办公室公文处理常识与技巧

明德正行博学多能办公室工作方法与艺术办公室公文处理常识与技巧主讲人：肖守德2011年9月13日明德正行博学多能教学内容概述公文的文种及写作要求公文格式行文规则公文处理程序公文归档管理明德正行博学多能一、概述“公文”与“公文处理”的定义《国家行政机关公文处理办法》简介公文制发的要求公文的作用明德正行博学多能⒈公文：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。⒉公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。（一）公文与公文处理的定义明德正行博学多能2000年8月24日，国务院以国发23号文发布了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)，并于2001年1月1日起实施。而此前执行的《办法》是由国务院办公厅于1993年11月21日发布的。新《办法》与旧的相比，有四个明显特点。（二）《国家行政机关公文处理办法》简介明德正行博学多能⑴发布机关规格高，由国务院直接颁布，更具权威性。⑵强调了领导干部要高度重视公文处理工作(《办法》第六条)。⑶注重与国际惯例接轨，如规定公文用纸统一用A4(《办法》第十二条)。⑷更注重公文的规范性。对公文的行文规则、发文办理、收文办理、公文的归档与管理都提出了更为明确具体的规定，使公文处理工作更加规范。新《办法》的四个特点明德正行博学多能第一章总则（第1--8条）第二章公文种类（共13种）第三章公文格式（第10--12条）第四章行文规则（第13--23条）第五章发文办理（第24--29条）第六章收文办理（第30--37条）第七章公文归档（第38--43条）第八章公文管理（第44--53条）第九章附则（第54--57条）新《办法》的主要内容明德正行博学多能（三）公文制发的基本要求⒈要有目的；⒉要有使用范围；⒊要有严格的制发程序和规范的体式。明德正行博学多能（四）公文的作用⒈领导和指导作用⒉行为规范的作用⒊交流和联系作用⒋宣传和教育作用⒌依据和凭证作用⒍档案和史料作用明德正行博学多能二、公文的文种及写作要求公文分类及文种写作基本要求各种文种的特点及写作要求明德正行博学多能1、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。2、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知、函。3、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件，这类文种较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。（一）公文行文分类明德正行博学多能（二）公文文种命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要明德正行博学多能（三）公文写作基本要求⒈标题：发文单位+事由+文种⒉正文：⑴目的明确；⑵围绕主题；⑶层次清晰；⑷语言精练；⑸用词准确；⑹首尾呼应。明德正行博学多能（四）各种文种的特点及写作要求重点介绍公文文种：一、通知二、请示三、批复四、函五、通报六、报告七、会议纪要明德正行博学多能写好公文，要把好四关把好行文关。解决发不发的问题。把好格式关。解决公文的外观形式（文种选择、用纸格式、文面格式和排版、印刷与装订格式）。把好文字关。做到准确、简明、朴实、规范。把好内容关。符合法律法规，材料真实，判断准确，内容完善，主题鲜明。明德正行博学多能通知的特征及写法用于发布法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。常见的几类通知：会议通知；布置工作的通知；交流情况或信息的通知；印发或转发类通知；传达领导意见或任免人事的通知。通知应包括以下内容：被通知者；发出通知的目的，通知的事由；通知的具体要求；通知的发出者。明德正行博学多能请示的特征及写法请示的特点：上行文（被监管单位的机构市场准入方面的文件？）、自己职权范围内无法答复、请上级或业务主管部门表明态度。请示为事前行文。报告中不得夹带请示事项。向谁请示，请示事由，为什么请示，请示者的基本看法，请示者的要求。明德正行博学多能批复的特征及写法与请示的对称发文。批复与批示的区别。对请示内容可全部同意，也可部分同意或全部不同意，但批复要清楚，不会产生歧义。明德正行博学多能函的特征及写法函的运用非常广泛。“函”与“函的形式”的区别。不相隶属的机构之间询问、请示类事项的处理。明德正行博学多能通报的特征及写法适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。典型通报（表彰或批评的通报）。主要事实，分析评价，表彰或处分决定，希望或要求。情况通报。通报的情况，原因分析，希望要求。明德正行博学多能报告的特征及写法适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。报告为事中或事后行文。明德正行博学多能会议纪要：会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。会议纪要特征及写法明德正行博学多能范例：情况报告关于××××××的报告根据××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：×××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。××××委××××年×月×日明德正行博学多能范例：请求批准性请示关于XXXXXXXX的请示国务院：近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。全国政协。。。。。问题报告如下。一、关于建立中国工程院的必要性。（略）二、关于组建中国工程院的一些原则。。。。。。。（七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略）三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）以上请示当否，请批示。附件：工程院筹备领导小组名单。（盖章）二〇〇九年六月十九日明德正行博学多能范例：通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函[1993]2号国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日明德正行博学多能范例：答复事宜函××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函市政办函[1996]40号市市容环境卫生管理局：你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。……按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。……你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。此复××市人民政府一九九六年十月七日明德正行博学多能范例：交流型会议纪要××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要由××科技大学、××电讯工程学院组织筹办、经××市科学技术委员会批准，于19××年×月×日。。。会上，××市物理学会常务理事××同志首先向大会宣布××市科学交流中心主任张×同志讲了话……。会议邀请了××大学物理系固体物理教研室主任刘××副教授作……专题报告；中国科学院××分院张××。。。。。。会议决定：一、于19××年下半年举办一次“荧光分析”专题讨论会。由××。。。。。二、于19××年举办一次“计算机在X射线分析中的应用”讲习班，由××。。三、19××年在××市举行第四届学术交流会，由。。。。为了迎接第四届X射线衍射分析会的召开，会议要求。。。。会议经过与会代表的共同努力，收到了预期效果，取得了圆满的成功。××物理学会X射线专业委员会一九××年×月×日明德正行博学多能（五）其它公文写作公文有广义与狭义之分。狭义的公文是指党政机关形成的具有法定效力与规范体式的文书，即上述的13类文种。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在公务活动中形成的有一定格式、内容完备、具有现实效用的应用文。本章主要介绍这一类的公文。主要有：工作总结、调研报告、领导讲话、庆典致辞、学术论文等等。明德正行博学多能A.写作人员的素质要求⒈较高的理论水平；⒉较强的逻辑思维能力；⒊善于归纳分析提炼；⒋熟悉业务；⒌有创新思维能力；⒍文字表达能力强；⒎有吃苦精神。明德正行博学多能B.写作的基本要求⒈主题突出；⒉贯穿主线；⒊层次清晰；⒋切中要害；⒌力求新意；⒍语言精确。明德正行博学多能明德正行博学多能C.写作的基本程序⒈详细掌握情况；⒉打好腹稿（大脑构思）；⒊拟定提纲（各主要部分及要点）；⒋讨论或征求意见，修改提纲；⒌围绕提纲进一步筛选和补充资料；⒍着手起草；⒎征求意见；⒏修改提高。明德正行博学多能D.写作的一些技巧⒈拿来主义⑴有关文章、资料⑵先进地区、先进单位的超前做法要求：结合当地、本单位、本专业实际进行提炼与深加工，切忌全单照收、生搬硬套。明德正行博学多能⒉标新立异⑴学习新精神，明确新任务；⑵吸收新观念，形成新思维；⑶拓展新视野，提出新观点；⑷研究新问题，提出新举措。要求：创新要注意可行性，不要不着边际，天马行空。明德正行博学多能⒊实事求是、有的放矢⑴当前形势；⑵当地、本单位情况；⑶本行业实际；⑷存在的问题。要求：要有很强的针对性，切忌照抄上级文件，更忌空谈，说一些大话、空话、不着边际的话。明德正行博学多能⒋高瞻远瞩⑴全球、全国的高度；⑵全行业的高度；⑶全局的高度；⑷战略的高度。要求：站得高看得远，但关键还得回到眼前和实际。明德正行博学多能E.具体写作要求⒈工作总结⒉调研报告⒊工作计划明德正行博学多能⒈工作总结⑴基本要求①突出重点；②实事求是；③提炼升级；④找准问题；⑤措施得力明德正行博学多能⑵结构要求①概述；②总结的主体部分；③问题与不足；④下一步工作思路（任务、措施）及建议。明德正行博学多能⒉调研报告⑴基本要求①以客观事实为依据；②进行科学的分析归纳；③注重经验的总结与问题的剖析；④注重典型性与指导性；⑤观点明确以事论理。明德正行博学多能⑵结构要求①概述；②成绩或基本情况；③问题；④建议。明德正行博学多能⒊工作计划为完成某项任务而拟定的目标、要求、措施、方法、步骤等，包括：计划、规划、方案、要点、设想等等。⑴基本要求①目标明确；②步骤具体；③突出重点；④切实可行；⑤责任明确。明德正行博学多能⑵结构①指导思想，或目的意义；②目标、任务要求；③任务分工；④工作措施；⑤工作步骤或进度安排。明德正行博学多能⑴基本要求①要了解领导的思路；②要站在领导的高度；③要符合领导的口气；④要展现领导的风采；⑤要求实求新。⒋领导讲话明德正行博学多能⑵结构要求①报告式（三部分：成绩、问题、要求;工作总结、今后工作思路或任务、保障措施;工作总结、提高认识、采取措施）②问题式（谈几个问题、谈几点意见）明德正行博学多能基本要求:①要简短；②要贴切；③要出彩；④要有激情；⑤要体现礼节要求。⒌庆典致辞明德正行博学多能结构：①会议的时间、地点、会议名称②会议的议题或议程③参加对象④会议要求⑤联系人及联系方式⑥落款⒍会议通知明德正行博学多能三、公文格式公文的组成公文标识公文的印刷要求明德正行博学多能公文的组成用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，正文称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其