由专业协作产生的效率提升的收益。事实上，很多设计院都没有做到这一点。减少专业间接口占用时间，但该时间减少所带来的收益，要么被院单独享有，比如互提资料使整个生产进度提前；要么被后序专业获得，比如公路设计，地质专业提供满足桥梁专业需要的电子资料，减少的是桥梁专业的再次输入工作。而对执行这些规定和采用这些方法的大多数专业而言，其行为本身并不能给自身带来直接的收益，多数专业主体自然根本不会产生生产协作的内在意愿。2、专业间协作缺乏考评的必要约束在咨询中，我们发现，很多设计院为强调专业接口，规定了很多处罚政策，减发责任单位效益挂钩的部分。但是，从这些规定和政策的实践结果来看，专业间很多简单协调仍严重依赖于计划管理部门、甚至是高层领导，互提资料实现的不多、勘测设计一体化推进迟缓、进度延误后处罚责任主体难以界定等问题依然存在，专业环节间的效率并没有得到明显改善。之所以这些约束性政策没有发挥效用，除了其本身制订可能存在缺陷以外，更重要的是，这类“外约束”性质的政策只有在这样的基础环境下才有执行的可能：（1）各专业环节工作的完成时间事先能准确确定，以使考核有客观依据；（2）专业接口工作的标准化程度比较高，FUTH 上海复斯管理咨询公司 3 可使责任易于界定；（3）专业接口不多，且生产过程中对设计生产作业计划很少需要调整，以保证外在约束的主体，如计划管理部门有足够精力进行监督且成本不高。事实上，很多设计院根本不具备上述外约束政策有效执行的条件。在这种情况下，仅靠计划部门以集中监督的方式去考核、监督执行过程，根本无法及时发现和处理这么多专业在协调中出现的问题，最多只能等问题出现以后再去追查责任——而每每此时，已有相当的时滞，影响已经扩散，各专业主体的责任问题纠缠在一起，再难作出清晰的责任界定，结果只能是不了了之。因此，在缺乏有效内在激励和外在约束情况下，专业协作必然缺乏强烈的愿望，自然会出现类似“一些专业对勘测设计一体化反应冷漠”、“前序专业的设计已经发生变化，后序专业还不知道，仍在原来的图纸上进行设计”等一系列不愿看到的典型现象。无论是从内在激励上去解决也好，还是从外在约束上去解决也好，总之协作意愿问题不解决，所有从协作方法上开展的“技术流派”，都均难有好的效果，这就是管理。同类生产资源集中使用，有利于实现专业生产的规模经济，从而可以提高生产能力，因此它也是实践中提升企业生产能力的常用方法。设计院核心性生产资源是各类专业设计生产资源，从目前设计院对各类专业设计生产人员的配置和使用情况看，分散现象比较突出，专业生产规模经济损丧严重，主要表现在以下两个方面：1、多元业务小综合发展使设计资源配置分散FUTH 上海复斯管理咨询公司 4 很多设计院都进行了多元化发展，并纷纷成立相应的分院从事该类业务的经营和生产。比如从事铁路设计的设计院，开始进入城市轨道交通设计和公路设计领域，成立了轨道分院和公路分院。由于多元业务之间，对设计人员的要求相似，设计人员则被分别综合配置到各个业务分院，各专业设计力量事实上被分散配置在多类业务中，导致同类生产资源的分散使用。由此产生的问题非常明显，如院内同一专业人员忙闲不均，设计生产资源不能有效利用；并且，分散在各个分院的专业设计人员，由于每个专业人员数量少，专业建设和技术提升受到很大制约，长久下去，这些分院专业技术水平下降程度将越来越严重，这会在一定程度上缩减专业设计生产能力。多元业务小综合发展打散了专业设计资源，使专业生产的规模经济遭到损害。2、勘察及项目现场占用大量设计人员，导致设计资源分散使用工程设计需要设计人员进行现场勘察，获取设计所需的相关数据和资料。很多设计院在进行勘察组织时，往往要求各个专业按照规定的配备要求，派遣设计人员跟随勘测大队一起分别参与开展各自的勘察工作。这种生产组织方式，实际上使专业设计人员在勘察阶段被分散在各自的勘察现场，结果导致设计人员表面上是被集中配置在各专业处室，在使用过程中却实际上被严重分散，同样破坏了专业生产的规模经济性。以铁路设计中的桥梁专业为例，外业勘察工作中一般要安排5～6个专业设计人员，如果勘测任务繁忙，同时有多个项目，那么，就会有大量的设计人员在参加外业勘察。这一方面直接减少了专业设计生产的规模效益，专业领导苦于“家里没人”；另一方面，由于是跟随勘测大队进行外业勘察，虽然各专业勘察工作存在明显的阶段性忙闲不均，而外业勘察人员却不再可能利用空闲时间参与其它项目的生产。这些都导致专业设计生产能力的发挥受到严重限制。另外，很多设计院为了迎合客户的要求或者其它原因，在项目生产组织过程FUTH 上海复斯管理咨询公司 5 中，在现场配备了大量的设计人员。由于工程设计一般历时较长，并且，不同专业的劳动量有很大差异，这就导致现场专业设计人员经常面临阶段性的忙闲不均。很多设计院都存在“外闲内忙”的现象，这种现场工作方式，导致设计生产资源被分散在各地使用，不仅不能发挥专业的规模经济，而且还会严重影响到设计人员技术水平的有效进步。因此，设计人员一方面被分散配置在各个分院，一方面在具体使用过程中，又被分散在不同地方，最终导致专业生产规模经济不存在，难以发挥规模经济优势，生产效率自然难以提高，实际产能当然也严重受限。管理分工同生产性劳动分工一样，可以大大提高管理工作的效率。管理分工主要表现在两个方面：管理的分权化和管理的专业化。管理分权化，是指管理权限及管理活动在组织各层级上的分配，比如成立分院，将该类业务的生产管理活动和相应权力配置给分院的领导或专职管理部门；管理的专业化，是指管理活动的专业分工程度，表现为业务职能管理部门设置的精度。目前，设计院一般生产劳动分工相当精细，但管理的分工程度却相对较低，主要表现在两个方面：1、采用集中计划、集中监督的管理模式，管理分权化程度较低这主要是一些多专业、大型设计院普遍存在的问题（一些较小的设计院恰恰相反，往往存在过度分权的问题），该类设计院在生产管理上，是集中计划、集中监督的模式。计划部门根据项目完成所需要的专业进行计划分解，下达指令，并由自己集中进行监督和控制，直至整个项目的生产完成；同时拥有生产组织管FUTH 上海复斯管理咨询公司 6 理需要的财权、人事调配权、分配、考核权等。这种生产组织管理模式有效的一个必备前提条件是，信息的充分性。即计划者必须有充分信息知道该项目可以由哪些专业人员完成、可完成到什么程度、需要多少时间、各专业处室生产能力剩余还有多大等，只有掌握了这些信息，才有可能做到计划的科学、合理。正因为如此，这种生产组织管理模式比较适应于业务单一、生产规模较小、生产过程简单的企业。而对于多类型业务、每类业务数量和规模都很大的设计院而言，使用这种组织管理模式存在很大的困难。计划部门制订计划所需要的信息越来越复杂，计划制订本来就难以做到科学、合理和有效；而且，项目方案多变，所需的作业计划必须进行不断调整，因此，计划更是不可能做到周详、及时。结果导致生产资源的系统性浪费现象非常严重、专业生产处室的抱怨越来越多、计划部门与专业生产处室之间的矛盾日益突出。2、管理的专业化分工程度较低，尤其表现在项目管理上，专业化分工尚未形成，不利于设计项目（包括工程总承包项目）管理的质量提高和能力培育设计院的业务一般都是项目式的，但很多设计院目前为止还没有形成真正专职的项目经理，更没有形成真正的专业项目管理人员，包括进度控制人员、费用控制人员、合同管理人员、采购或分包管理人员等。往往由计划部门实际负责合同管理、进度控制、费用控制、分包等专业性很强的职能管理工作。这种做法，一方面，无法提高对项目的专业职能管理水平。参与项目专业管理的人员因不是专业从事该项职能管理工作的人员，缺乏必要的专业知识准备或丰富的项目管理经验；另一方面，不利于项目专业管理知识的积累。在这种方式下，参与项目专业职能管理人员所积累的知识，都内化在个人身上，无法通过一种工作过程中的组织化的方式，形成组织的知识。这样，要么个人的知识用不到新项目上，要么一旦这个人离开，内化在这个人身上的项目管理经验和知识也就随之被带走。管理的分权化、专业化程度较低，造成管理资源无论质上还是量上，都无法FUTH 上海复斯管理咨询公司 7 满足业务生产管理的需要。而生产资源应有产能的释放，又需要相应管理资源的匹配，如果没有培育和积累一定质和量的管理资源，或者对已有管理资源没有恰当的配置，都将严重阻碍现有生产资源应有产能的充分释放。设计院的各类业务，从业务生产特点看，是典型的“项目式”业务，类似于制造业的“单件、单批”。因此，在业务生产组织与管理方式（这里统称业务运行方式）安排上，应适合这种“项目式”业务生产的客观需要，宜采用“项目管理”的业务运行方式。而现在的设计院，包括分院内部，依然采用传统的“以项目为对象的集中计划管理”的生产组织方式，由计划部门按照项目编制专业生产计划，并下达到具体的专业设计部门（岗位），由计划部门统一进行监督、考核。这种模式在较少的项目数量上还可以胜用，一旦项目较多，管理能力不足问题就会突出的暴露出来，并严重制约效率和产能的进一