大学生职业生涯规划8时间管理

第八章时间管理8.1认知时间管理•人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。•每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3-5年就可以成为专家。•20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”，80%的时间用在了无意义的事情上•工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2分钟。你有时间吗？•案例一：胡适的一次演讲1830年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？我认为时间不是问题。达尔文一生多病，不能多做事，每天只能做1个小时的工作。你们看他的成绩！每天花1个小时看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1个小时的功夫；四圈麻将也得费你1个半小时的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！点评：充分利用时间，就是一笔不可估量的财富。时间可以创造一切，也可以浪费一切。时间的特性•供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。•无法蓄积：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。•无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。•无法失而复得：时间无法像失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。你浪费时间吗？•案例二：张小姐的一天工作安排张小姐是一家公司的行政秘书，为人勤奋、关心下属、听从上司，但是每天工作之后她却感到自己这一天无所事事，自己的许多理想、宏图大志等都只有在梦中实现，心中常常产生懊恼之情，没有时间多读书、没有时间尝试新的事，一天到晚忙的不是地方。让我们来看看她一天的活动：8:30经理打电话让张小姐去商谈下周公司承办行业会议事宜，中间总经理接听电话、有客人来访等使他们的谈话一直延续到了10:00。10:00准备布置保洁员工作，又有电话打来询问有关订购鲜花的问题、给予解释到10:20。10:20准备起草会议通知，中间不断有其他同事进来聊天，张小姐的思路和时间被分割和耽误，会议通知一直写到11:30。11:30阅读文件、各类报告、建议书等，到12:00，还有一部分没有过目。中午匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的会议安排还没有写好，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室！14:00与公司采购人员商谈购买会议纪念品的事宜，但终究不放心，张小姐还是和采购员一同到商场去选购。此项工作又占去时间2个半小时。16:30刚要写自己明天要提交给总经理的会议报告，但又有一名同事进来借一份文件，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。一直持续到将近17:00。同事走后，张小姐一看马上就要到下班时间了，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回家，看样子晚上又得加班到午夜了。点评：仔细分析一下，张小姐的时间为什么不够用，她真的没有足够的时间吗？是她在不自觉地把时间浪费掉了呢，还是一些她不能够控制的因素挤占了她宝贵的时间呢？她把时间究竟浪费在哪里了呢？什么是时间管理每一个人都同样地享受每年的365天、每一天的24小时、一定期限的寿命和一样的体力和精力。每一个人都必须要学习或工作8个小时左右、睡眠7个小时左右、个人家务及休闲或社会交往等再占去剩余的一部分时间。为什么有的人在有限的时间里既完成了学习、事业之大成又能充分享受到亲情和友情，还能使自己的业余生活多姿多彩，他们有三头六臂吗？他们会分身术吗？时间老人过多地偏爱他们吗？不，只是他们有效地进行时间管理而已！时间管理的误区•案例三：生命银行全世界只有四个人——四个二十岁的青年去银行贷款，银行答应借给他们每人一笔巨款，条件是他们必须在五十年之内还清本息。第一个青年想先玩25年，用生命的最后25年努力工作偿还。结果他活到70岁都一事无成，死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。第二个青年用前25年拼命工作，50岁时他还清了所有的欠款，但是那一天他却累倒了，不久就死掉了。他的遗照旁放了一个小牌，上面写着他的名字“狂热”。第三个青年在70岁时还清了债务，然后没过几天他去世了，他的死亡通知书上写着他的名字叫“执著”。第四个青年工作了40年，60岁时他还清了所有的债务。生命的最后十年，他成了一个旅行家，地球上的多数国家他都去过了，70岁死去的时候，他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。当年贷款给他们的那家银行叫“生命银行”。你是寓言中的哪一位呢？点评：生命的过程，是一个漫长而又艰难的历程。要走完它，必须摒弃“懒惰”与不切实际的“狂热”，还要“从容”地面对一切，合理安排自己的历程，“执著”地走下去，直至生命完结。“生命银行”里的存款是有限的，即使数量可观，任意挥霍也预示着失去。挥霍了光阴，即是浪费青春挥霍时，收获的是淋漓尽致的潇洒自在的感觉，但随之来临的“透支危机感”也许会摧毁一个人。误区之一：工作缺乏计划尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但有些人从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：（1）因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；（2）不做计划也能获得实效；（3）不了解做计划的好处；（4）计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；（5）不知如何做计划。误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：（1）职责权限不清，工作内容重复（2）“事必躬亲，亲力而为”（3）沟通不良（4）工作时断时续误区之三：时间控制不够•小测试（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（2）路漫漫其修长兮，吾将慢慢学习之。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事情或困难的事情。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍学习或完成任务的干扰与危机。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（5）当被迫要求做一件我不想做的事情时，我避免直截了当的答复。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（6）今天的学习工作计划没有完成不要紧，明天还可以继续。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（7）我一般等到交作业的前几天写作业。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（8）我经常将学习安排在夜晚，或者周末。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受压抑）时，无法处理所面对的困难任务。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意（10）在做一件事情之前，我喜欢整理我的资料和小东西。A．非常同意B．同意C．不同意D．极不同意评分标准：每一个“非常同意”评4分，“同意”评3分，“不同意”评2分，“极不同意”评1分。结果分析：总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。误区之四：学会适时说“不”时间管理当中最有用的词是“不”。自己不能胜任委托的工作，不仅浪费自己的时间，而且耽误了别人的时间。量力而行说“不”，对己对人都是一种负责。接受别人的委托，不要给予答复，要实事求是地分析一下自己能不能按期如质地完成工作。如果不能，要敢于说“不”。但是不能作为推脱责任的借口。误区之五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：（1）工作中闲聊（2）个人的消极态度（3）唏嘘不已，做白日梦（4）做事拖拉，找借口不干工作8.2时间管理的原则•80/20原则花80%的时间、精力和资金做20%的最有价值的事情；花80%的时间、精力和资金学习20%的最有用的知识和技能；花80%的时间、精力和资金建立和不断维护20%的最优质的人际关系；用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的知识和技能；……80%最佳效果的工作来自20%的时间，20%较为次要的工作花去80%的时间，去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域。•案例四：电冰箱传统式的电冰箱冷冻库是位于上端，冷藏库则位于下端。当你使用冷藏库时，则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷藏库的机率高达80%，使用冷冻库的机率只有20%，致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此，某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改，将冷藏库与冷冻库的位置做了对调，这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现，这种设计就是利用了80/20原理。•ＳＭＡＲＴ原则•优先原则案例五：总裁的一天前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚，他花20%的时间和客户沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间在电话上，5%的时间在看公司的文件上，剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访，预备商界共同开发的技术专案，或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件，例如接受新闻界的采访。点评：时间管理对一个大型公司的总裁来说，已经成为了一项重要的事情，因为他要在有限的时间之内处理最重要的事务。时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要。（1）重要而紧急事情，诸如完成马上要交付的工作、临考前的学习、住院开刀等等。这是考验我们的经验和判断力的时刻，也是可以用心耕耘的田园。如果荒废了，我们很可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。（2）不重要而紧急事情，表面看似重要而紧急事情，因为迫切会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、朋友邀玩都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是重要而紧急事情，其实不过是在满足别人的期望与标准。根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：（3）重要而不紧急事情，主要是与生活品质有关，包括平时的学习、工作等。荒废这个领域将使重要而紧急事情日益增多，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，减少重要而紧急事情。要做好事先的规划、准备与预防措施，防患于未然，很多急事将无从产生。（4）不重要而不紧急事情，简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这上面。像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天、上网玩游戏等，这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。8.３时间管理的方法•生命倒计时法•“今年是你生命中的最后一年”法•时间价值分析法•艾维·利时间管理法•生理节奏法•日程表时间管理法8.４具体应用•时间管理三部曲1．改变时间观念2．掌握正确的方法3．养成良好的时间管理习惯•明智的拒绝案例六：学会拒绝快下班的时候杰森接到了阿郎的电话，他心急火燎地请求杰森再帮他一下，写个新方案给客户，他说客户已经催了他好几次了，而他实在没时间。最近因为谈女朋友的关系，阿郎常常这样请杰森帮忙做方案。沉浸于爱河的阿郎是杰森在公司里关系比较好的同事之一，以前他