档案管理实施细则

档案管理按职能部门立卷的实施细则第一章总则第一条为进一步完善项目档案管理，落实层级责任，保证各门类、载体档案的案卷质量，以达到档案管理规范化、标准化、制度化、程序化的要求，更好地为项目各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》、中国交建档案管理有关规定及集团文件精神，结合项目实际，特制订本实施细则。第二条项目档案按由各职能部门立卷的原则，把各门类、载体档案收集、整理和立卷的工作，列入各职能部门的管理程序和职责范围；确保项目档案的真实性、完整性、准确性和系统性。第三条项目档案实行分级综合管理，项目日常业务和各部门形成的档案由各职能部门立卷后，按地铁集团公司档案信息管理部门及哈尔滨城建档案馆要求统一管理。项目财务核算等形成的档案，由其专职（兼职配合）档案管理人员或办公室组织统一归档。第四条收集、整理、立卷的各门类、载体档案，经各职能部门的负责人或项目负责人审定后，由该部门专兼职档案员按分级综合管理规定统一向档案信息中心移交。第五条项目档案立卷范围包括管理类档案（泛指党群工作、行政管理等类别）、基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案、实物档案等。第二章各职能部门的立卷责任第六条轨道交通工程建设依据性文件（工程前期项目申报可行性研究、任务书、合同等）和轨道交通工程管理等文件（征地、报建文件、招标文件、轨道交通国内、外设备文件、工程验收备案文件等）。由项目计划合同部、财务部、物资设备部、工程管理部、设计技术部、安质环保监督部等相关部门根据职能负责立卷。第七条轨道交通工程各级验收安质环保监督部牵头，负责工程建设各相关验收资料立卷。第八条会计档案财务部负责立卷。第九条征地拆迁、管线迁改、设计文件、勘测测量、工程竣工、工程监理、科研项目等属合同关系所形成的档案，由计划合同部立卷（包括需向档案管理部门移交的档案），在签订项目合同时，项目各主办部门应在合同条款中予以明确。项目合同范围外形成的文件材料，由项目的主办部门负责立卷。第十条项目各部门业务形成的文书档案（泛指党群工作类、行政管理等类别），已交项目综合管理部统一编文号的文书材料，由综合管理部分类整理移交；未编文号的文书材料，由各职能部门按项目整理，组成系统的立卷保管单位移交。其中比较系统的大型专题会议等文件，由各主办部门立卷。第十一条人事档案，由综合管理部负责收集、整理、立卷。第十二条声像档案，由各职能部门负责收集、整理、立卷。第十三条电子档案，由相应形成纸质档案的部门负责整理归档。第三章档案人员职责第十四条项目档案人员职责1、认真学习贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，努力提高业务素质，提高档案管理水平。2、负责管理项目、各部门的档案。做好项目部形成的各种文件材料的收集整理，立卷和归档等方面的监督、检查、指导工作。3、按照中国交建档案工作对标管理指标体系开展档案管理工作。4、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时、准确地提供利用。5、定期检查档案的保管情况。对破损或退变的档案进行修补和复制，对保管期满的档案定期进行鉴定销毁，并做好向地铁集团和城建档案馆移交的工作。6、严格遵守保密制度。未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。7、编制文件材料清理数据汇总表，每月25日提交至项目档案室。第十五条兼职档案员职责1、各部门兼职档案人员，应认真学习和掌握文书业务档案处理和档案管理工作的基础知识，提高管理水平。2、认真做好文件材料的保密工作，严守并督促本部门文件的形成、传递，阅办过程中的保密事项。3、管理好本部门文件材料，负责传阅，及时传递和阅办，防止积压和延误，严防丢失。4、负责将部门一年形成的文件资料进行搜集、整理、保管，做好平时档案的立卷工作，严把案卷质量。5、负责当年文件的资料的齐全完整，定期移交给项目档案室并转入地铁集团档案信息中心。6、认真按中国交建档案工作对标管理指标体系开展档案管理工作。第十六条有关专业技术人员、管理人员职责。对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责；对办理完毕的文件材料，及时交部门兼职档案人员保管，不得将文件材料据为己有或延期移交；认真执行档案管理“三纳入”、“四同时”措施，在科研课题或建设项目结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时立卷归档，并保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰；协助本部门兼职档案人员做好文件保管期限和密级划分工作。第四章立卷要求第十七条各部门业务形成的文件，必须按项目档案的分类大纲、归档范围和保管期限等有关规定，由各业务部门指定经办人收集、整理，组成系统的保管单位，在该部门档案人员的配合下立卷。立卷文件必须真实、完整、准确、系统，符合形成规律，具有原始凭证作用（原件）。第十八条各部门负责组织档案立卷的工作范围包括：文件材料的收集、鉴别、整理、打页码、拟写卷内目录、案卷目录、卷面、备考表等。第十九条合同乙方负责组织档案立卷的工作范围包括：文件材料的收集、鉴别、整理、打页码、拟写卷内目录、备考表、卷面、装订、装案卷盒、打印案卷目录及形成电子文件（扫描件）等。第二十条声像档案、电子档案，由各职能部门按档案信息管理中心的有关规定负责鉴别、整理、拟写说明标签等，立卷后移交。第五章归档时间第二十一条轨道交通工程，在项目前期阶段（项目申报、地质勘探、征地拆迁、工程报建、招投标）、设计阶段（初步设计、技术、施工图设计）、施工阶段、竣工验收阶段等不同阶段任务完成或告一段落时，要按阶段将应归档的文件材料立卷，经项目计划合同部部门负责人审定后，由项目档案室组织向地铁集团公司档案管理部门移交。第二十二条工程设备项目，在可行性研究、谈判、商务、项目评估、前期准备、考察、招投标、人员培训、设备供货、设备安装、调试、验收等不同的阶段的任务完成或告一段落时，要按阶段将应归档的文件材料立卷，经项目主办部门有关负责人审定合格后，由项目档案室组织向地铁集团公司档案管理部门移交。第二十三条科研项目，在通过成果申报鉴定后三个月内，合同执行部门要组织将应归档的文件材料立卷，经项目有关负责人审定后，由项目档案室组织向地铁集团公司档案管理部门移交。第二十四条文书材料，在翌年的第一季度内，要将应归档的文件材料整理和立卷，经项目各业务部门负责人审定后，向项目档案室移交。大型专题会议文件，在会议结束后一个月内，由主办部门整理立卷后移交至项目档案室。第二十五条会计档案，由财务部整理立卷后自行保管。第二十六条电子档案，由各职能部门在移交纸质档案的同时移交。第二十七条应归档的声像材料，各职能部门应在单项工作完成后一个月内整理移交。第二十八条项目公文，由综合管理部立卷，每三个月内向档案室移交。第六章监督与指导第二十九条推行档案按各职能部门负责立卷后，各职能部门应对档案真实、完整、准确的负责。档案室的主要职责是：对项目档案的形成进行组织协调、监督指导、统筹管理、入馆保藏、提供信息利用和编研开发工作。第三十条项目档案室对各部门移交的立卷文件要进行验收，对不符合要求的，进行指导整改，整改合格后才予接收。第三十一条项目档案室要定期组织各部门专兼职档案人员进行业务培训，发挥档案网络在部门立卷的作用。第七章附则第三十二条对于推行按各职能部门立卷工作中做出成绩的集体和个人，项目结合每年的项目公司档案会议进行评选表彰。各部门档案立卷工作，应列为年终考核内容，对立卷归档工作不落实的部门、人员的年绩效工资，要酌情予以扣发。第三十三条本细则由档案室负责解释。第三十四条本细则自发布之日起执行。二〇一六年五月二十六日