[流程管理]文书流程管理暨教育部列管作业系统之管理(ppt 55页)(1)

来自簡報大綱壹、前言貳、文書流程管理參、教育部重要業務列管作業之管理肆、監察案件函稿之作業應注意事項来自壹、前言公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定「文書流程管理手冊」：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。来自壹、前言（續）主要法源（一）公文程式條例（二）文書處理手冊（三）文書流程管理手冊文書及文書處理意涵（一）文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。（二）文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。来自貳、文書流程管理一、定義二、特色三、名詞釋義四、權責劃分五、管制標準六、本部一般公文處理時限分配七、公文時效績優人員獎勵附錄1：文書流程管理實務與常見缺失--行政院研考會提供附錄2、行政院各機關公文統計表--以97年12月為例来自貳、文書流程管理一、定義登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。来自貳、文書流程管理（續）二、特色管制範圍：全程管制、全面管制從收文至發文（或存查）應全程列入管制。總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存查等均應列入管制。作業範圍落實自律時效、全面品管。完整登錄、有效稽催、精確統計、周延分析、檢討改進。来自貳、文書流程管理（續）三、名詞釋義文書：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。文書處理：指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。来自貳、文書流程管理（續）處理時限：按公文處理速別規定，自收文至發文(存查)的全部流程，可使用時數或日數。例：速件3日，其處理時限即為3日。限辦日期：依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。創稿文：無正式來文而主動辦理或交辦的案件。来自貳、文書流程管理（續）限期公文：來文或依規定訂有期限的公文。彙辦案件：同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的公文。併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本、或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。来自貳、文書流程管理（續）專案管制：A.指公文涉及政策、法令、與其他機關業務或須經較長時間協調會辦的複雜案件。B.由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位(秘書室管考科)審查，簽請部、次長或主任秘書核准後，以「案」為單元實施管制。来自貳、文書流程管理（續）文書稽催：A.狹義文書稽催：係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。B.廣義文書稽催；係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。来自貳、文書流程管理（續）四、權責劃分--強調每一成員自我管理每一成員職責各單位收發人員各級單位主管文書單位職責管制單位（秘書室）權責機關首長職責来自貳、文書流程管理（續）每一成員職責：管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會。同一文件請3個單位以上會核，宜複製同時送會。送（收）會外機關公文按速件處理。無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。必須展期時，報請秘書室主管核准。累積展期超過60日以上公文，簽請部、次長或主任秘書核准，並知會秘書室(管考科)列入管制。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。来自貳、文書流程管理（續）各單位收發人員職責：管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。逐日檢查公文處理紀錄，每週列印1次至2次，送承辦人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管參處。来自貳、文書流程管理（續）各級單位主管職責：充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。落實職務代理人制度。對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。對公文時效的優劣案件建議獎懲權。涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。配合秘書室召開公文流程工作研討會。来自貳、文書流程管理（續）文書單位職責：召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。来自貳、文書流程管理（續）管制單位（秘書室）職責：管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主管參考。綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務會報或業務會報，必要時供考績委員會作為升遷考核及年終考績（核）之參考依據。訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處理公文之參考準據。對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議。来自貳、文書流程管理（續）機關首長職責：審核展期超過30日以上之案件。審核專案管制及特殊性案件。責成逾處理時限30日以上者，限期結案。来自貳、文書流程管理（續）五、管制標準（一）各類公文處理時限：密要電報與限時公文暨部、次長交辦急要公文，均應隨到隨辦。最速件或特急件隨到隨辦，不得超過1日。速件以不超過3日為限。普通件以不超過6日為限。答覆立法委員之質詢案件，應不超過20日之期限。（本類公文不得申請展期）来自貳、文書流程管理（續）（一）各類公文處理時限（續）：人民申請案件，按其性質規定之期限為限。人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為「依限辦結」。訴願案件，復審案件應不超過法定期限。監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。院長、部長電子郵件，應不超過3日之期限。来自貳、文書流程管理（續）（二）公文時效計算標準：發文使用日數：從收文次日起算，至發文之日止。使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得與扣除。来自貳、文書流程管理（續）發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。會辦時效：機關內部送會公文，依「最速件1小時、速件2小時、普通件4小時」時限辦理；送會外機關公文以「速件」處理。来自貳、文書流程管理（續）假日之計算：一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類之計算標準，例假日等天數應予扣除。限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假天數。来自貳、文書流程管理（續）改分之計算：機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組）協調判定，俾提昇效率。改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。来自貳、文書流程管理（續）六、本部一般公文處理時限分配普通件：收分文不得逾1日。承辦單位承辦、核判不得逾1日。層轉核判不得逾2日。會辦單位會稿不得逾1日。繕打發文不得逾1日。来自貳、文書流程管理（續）六、本部一般公文處理時限分配（續）限時、最速件、速件：公文各處理過程相關人員均應隨到隨辦，不得留置。限時案件：會核時間每單位以0.5日為限。来自貳、文書流程管理（續）七、公文時效績優人員獎勵為鼓勵本部公文時效績優同仁，年度結束後，由秘書室簽請核給獎勵。各單位實際處理業務之編制內人員、約聘僱人員、借調（借）人員及派遣人員，皆為獎勵對象。以當年度發文＋存查文之平均天數，為推薦門檻。依98年2月12日教育部第78次副主管業務會報決議，自98年度起，獎額由2000元提高為3000元等值獎品之獎勵。来自：文書流程管理實務與常見缺失（行政院研考會提供）缺失現象1處理公文以「先存後辦」或「附件抽辦，文存」方式，逃避時效管制。規定作法宣導正確時效管制觀念，並加強抽查存查及創稿案件分析，防杜逃避稽催情事。来自：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）缺失現象2部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就該類案件進行檢討分析。規定作法對超過處理時限30日以上，未結案件應予個案(件)分析處理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。来自：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）缺失現象3未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產生應有督促作用。規定作法應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際作業，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。来自：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）缺失現象4未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實展期作業，例如展期申請作業欠嚴謹，案件未依規定申請展期。規定作法應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定申請展期期限，利用資訊系統簡化處理流程，並分層授權各級權責主管核決；案件無法於規定時間內辦結，應屆滿處理時限前提出展期；辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延結案日期前不列入稽催範圍。（研考會97年12月修正之「文書流程管理手冊」第五章第三節--七之規定）来自：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）缺失現象5代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。規定作法應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文積壓。来自：文書流程管理實務與常見缺失（續）（行政院研考會提供）缺失現象6登錄歸類及件數統計錯誤，部分非屬質詢案件併入管制列計。規定作法立法