职务代理人管理办法

文件编号CSGHRD—S—015文件版本HRD001文件名称职务代理人管理办法制定部门人力资源部生效日期2011-04-01第1页，共4页序号修订修订内容摘要修订单位版本日期1.0目的为使本集团公司各项职务不受出差(公出)、缺勤或暂时岗位异动等因素之影响，保障集团产销经营各项活动顺利进行，特订定本办法。2.0适用范围适用于集团总部及各分子公司各级岗位的职务代理事宜。3.0职责3.1集团人力资源部及各分子公司行政人事部权责3.1.1组织相关部门制定并公布各部门《职务代理人名单》（附件一），并根据公司相关人员变动情况及时修正与发布职务代理人各单，原则上相关职位的直接上司为该职务代理人。3.1.2职务代理人之建档及更正作业。3.1.3推动全公司建立职务代理制度。3.2被代理人权责3.2.1被代理人在被代理以前，应将交办事项向有关职务代理人交代清楚。3.2.2被代理人应视实际情况填写《职务代理授权审批表》（附件二），在代理人员知悉签名确认后以邮件形式告知相关责任人员。3.2.3被代理人返回工作岗位后，应主动向代理人查询被代理期间所交办之各项事务。3.3代理人权责文件编号文件版本HRD001文件名称职务代理人管理办法制定部门人力资源部生效日期2011-04-01第2页共4页3.3.1被代理人空缺时，代理人之权责按《职务代理授权审批表》注明的要求同于被代理人。3.3.2代理期间应确实执行各项事务，不应有推托、敷衍或渎职之行为。3.3.3代理人应于被代理人返职后，立即将代理期间所处理或知悉之事项，与被代理人进行沟通协调。4.0方法及要求4.1代理权之产生与消失：凡被代理人空缺或因公出差、缺勤、异动等短期空缺时，除公司有特别指示外，按照公布的《职务代理人名单》，职务代理人之代理权自然产生，至被代理人出任或回到工作岗位后，职务代理人之代理权自然取消。4.2代理原则4.2.1代理主要以部门主管以上管理人员为主，在线生产人员之代理或代班由该部门主管调配，无需填写《职务代理人名单》及《职务代理授权审批表》。4.2.2代理人资格以集团人力资源部或各分子公司行政人事部公布之名册为准。4.2.3代理人行使代理权，为明确责任，应签名并加『代』字。4.2.4代理人一般由被代理职位的直属管理人员担任，特殊情况除外。4.3代理时机4.3.1职位空缺。4.3.2被代理人因公出差、出席会议或休假时，经被代理人指示或经代理人填写《职务代理授权表》签认。4.3.3无法同时处理之日常事务（如代理出席会议，接待宾客），经被代理人委托或指定者。4.3.4被代理人因公出差、休假等，未指定代理人或请代理人签认，而发生重要事情，应按集团人力资源部或分子公司行政人事部公布之《职务代理人名单》，由代理人履行代理职务。4.3.5各级主管因工作需要，应视实际状况主动协调或调整所需人员之职务代理人，并以口头或电邮的方式通知来往密切之单位、厂商及客户等。4.4申报作业文件编号文件版本HRD001文件名称职务代理人管理办法制定部门人力资源部生效日期2011-04-01第3页共4页4.4.1各级主管至少应设一位代理人，按下列步骤提出申报。4.4.1.1被代理人(即各级主管)按照集团人力资源部或各分子公司行政人事部的要求，填写《职务代理人名单》，并经代理人之签认。4.4.1.2签认后，呈送至集团人力资源部或各分子公司行政人事部统计汇总，报集团总裁或各分子公司总经理审批后，由集团行政部或各分子公司行政人事部公布并存档备查。4.4.2上述人员若有异动应依上述申报作业做更正，并知会集团人力资源部或各分子公司行政人事部及时更新相关名单。4.5其它4.5.1代理人未遵守本办法之规定而贻误事务处理或致使公司蒙受损失，由集团行政部或各分子公司行政人事查明责任所属，并酌情进行处理。4.5．2对表现优异的代理人员，相关部门或公司办可提报集团行政部或各分子公司行政人事部按照《员工奖惩管理规定》予以奖励。5.0附件5.1附件一--------------------------《职务代理人名单》5.2附件二--------------------------《职务代理授权审批表》5.3附件三--------------------------《职位代理人流程图》6.0附则6.1本制度的制定、解释及修改权归集团人力资源部，经集团总裁批准后执行。6.2本制度于自颁布之日起生效实施。职务代理人流程图文件编号文件版本HRD001文件名称职务代理人管理办法制定部门人力资源部生效日期2011-04-01第4页共4页集团总裁或各分子公司总经理等相关管理人员按权限审核批准集团人力资源部或各分子公司行政人事部汇总名单并提报审批各部门按要求申报（变更）职务代理人名单集团人力资源部或各分子公司行政人事部公布并监督执行职务代理制度被代理人填报《职务代理授权审批表》审批代理人向被代理人口头或书面沟通代理期间相关工作情况代理人按相关授权执行职务代理权限被代理人返回岗位后