大型会议准备检查清单

序号工作内容描述责任人序号工作内容描述责任人2.6.5□出租车2.6.6□公共交通1.1总负责人2.6.7□自驾车1.1.1确定大会名称2.6.8□签订租赁合同、票务工作安排1.1.2确定大会主持人2.6.9□其他1.1.3初定会议议题和报告人2.7确定现场服务人员总负责人1.1.4确定会议时间2.7.1□确定会场布置人（责任人E）1.1.5确定会议地点2.7.2□音响师1.1.6确定会议参观地点2.7.3□摄影师1.1.7编制会议日程表2.7.4□摄像师1.1.8确定会议邀请内外部对象2.7.5□灯光师1.2□责任人A2.7.6□演示电脑人1.2.1布置编写会议报告2.7.7□设备紧急维修人1.2.2收集汇总报告内容2.7.8□礼品看护人1.2.3布置秘书拟定主持人对报告的评价和汇总2.7.9□停车场车辆引导人1.2.4根据主题报告拟定分组讨论题目2.7.10□餐厅路线引导人1.2.5布置分组讨论的要求2.7.11□VIP车辆停车引导1.3总负责人2.7.12□VIP导引人员及路线选择1.4总负责人2.7.13□宴会主持人1.4.1□确定会议报告布置和会议成果总结人（责任人A）2.7.14汇总会议工作人员名单1.4.2□确定会议预算编制和结帐人（责任人B）2.8会场布置责任人E1.4.3□确定内部名单编制人（责任人C）2.8.1会标及指示牌制作1.4.4□确定嘉宾、领导邀请人（责任人D）2.8.2制作与会人员席卡、证件（含吊绳）、代表证1.4.5□确定会场布置人（责任人E）2.8.3会场摆放布置：主席台、听众席、签到台、盆花1.4.6□确定特殊人员交通交通（责任人F）2.8.4印刷、装订、分装会议资料1.4.7□确定租赁车辆调度（责任人G）2.8.5茶歇安排1.4.8□确定住宿房间安排（责任人H）2.8.6准备奖品、礼品清单，选择礼品堆放点1.4.9□确定宴会安排人（责任人I）2.8.7准备矿泉水、双面胶等自备的会务用品清单1.4.10□确定娱乐活动安排人（责任人J）2.8.8准备供应商提供的物品清单，如文具用品等1.5□责任人A2.8.9制作宴会席卡1.5.1会议影像资料收集整理2.8.10物品清单汇总、包装、运输1.5.2会议分组讨论资料汇总2.8.11现场音响设备确认1.5.3会议要求的总结2.8.12现场摄影摄像设备确认1.6□总负责人2.8.13现场灯光确认1.6.1确定会后学习的内容和方式2.8.14现场演示电脑位置确认1.6.2会后学习、工作任务布置2.8.15现场信号线确认1.6.3会议学习、工作成果收集汇总2.8.16现场播放设备确认1.6.4布置会后工作计划跟踪责任人2.8.17现场录音设备确认1.6.5组织评估会后工作完成情况3.1负责人F2.1责任人B3.1.1□领导、嘉宾用车辆安排2.1.1收集各项活动需要的费用信息3.1.2□备用车辆安排2.1.2根据会议各项活动信息编制并调整会议预算3.1.3□会议工作人员车辆安排2.1.3按照会议进度核对服务内容并结帐3.1.4□领导、嘉宾餐后车辆安排2.2责任人C3.2□负责人G2.2.1根据会议议题确定参加会议的内部人员名单3.2.1行驶路线、时间、集合地点安排2.2.2准备会议通知3.2.2安排车辆清点人数2.2.3通知参加会议人员或发邀请函3.2.3停车场地确认2.3责任人D3.2.4其他参观活动车辆安排2.3.1确定参加会议的领导名单和嘉宾名单3.3□负责人H2.3.2准备邀请函3.3.1制定住宿房间清单2.3.3正式邀请领导和嘉宾，收集反馈3.3.2制定协调住房安排2.4总负责人3.3.3确认入住手续2.4.1确定主会场、分会场数量、选择VIP休息室3.3.4收发房卡2.4.2确定各个会场的人员3.4□负责人I2.4.3确定各会场记录人员3.4.1确定参加宴会人数2.5总负责人3.4.2就餐餐时间确认2.5.1安排现场考察的时间，召集考察人员3.4.3准备自备的食物清单2.5.2签订会场合同3.4.4VIP驾驶员餐饮安排2.5.3考察住宿地点，确定VIP住宿3.4.5宴会音响话筒效果确认2.5.4确认各房间类型所需数量3.4.6节目安排（领导发言、表演、抽奖活动）2.5.5签订住宿合同3.4.7背景音乐选择2.5.6考察就餐地点，确定主桌名单3.4.8上菜时机控制2.5.7签订餐饮合同3.5□负责人J2.6总负责人3.5.1娱乐场所确定2.6.1□租赁巴士3.5.2娱乐场所饮食、服务人员、服务项目预先收集2.6.2□铁路3.5.3舞厅灯光、歌厅音响确认2.6.3□航空3.5.4歌厅、舞厅座位调整2.6.4□水路3.5.5节目安排（领导发言、表演、抽奖活动）可选项三、交通方案确定可选项编制会议预算费用确定参加会议的内部人员确定参加会议的领导和嘉宾组织审议会议报告确定会务筹备组人员会议成果总结会议精神推广会议地点确定会议现场考察二、会务管理一、会议内容管理确定会议议程布置会议报告行程安排特殊人员交通交通租赁车辆调度住宿房间安排宴会安排娱乐活动