不符合项整改指南

不符合项整改指南一、目的为便于认证企业正确理解不符合项整改要求，特制定本指南，以指导企业规范、有效、高效处理不符合项。此文件作为认证企业实施不符合项纠正措施、审核组验证不符合项纠正措施有效性及技委会评定不符合项整改是否符合要求的通用指南。二、不符合项整改基本要求1、应从以下几方面进行整改1）原因分析找出问题产生的原由，可能的原因有：资源配备问题；职责不清；管理方法不当；工艺技术问题；文件规定有问题；责任心不强，未按文件执行；操作出现问题；培训效果不佳，如对文件、国家法规等理解不透彻。2）纠正为消除已发现的不合格所采取的措施，如：岗位记录填写不规范时应立即按规定填写；现场操作人员未按规定佩带安全防护用品应立即按规定佩带等。3）纠正措施/预防措施根据分析的不合格原因，确定并实施纠正措施，如：资源配备问题：采取的措施为增加、改造设备，更换人员；职责不清问题：采取的措施为明确职责、权限；改变管理体系；管理方法不当问题：采取的措施为改变管理方法；工艺技术问题：采取的措施为工艺技术改进；文件规定不合理问题：采取的措施为修改文件；责任心不强，未按文件执行问题：采取的措施为加强责任心教育，培训；操作出现问题：采取的措施为培训等；培训效果不佳问题：采取的措施为重新培训，调整师资；除了所指出的问题，企业举一反三检查相关活动、区域、人员、文件制度、部门是否还存在类似的问题，一并整改。企业还应考虑纠正措施的效率和有效性，在实施过程中应进行检查。4）评审纠正措施的有效性对纠正措施的计划和实施的有效性应予以评审，以决定是否需要采取进一步的纠正措施。2、证实性材料企业整改完成后，附上相对应的证实性资料，比如新补充的文件制度、修改后文件、培训记录、调整后的运行记录、照片等。三、不符合项整改提供材料要求【注意：提倡企业提供电子版整改材料。监督项目整改材料直接发送组长；初审、复评、扩大等需要换发证书的项目整改材料发送组长确认后再发往中心邮箱[e-mail]】1、提供电子版整改材料的要求所有整改材料应放在一个文件夹内，文件夹名称为“×××公司整改材料”，发送时要进行压缩。文件夹内包括：整改后的不符合报告、见证材料。不符合报告的填写要求（1）企业需在不符合报告电子版（word文件）上完成原因分析及纠正措施、企业验证两方面的内容。（2）电子版填写即可，无需手写后再扫描。见证材料的要求（1）如果是检验报告等纸质材料的可采用扫描或手机拍照，如果是红头文件等也可采用提供PDF格式文件，如果是电子文件可提供word或excel文件。（2）所有文件均要用中文命名，命名应能代表该文件基本情况，如检验报告1、培训记录1等（不得以照片1、文件1等通用方式命名）。2、可以接受的见证材料1）以下见证材料可以接受,如：当不符合问题为未进行外部强检时，应提供检测/检定后的报告。【注：仅提供检测（检定）计划/合同/交费发票是不可接受的。】当不符合问题为现场的，应提供整改后的照片。当不符合问题的整改内容涉及到培训时，提供培训实施记录/培训纪要或年度培训计划。当不符合问题为未购买CCC标签/未办理CCC标志批准书时，提供购买凭证/新的标志批准书。当不符合问题的整改内容涉及到更改文件时，应提供更改后的文件。2）当强检结果为不合格时，企业应对此采取相应措施，并提供措施材料。四、不符合项整改时限要求及超期处理措施1、初次审核不符合项整改超期从审核结束之日起（下同），在3个月内能提供符合要求材料的，可予以批准；超过3个月但不超过9个月能提供符合要求材料的，需进行跟踪审核（另行收取跟踪审核费），审核通过后可予以批准；超过9个月的，不予批准，技委会做出评定不通过的结论并书面告知企业。CCC按相应实施细则中的规定执行。2、监督审核不符合项整改超期将导致证书暂停，暂停期限最长为3个月，逾期仍未整改关闭的将撤销证书。3、企业未按时整改的，审核组长应向技委会提出书面处理建议，由技委会做出最终决定。五、示例不符合报告编号：15000QC受审核方××××水泥有限公司陪同人员×××依据标准①GB/T19001－2008④水泥产品认证实施规则②GB/T24001－2004⑤其他：③GB/T28001－2011审核日期2015-1-1审核部门/区域制成车间不符合事实陈述查2014年12月20日“水泥配料通知单”，从11：30起由生产P.C32.5改为生产P.O42.5R，该通知单中未规定洗磨要求；同时查看当天的“水泥粉磨操作记录”也提供不出洗磨证据。不符合标准①7.5.1款不符合性质：■一般□严重审核员王××组长李××受审核方管理者代表签字张××对不符合项的纠正/纠正措施要求：■进行纠正、采取纠正措施并提供证实性资料，于30日内完成，审核组对证实性材料进行验证；□进行纠正、采取纠正措施并提供证实性资料，审核组在接到材料后日内对纠正措施实施的有效性进行现场审核验证。原因分析、纠正、纠正措施计划:原因分析：由于在“水泥粉磨作业指导书”中未对从“低改高”的情况做出相应规定，致使岗位人员对此要求不熟悉，在“水泥配料通知单”、“水泥粉磨操作记录”中均未进行记录。纠正：从即日起凡是涉及“低改高”的情况岗位人员均需在“水泥配料通知单”、“水泥粉磨操作记录”中体现。纠正措施：1.“水泥粉磨作业指导书”进行修改，对更换品种尤其从“低改高”的洗磨等相关要求做出规定；2.组织对相应岗位人员（尤其是生产岗位、检验岗位）培训“水泥粉磨作业指导书”，熟知此方面要求；3.加强监督考核，是否按照规定执行。见证材料：1、修改后的“水泥粉磨作业指导书”。2、人员培训纪要。3、1月10日、15日分别从P.C32.5改生产P.O42.5、P.C32.5R改生产P.O42.5R的“水泥配料通知单”、“水泥粉磨操作记录”（洗磨情况记录）。受审核方管理者代表验证：整改已完成，结果有效。签字/日期:张××2015.1.20审核组对纠正/纠正措施的验证意见：验证人签字/日期:说明：1、整改时限见表格中的蓝色字体部分，如本示例中的整改时间为30天，那么整改完成时间（以企业管理者代表验证时间）应不超过审核结束日30天。2、企业应参照示例中的红色字体内容完成自身不符合项的整改。