机关档案目标管理考评和相关注意事项

咸宁市档案目标管理考评程序及相关注意事项业务指导科2017年3月目录依据性文件档案目标管理考评办法改革变化考评程序及考评打分注意事项共建共享单位相关要求依据性文件中华人民共和国档案法湖北省档案管理条例湖北省机关档案工作目标管理考评办法湖北省企业、科技事业单位档案目标管理考评办法2016全市机关企事业单位档案目标（规范）管理申报通知2016年关于参与主管单位档案达标先进共建共享单位有关问题的说明改革变化一、简化程序原来程序五个步骤：申报、预检、公示、评审、审批六项议程：1、听取档案工作目标管理及自查情况汇报；2、对照考评标准，现场逐项检查；3、审查材料，逐项评议（评分），形成评审结论；4、反馈评审情况；5、宣读评审结论；6、评审组与被考评机关交换意见。改革变化一、简化程序现有程序四个步骤：申报、评审、公示、审批四项议程：1、听取档案工作目标管理及自查情况汇报；2、对照考评标准，严格认真检查；3、审查依据材料，逐项评议打分，形成评审意见；4、评审组与被考评机关交换意见要求被考评单位精简材料汇编。改革变化二、精简材料申报单位在考评中精简申报材料汇编,只报送审批必备的依据性材料,包括:申请验收函、创建工作实施方案(含“三合一”制度)、工作总结(含自查评分情况)、申报审批表、考评表、公示结果和廉政告知书。相关制度、全宗介绍、大事记、机构沿革等放入全宗卷相应类别中管理。与档案整理中介服务机构进行合作的，全宗卷新技术应用类需有整理合同和相关保密协议。改革变化二、精简材料考评单位需准备的材料汇编由以往的18个材料精简为8个。详细图解如下：改革变化三、增加抽查工作《办法》中省档案局负责对市、州及直管市、神龙架林区机关档案工作目标管理省一级以上考评情况进行抽查，（抽查率不低于该地区上年度考评单位总数的10%，并随机抽查所辖2个县直机关）。对于考评质量、考评程序不符规定超过30%的地区或反映问题突出的地区，取消该档案局的考评资格并限期整改。整改合格后申请恢复考评资格。被考评机关没有达到相应等级考评标准的，取消其等级资格。改革变化四、实行量化打分统一实行量化打分考评，即由原来的省特级9条指标定性考评、省一级省二级量化打分考评，统一修改为所有等级一律量化打分考评；（省特级90（含）分以上，无系统95分以上，省一级85-90分（不含），省二级80-85分。#号有15分不考评）。原企业、科技事业单位考评打分保持不变。改革变化五、申报必备条件结合省局新考评标准和咸宁市档案局《关于开展2017年全市机关企事业单位档案工作目标管理等级考评申报工作的通知》咸档案文〔2016〕52号文件精神，下列情况没有达到的，可不予验收：1、申报单位未发生档案违法违纪行为且按规定办理档案登记证。2、各门类载体档案集中统一管理，并按规定向同级国家综合档案馆移交到期档案及其数字化副本；改革变化五、申报必备条件3、档案库房安全符合国家相关要求，近三年没有发生档案安全事故；4、省特级（复查）申报单位直属单位或下一级系统档案工作需全部达到省一级以上；5、档案数字化工作有一定基础。即室藏文书档案（传统方法整理和简单方法整理）、科技档案和专业档案必须建立全文管理数据库。申报考评流程图考评程序六、档案目标管理申报单位验收评审组构成：1.主管部门作为二级单位评审组成员参加。2.市级主管部门作为县（市、区）部门评审组成员。3.参与主管部门共建共享二级部门负责人作为被考评单位成员。4.参与被考评单位达标的中介公司作为被考评单位成员。考评程序六、档案目标管理申报单位验收：必备材料：1.材料汇编（纸质和电子版）2.申报单位目标管理申报审批表3.申报单位目标管理打分表4.廉政告知书档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理确认函七、考评打分指导意见机关档案目标考评评分标准分为五个大项，21个小项。下面对打分标准细节一一说明：七、考评打分指导意见一.组织管理（18分）1领导重视41.档案工作列入领导议事日程。有当年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录（1分）。2.分管领导和有关职能部门工作职责中有档案工作内容（0.5分）。3.本单位发展规划和年度工作计划中对档案工作有明确要求（1分)。4.制定了年度档案工作计划(0.5分)。5.将档案工作纳入本系统年度绩效考核（1分）。2机构人员31.建立了以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络（0.5分）。2.档案员是在编工作人员并保持相对稳定(0.5分)。3.档案员文化水平达到大专以上（0.5分）；持档案工作人员岗位培训合格证书（1分）；近三年年度考核称职（合格）以上(0.5分)。3法制建设21.积极推进依法治档，认真组织学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等法律、法规（1分）。2.组织或积极参加档案法规及业务知识培训（1分）。4制度建设61.制发了本单位或系统档案管理办法并发文（0.5分）。2.制发了系统专业档案管理办法，并得到有效执行（2分）。3.制定了本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等制度，内容规范并得到有效执行（2分）。4.制定了本单位档案分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度），报档案行政管理部门或上级机关审核，并得到有效执行（0.5分）。5.对直属单位或二级单位的“三合一”制度进行了审核把关，有依据材料（0．5分）。6.制定了本单位档案安全管理应急预案（0.5分）。5组织协调31.积极参加档案行政管理部门组织的活动（1分）。2.对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导有记录（2分）。※七、考评打分指导意见注意事项：1、需见相关佐证材料，如：相关文件、制度、档案登记证、档案员证、档案学会会员证等。2、将精准扶贫、土地确权、国有林场改革等内容纳入了本单位的档案分类方案、保管范围、保管期限表（“三合一”制度）中，并报档案行政机关或上级部门审核。七、考评打分指导意见二、硬件建设（13分）6档案用房51.档案库房与办公室、阅档室分开（1分，单位小，没有专门的阅览室可不扣分）。2.库容满足今后10年以上档案保管的需要（1分）。3.库房建设符合档案保管要求（1.5分），库房楼层及方位有利于保护档案（0.5分）。4.实物档案陈列室的建设符合《湖北省机关档案工作业务建设规范》要求（1分）。※7设施设备61.有符合要求且能正常使用的消防报警、安全监控系统（2分），灭火器材在有效使用期内（0.5分）。2.库房配备铁门、铁窗及防紫外线、防有害生物设施并防护效果良好（1分）。3.库房配备满足工作需要的空调机、除湿机、温湿度记录仪，功率与空间匹配运行状况良好（1分）4.配备有刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等档案工作所需设备（1.5分）。8档案装具21.档案库房内安装了符合标准的档案密集架或档案柜架（1分）。2.档案整理和保管装具（卷、盒、夹）符合标准，特殊载体档案有安全适用的专用装具（1分）。七、考评打分指导意见注意事项：档案库房需三室分开，需建立实物陈列室（荣誉室），实物陈列室建设见《湖北省机关荣誉室建设指导意见》。需有安保监控、烟感报警器、除湿机、防磁柜等保管档案的设施设备，档案装具需符合国家标准要求。七、考评打分指导意见三、基础业务（27分）收集归档81.归档文件的制成材料和书写材料符合要求（0.5分。抽查发现1处不符合要求扣0.1分，所负分值扣完为止。下同）；归档文件中保存有收发文处理签和发文定稿（0.5分。抽查发现1处扣0.1分）。2.各门类档案资料归档及时，收集齐全完整、集中统一管理（共7分。文书、科技、会计、声像、电子、实物档案、专业档案各1分。抽查发现1处扣0.1分）。整理工作71.文书、科技、会计、专业档案分类科学（0.5分），组卷（分件）合理（0.5分），保管期限划分准确（1分），排列有序（0.5分），编号规范（0.5分），目录齐全（0.5分），备考表填写完整（0.5分），装订、装盒符合规定（0.5分），整齐美观（0.5分）。以上各项抽查发现1处扣0.1分。2.声像、电子、实物档案及资料整理规范（2分，抽查发现1处扣0.1分）。档案保管61.档案柜架标引醒目（0.5分），有档案存放示意图（0.5分）。按《全宗卷规范》（DA/T12-2012）建立了全宗卷（1分）。库房内清洁卫生，无虫、霉、潮湿及杂物堆放现象（0.5分）。2.重大节假日前对档案库房进行了安全检查并有记录（0.5分），温湿度控制达到国家规定标准并记录齐全（1分。连续3个工作日不达标扣0.1分），及时更换预防虫、霉药物并定期对档案库房杀虫灭菌有记录（0.5分）。3.对档案专用设备建立了台账(0.5分)；各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续齐全（1分）。统计鉴定31.及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报（0.5分）。2.成立了档案鉴定小组（0.5分）。3.开展了到期档案鉴定和向档案馆移交档案解密鉴定工作（2分）。移交销毁31.各机构按时向本单位综合档案室移交档案，交接手续齐全（1分）。2.及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件和公开信息（1.5分）。3.销毁档案有清册，审批及监销手续齐全（0.5分）。七、考评打分指导意见注意事项：档案七大门类收集需齐全完整，即：文书、科技、会计、声像、实物、电子、专业档案。各门类档案整理要符合国家最新的整理规范。建立全宗卷。各类台账记录齐全完整，做到管理常态化。统计鉴定、移交销毁需成立相应的领导小组并按程序完成相关工作。全宗卷的规范整理：全宗卷根据《中华人民共和国档案行业标准—全宗卷规范》DA/T12—2012相关要求，全宗卷内容分为八大类。1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等全宗卷的规范整理：全宗卷1.3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。2.4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。全宗卷的规范整理：全宗卷1.6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。全宗卷封面全宗卷背脊全宗卷文件目录档案介绍类全宗卷文件目录档案收集类全宗卷文件目录全宗整理类全宗卷文件目录全宗鉴定类全宗卷文件目录全宗保管类全宗卷文件目录全宗统计类全宗卷文件目录全宗利用类全宗卷文件目录全宗新技术应用类七、考评打分指导意见四、档案信息化（29分）工作条件51.建立有机关办公与档案管理协同发展的内部局域网（2分）。※2.配备了档案管理专用计算机及先进的网络化应用软件（2分）。3.配备了档案数据管理专用服务器（0.5分）。※4.档案人员会操作使用计算机及档案管理应用软件（0.5分）。数据管理151.各门类档案目录数据库建立齐全（3分）。2.建立了全部文书、专业档案（短期或定期10年除外）全文数据库（满分6分；按室藏档案数字化比例得分；低于50%不得分）。3.建立有照片、音频、视频档案多媒体数据库（2分）。4.实现了OA系统及各专业管理系