风险矩阵(采购活动)

地点：主流程:实体层面的控制：采购活动主流程负责人:部门:物资供应部版本编号:V1最后更新:风险控制矩阵（采购活动）控制目标编号及简称控制目标具体描述控制活动编号PP-A-1.1.1PP-A-1.1经营效率和效果需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。编制需求计划和采购计划PP-A-1子流程控制目标编号风险描述子流程控制目标和控制活动影响内控目标确保需求或采购计划合理，并按实际需求安排采购，使采购计划与企业生产经营计划相协调。PP-A-1.1.2PP-A-1.1.3PP-A-2.1.1PP-A-2提交采购申请PP-A-1.1经营效率和效果需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。经营管理合法合规PP-A-2.1确保请购行为按照采购申请制度经适当审批或授权审批执行，使采购物资数量符合企业正常生产经营的需要。编制需求计划和采购计划PP-A-1确保需求或采购计划合理，并按实际需求安排采购，使采购计划与企业生产经营计划相协调。PP-A-2.1.2PP-A-2.1.3PP-A-2.1.4PP-A-2提交采购申请缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。经营管理合法合规PP-A-2.1确保请购行为按照采购申请制度经适当审批或授权审批执行，使采购物资数量符合企业正常生产经营的需要。PP-A-3.1.1PI-A-3.1.2PP-A-3.1.3供应商选择及维护管理PP-A-3供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。PP-A-3.1恰当选择供应商，确保采购物资质优价廉，并避免出现舞弊行为。经营效率和效果PP-A-3.1.4PP-A-4.1.1PP-A-4.1.2供应商选择及维护管理PP-A-3采购价格的确定PP-A-4供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。建立科学的采购定价机制，对重要物资品种价格的跟踪监控，确保企业的采购价格合理，避免造成企业资金损失。PP-A-4.1经营效率和效果采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。PP-A-3.1恰当选择供应商，确保采购物资质优价廉，并避免出现舞弊行为。经营效率和效果PP-A-4.1.3PP-A-4.1.4PP-A-5.1.1PP-A-5.1.2PP-A-5.1.3PP-A-6.1.1PP-A-6.1.2PP-A-6.1.3PP-A-5订立框架协议或采购合同采购价格的确定PP-A-4建立科学的采购定价机制，对重要物资品种价格的跟踪监控，确保企业的采购价格合理，避免造成企业资金损失。PP-A-4.1经营效率和效果采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。PP-A-5.1签订合理的框架协议不当，确保物资采购过程的顺畅；对外订立采购合同须经授权，合同对方主体资格、履约能力等达相关要求、合同内容不存在重大疏漏和欺诈，确保企业合法权益不受到侵害。PP-A-6采购跟踪管理缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。确保对采购合同履行情况的有效跟踪，选择合理的运输方式，以避免运输过程的保险风险，避免采购物资损失或无法保证供应的风险。PP-A-6.1经营效率和效果框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。经营管理合法合规PP-A-6.1.4PP-A-7.1.1PP-A-7.1.2验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。采购验收管理PP-A-7PP-A-6采购跟踪管理缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。确保对采购合同履行情况的有效跟踪，选择合理的运输方式，以避免运输过程的保险风险，避免采购物资损失或无法保证供应的风险。PP-A-6.1经营效率和效果明确验收标准、规范验收程序，对验收中存在的异常情况进行合理处理，确保账实不符以及到达物资符合采购条件。PP-A-7.1经营效率和效果PP-A-7.1.3PP-A-8采购退货管理缺乏退货管理制度，因到货物资不符合采购条件从而损害生产经营要求经营效率和效果PP-A-8.1企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。PP-A-8.1.1PP-A-9.1.1PP-A-9.1.2付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。采购付款管理PP-A-9采购验收管理PP-A-7规范采购付款的审核流程，确保付款方式恰当性、付款金额正确性，避免企业资金损失或信用受损的风险。PP-A-9.1经营管理合法合规明确验收标准、规范验收程序，对验收中存在的异常情况进行合理处理，确保账实不符以及到达物资符合采购条件。PP-A-7.1经营效率和效果PP-A-9.1.3PP-A-9.1.4PP-A-9.1.5付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。采购付款管理PP-A-9规范采购付款的审核流程，确保付款方式恰当性、付款金额正确性，避免企业资金损失或信用受损的风险。PP-A-9.1经营管理合法合规PP-A-10.1.1PP-A-10.1.2PP-A-10.1.3PP-A-10.1.4PP-A-10.1确保采购会计系统有效，能够全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，避免企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。PP-A-10采购会计控制财务报告及相关信息真实完整缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。PP-A-11采购业务的后评估未定期对采购活动进行评估和分析，导致未能及时发现采购业务薄弱环节，不利于防范采购风险、提高采购效能经营效率和效果PP-A-11.1确保定期对采购活动进行评估和分析，及时发现采购业务薄弱环节，以防范采购风险、提高采购效能PP-A-11.1.1控制活动(标准）生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。控制目标和控制活动采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。合理确定集中采购的材料或设备项目，合理进行集中采购供应商的选择。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。建立供应商信息系统的进入控制，确保系统不会被非法修改。健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。采购价格应经过适当的审批，并有机制确保审批后的价格不被篡改。采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿或信息系统；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足，如质量问题则应