会议管理(半天版)

刘峰松会议管理刘峰松PPT为什么要开会为什么有人不喜欢开会为什么会议会拖沓、扯皮为什么开会时都喜欢坐在后面为什么开会时领导的座位都安排在前排我们有什么必须每时每刻都放不下的事我们为什么会放任别人议论自己的议题为什么我们心甘情愿地执行自己不在场的决议课前导入刘峰松PPT会前因素•明确会议目标•确定与会人员•制订会议议程•选择会议方式•安排场地/设备•会议/议程通知影响会议效率的因素会中因素•准点开会•营造氛围•合理控制节奏•遵守会议守则•遵守人员角色•遵守议程•总结会议成果•准点结束会议会后因素•分发会议纪要•会议文件存档•跟进回忆决议刘峰松PPT高效会议的特征只有在必要时才召集好好筹划拟定和分发议程表事先分发发言大纲遵守议题、议程、时间一切按部就班对相关议题有经验的人出席有评论、有归纳记录所有决定、建议和负责人刘峰松PPT会议流程通知开会准备会场、设备、资料签到入座准点开会（谁都不等）宣布开会再次强调议题、议程进入议程总结会议成果散会整理会场会议规范刘峰松PPT一般纪律提前进场不擅自插嘴不跑题不纠缠不中途离场不接听电话不走神不作其它事情不过分发泄情绪认真倾听仔细记录会议规范刘峰松PPT营造和谐气氛按照议题、议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的言论、资料帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的现象保持中立制止与议题无关的争辩与讨论制止纠缠与扯皮会议主持人守则刘峰松PPT发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻自信在要点处加大音量与会者的责任刘峰松PPT会前确定议题与议程；议题与议程与与会各方协商；议题与议程必须明确；议题与议程易于执行与监控；与会各方提供发言提纲、时间；确立的议题与议程须正式通知与会方。议题与议程的确立刘峰松PPT职责所在做事细致周到有一定诚信度对与会各方比较熟悉有能力组织会议资源会议组织者的确定刘峰松PPT主持人的确定有相当高的地位与与会各方有领导关系有较高的威望对议题有详细的了解逻辑思维与辩证思维严谨处事客观、公正刘峰松PPT能够对决议能否达成负责有发表意见的意愿能够理解其他人的意见有立场、有原则有沟通与交流的技巧参加与自己有关的议题、议程（阶段性与会）参会人员选择刘峰松PPT上午8:00~9:00发言的欲望尚未唤起，不宜让与会者对提议有太多回应与分析上午9:00~10:00适合一对一面谈，也是进行业务会谈的最佳时机上午10:00~12：00适宜集思广益下午3：00~5:00最好不要安排会议尽量少打搅与会者按照正常工作安排已经安排好的工作会议的时间安排刘峰松PPT会议准备的5W1HWHY：会议目的WHAT：议题WHO：与会者WHEN：日期及开始/结束时间WHERE：地点、设施、设备HOW：规章制度刘峰松PPT邀请与会人员确认与会、请假、缺席的人员；提醒与会人员带上与会资料；确认会场；检查会议设备、设施准备背景资料准备会议发言大纲预先设定可能的冲突与应对方案会前准备刘峰松PPT将会议资料发到参会人员手上。如果是公司网站、OA上公示或者发到邮箱、共享文档上的资料，必须要求每个人确认已经看到确认参会者阅读并且理解了资料会议资料刘峰松PPT会议准备工作核对单会议准备工作核对单了解会议的目的是否准备会议名签是否一定要开会是否安排交通工具确定会议的形式是否安排与会者住宿安排会议的议程是否发出了会议通知决定会议的时间确定视听教材确定会议的主持人确定辅助教材决定会议的地点准备会场周边位置图是否确认发言大纲是否要求与会者准备资料研究会场如何布置确定自己人的相关资料确定出席人数是否安排会后娱乐项目并做好事先通知安排出席者座位其它会议物料是否准备刘峰松PPT确认自己在会前收到的议程表对自己负责的议题充分了解，并有充分法资料提供给其它与会者除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见努力去了解其他与会者对议程上议题的观点以及背景资料对于可能的反对者、疑问者事先沟通与会者的准备工作刘峰松PPT如何做开场白3~5分钟发言，系统简洁介绍会议目的等事项；内容：会议目的、议题与议程、时间安排、议事方式、纪律规则、指定会议记录者等可以寒暄，缓解与会者紧张情绪主持人的会议管理刘峰松PPT如何分配发言时间遵守议程依次发言提议、新观点在前提议、阐述时间充裕附和、复述时间短主持人的会议管理如何掌握议事进度遵守议程不求每人一次性有结论观点清楚了就行节奏紧凑不给跑题、扯皮以时间如何圆满结束会议必须有结论必须有方案必须有责任人必须有跟踪与监督承认分歧就解决分歧有议案刘峰松PPT会议控制宣布会议纪律；手机静音、震动、关闭或不得使用手机；强调执行议程；跑题时及时纠偏；议程外话题记录在案。另选时机协商；不能决议的内容不的纠缠。执行完既定议程后再议；会议任务完成者可先行离开。刘峰松PPT意外情况处置非语言性暗示探询、总结、测试了解程度提醒议程将别人的话题带入议题非语言性打断重复问题短暂沉默刘峰松PPT如何对待会议中的麻烦制造者跑题者•跑题者•强调议程•重申会议纪律•短暂沉默否定者•反问•打断•执行会议纪律过敏者•点名发言•重复问题自赏者•提示议程•暗示结束•及时总结革命者•重申议程、议题刘峰松PPT必须有决议，必须有人负责；决意要明确、可行；如果会议上暂时无法形成具体的决议案，可以商定会后的议事方式、时间；与会各方须遵守决议；缺席者视为自然认可会议决议；会议决议行文并发到每一个与会者、相关方；会议中有不一致的意见，可以记录、存疑、再议。会议决议刘峰松PPT会议决策方式彼得德鲁克决议法•用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识•列举或图示各提案开始讨论•客观比较各提案优劣，避免意气之争•估计各提案获益•评估有无采集更多参考资料的需要•征求反对意见•以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各提案之认同•对提案做适当的修正与妥协•确认议事结果•组成或指定议案执行的监督单位刘峰松PPT会议决策方式四种群体决策权威决策•最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定•适宜：组织授权团队领导人作最终决策并全权负责•不宜：当团队领导人希望团队成员接纳并支持决策时少数服从多数•多数成员同意提案，以民主原则为基础•适宜：时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时•注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入共识决策•所有成员都不同程度地支持某项决议，每个团队成员都有否决权•提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等•注意：如果决策时间有限或团队成员不具备决策技巧时，决策难以形成刘峰松PPT会议决策方式四种群体决策无异议决策•所有成员对决策完全赞同•当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策•无论团队具备怎样的经验，无异议决策都很难到处。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。刘峰松PPT会议文字记录资料重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录内容全面而准确会议记录应有组织的整理将会议记录发送给与会者刘峰松PPT会议记录记录者重要性仅次于主持人记录发言与决议维持议程观察员刘峰松PPT探寻真实的意思表达询问错过的词句引导面向议题与议程的讨论确认记录真实正确记录过程中的话术技巧刘峰松PPT会议跟踪主持者的跟踪请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失刘峰松PPT指定部门专职负责会议决议执行情况的跟踪；发现问题及时沟通、及时记录、及时汇报；需要调整对决议的执行方案时须征求相关方意见并知会跟踪责任人；跟踪必须闭环；跟踪必须针对结果有处置措施；跟踪结果、处置措施、处置结果在下次会议时公布。会后跟踪刘峰松PPT会议低效的原因时间安排欠妥：比如周一上午与周五下午临时会议太多，影响正常工作安排重要人员缺席，议题无法讨论或无法定论会议地点安排不妥，受打搅会议对象安排错误主持人无法控场跑题或纠缠议题外问题会议准备工作不充分开会目的不明确、无决议、无决议跟踪者刘峰松PPT必须召开的会议必须把信息同时告诉很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派工作刘峰松PPT2015-11-28刘峰松