项目维修资金使用方案

关于XXXX项目维修资金使用方案报批的请示公司领导：XXXX项目自2008年12月交付使用至今已有5年时间，由于交房时间长，目前设施设备老化严重，维修维护费用已大大超过项目承受能力。现根据《成都市物业管理条例》、《成都市房屋使用安全管理条例》、《成都市城市住房专项维修资金管理暂行办法》和《成都市城乡房产管理局关于进一步做好房屋专项维修资金使用监管工作的意见》等相关法规规定，项目已具备使用维修资金条件，且在2013年备案已完成，故XXXX项目计划于2014年提取专项维修资金进行项目维修整改支出。为确保此次改造及后期工作的顺利开展，项目拟定《XXXX项目建筑区划房屋专项维修资金使用方案》（详见附件）及《XXXX专项维修资金紧急使用预案》（详见附件），现将此方案上报，请领导审批。妥否？请批示！附件1：《XXXX项目建筑区划房屋专项维修资金使用方案》住宅及商业物业管理事业部XXXX物业服务中心二〇一四年二月十五日附件1：XXXX项目建筑区划房屋专项维修资金使用方案批准：审核：编制：2014年2月15日XXXX建筑区划房屋专项维修资金使用方案【项目情况】：XXXX项目2008年12月竣工并交付，已投入使用五年有余，现目前设施老化严重，已严重影响了小区品质、安全、管理及业主的正常生活。为保障房屋共用部位、共用设施设备正常使用、及时消除安全隐患，根据《成都市物业管理条例》、《成都市房屋使用安全管理条例》、《成都市城市住房专项维修资金管理暂行办法》和《成都市城乡房产管理局关于进一步做好房屋专项维修资金使用监管工作的意见》，且结合为公司维修资金后期推广使用提供参考依据，而统一建立维修资金紧急使用预案及相关问题解答说辞，特制本案。【使用依据】（1）成都市物业管理条例；（2）成都市房屋使用安全管理条例；（3）成都市城市住房专项维修资金管理暂行办法；（4）成都市城乡房产管理局关于进一步做好房屋专项维修资金使用监管工作的意见；（5）房屋共用部位、共用设施设备维修项目分类等政府支持性文件。【使用项目】：XXXX项目2008年12月竣工并交付使用，目前门禁系统、监控系统、倒闸系统、总坪路面塌陷、外墙抹灰层脱落、单元门及相关公区设施等最为严重，修复难度大，且维修费用成本逐年巨增，作为低利润率物业行业跟本无力承担。为保证小区安全、高品质感和物业的保值增值，需及时启用维修资金更换、维修和新增此批系统；此举不但减轻后期维修成本，同时小区所有业主都将直接受益，从而提升客户满意度，同时企业品牌力及区域影响力从很大程度上延升和扩大。【使用组织】：组长：曾卫东（业主委员会主任）；职责：负责维修资金启用总体把控、风险控制、外部对接、方案确定与申报、工程验收等工作。副组长：何芸（业主委员会副主任）、职责：协助组长工作，并主要负责宣传、摄影、会议组织、施工过程及质量把控等工作；执行组长：王长保；职责：全面协助和配合组长、副组长工作，具体执行维修资金的启用工作；小组成员：业主委员会成员（朱兆波、胡国银、罗福文）、李杰、杨丛芬；配合人员：项目全体员工【更新、改造及维修明细】：建筑区划名称为：蓝光·XXXX，位于金牛区化成街道办事处、乡（镇）人民政府蜀蓉路39号附/号。因公区设备老化的原因，将对小区总坪路面塌陷、外墙抹灰层脱落、监控、天台防水、大门外移（业委会强烈要求）、电梯主机漏油、门禁、道闸系统等设施设备进行（维修\更新\改造）。具体内容如下：1、预算资金的组成：本次预算金额为71.25万元,具体如下：(1)改造蓝光XXXX视频监控系统及维修单元门禁系统项目，预算金额为￥0.95万元；（项目安防盲点较多，存在诸多隐患；同时XXXX门禁系统使用期限较长，设备已无法满足目前高频率使用状态，且存在较大的外来人员管控风险，故从后期安全及品质考虑，建议启用维修资金对XXXX监控系统及大门门禁进行改造。）(2)改造蓝光XXXX电梯主机漏油项目，预算金额为￥15.8万元；（为了项目安全运营及全体业主的安全着想，项目共计18部电梯，现有14部电梯主机由漏油现象；如长时间漏油可能导致电梯滑梯等不可预测的安全隐患。）（3）维修羽毛球场、五栋侧路面、四栋后化粪池边地面塌陷项目，预算金额为￥5.0万元；（目前项目羽羽毛球场、五栋侧路面、四栋后化粪池边地面塌陷严重，凹凸不平，存在严重安全隐患，且影响现场品质和感观，现需对地面进行从新垫土铺砖处理；）（4）维修蓝光XXXX顶楼装饰墙抹灰层脱落项目，预计金额￥8.0万元，（此项工作急需进行处理，由于项目属于超高层项目，屋顶抹灰层脱落严重影响项目进出人员安全；且此项工作属于高空作业，施工难度较大，项目8个单元均存在此现象。）（5）改造蓝光XXXX停车场道闸系统项目，预算金额￥15.0万元，（项目自交付已5年有余，停车场系统老化，现基本不能正常使用，为了小区业主停车安全，且规范小区停车，确保安全的同时提升现场服务品质。）（6）维修蓝光XXXX顶楼防水项目，预算金额￥7.5万元；（由于受到地震影响，屋顶大部分防水受到影响，导致顶楼业主室内有漏水现象，现项目6栋及1栋1单元有漏水较为严重，项目联系施工单位，由于该单位不愿意进行处理；项目已将质保金进行扣款使用，但不能进行全部处理，由于此笔费用较低只有启用维修基金进行维修；）（7）对蓝光XXXX项目大门外移项目，预算金额￥20.0万元；（业委会强烈要求，在2014年对项目小区大门进行外移，提升项目品质；将原有打大门进行拆除，将大门移至豪门下面，将小区中庭面积扩大。）【一般性专项维修资金使用流程】：时间步骤实施内容执行单位责任人协助人备注2014.2.26成立专项维修资金矩阵小组首次会议组织XXXX业委会及业主代表召开维修资金专题会议，成立专项维修资金矩阵小组，并确定维修内容实施纲要。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员2014.3.6咨询区、市房管局、社区及街办专项维修资金启用相关要求及标准根据所确定的本次维修内容实施纲要，征求政府相关部门意见。XXXX物业服务中心矩阵小组组长矩阵小组成员2014.3.12建立维修资金使用相关问题解答统一说辞制定相关问题统一说辞矩阵小组执行组长/《XXXX专项维修资金启用相关问题解答》2014.3.30前维修资金使用先期宣传与造势针对本次改造项目通过与业主的各接解点进行有效引导与沟通，为基金使用奠定基础矩阵小组执行组长客户经理及各部门负责人2014、4、30制定专项维修资金使用方案拟定维修内容、参与维修工程项目机构选择、资金预算、业主意见及申报事宜。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员提供施工单位报价及相关资质证明《XXXX建筑区划房屋专项维修资金使用方案》2014.5.15组织业主委员二次会议确定维修内容、材料品牌选定、操作步骤及相关风险沟通。XXXX物业服务中心2014.5.16-5.27公示专项维修资金具体执行方案告知业主维修内容，征求业主意见。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员社区公告栏张贴海报、数字家园发布信息、在小区挂横幅标语等。2014.5.28-6.28业主表决，收集选票组织项目成员上门收集业主选票及意见。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员及全体配合人员采用集体表决、书面表决、手机短信回复、电子邮件回复等两种以上表决方式。《XXXX房屋专项维修资金使用业主表决意见表》2014.7.15组织业主委员会第三次会议，确定招投标方式组织业主委员会会议，确定招投标方式。XXXX物业服务中心工程管理部、综合管理部介入施工单位报价组织三家单位以上就维修改造内容报价XXXX物业服务中心工程管理部介入2014.7.8组织业主委员会、街办、监理单位及业主代表召开第四次会议公开招投标XXXX物业服务中心工程管理部、综合管理部介入2014.7.9-7.20公示业主表决结果公告维修改造内容业主意见及通过票数矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员及全体《XXXX房屋专项维修资金使用业主表决结果公告》公示维修方案公告专项维修资金使用方案、专项维修资金使用业主表决结果及专项维修资金使用表决意见表。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员小区公告栏张贴海报、数字家园发布信息。2014.7.24申请使用专项维修资金备案房屋专项维修资金使用方案、专项维修资金使用业主表决意见表、专项维修资金使用备案表、专项维修资金使用业主表决结果及公告情况摄影资料、施工单位合同或协议、施工单位营业执照和资质证书、发票或非营性结算统一票据、委托代理人行使表决的应当提供相应的书面证明材料。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员致市房管局维修资金监督管理办公室递交申请《XXXX房屋专项维修资金使用备案申请表（一般情况使用）》2014.7.30专项维修资金使用备案材料审核市房管局维修资金监管办公室办理时限为3个工作日2014.8.3划拨工程预付款市房屋专项维修资金监管办办理时限2个工作。2014.8.15公示专项维修资金使用备案结果房产管理部门在建筑区划内对受理情况进行公告。《房屋专项维修资金使用备案公告》网络平台公方式告2014.8.5-11.5实施工程及验收工程由业主委员会、物业企业、街办、社区或人民政府进行验收。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员2014.11.8验收结果公告将验收结果在社区进行公告矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组社区公告栏张贴海报、数字家园发布信成员息、在小区挂横幅标语等。《XXXX房屋专项维修资金使用验收结果公告》2014.11.18工程验收备案专项维修资金使用备案表（一般情况维修）、专项维修资金使用验收结果公告及公司情况摄影资料、工程结算书、选择维修工程咨询、监理、审计、公证等方式的需提供相应结果公告、发票或非经营结算统一票据。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员《XXXX房屋专项维修资金工程验收意见表》2014.11.29工程验收备案材料审核市房管局维修资金监管办公室办理时限为3个工作日2014.12.15划拨工程尾款市房屋专项维修资金监管办办理时限2个工作。【专项维修资金紧急使用预案制定及推动流程】：【费用预算】：单位：元名称内容费用备注项目宣传费用印制选票纸张、通讯费时间步骤实施内容执行单位责任人协助人备注2014.3.20制定紧急使用预案根据涉及相关业主对小区维修、更新、改造事宜，制定专项维修资金紧急使用预案。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员《XXXX房屋专项维修资金紧急使用预案》2014.4.10-4.20公告紧急使用预案采用通知通告在小区公示栏进行公示，征求业主初步意见矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员2014.5.28-6.28业主表决，收集选票采用书面表决、集体表决、网络投票、手机短信回复、电子邮件等两种以上表决方式，组织项目成员收集选票和意见。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员《XXXX专项维修资金紧急使用预案建立业主表决意见》2014.7.10-7.20已通过的使用预案公告采取通知通告方式对专项维修资金使用预案、专项维修资金业主表决结果、专项维修资金使用业主表决意见表进行公告。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员《XXXX专项维修资金建立紧急使用预案业主表决结果公告》2014.7.24申请存档将已通过的专项维修资金紧急预案备案表、专项维修资金使用预案及相关影像资料、专项维修资金业主表决结果公告及相关影像资料、专项维修资金使用业主表决意见表及相关影像资料至房管局备案。矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员《XXXX专项维修资金紧急使用预案建立备案申请表》存档房管局即到即办矩阵小组矩阵小组组长矩阵小组成员海报、横幅广告布喷绘不可预计费用合计//备注：1、维修资金使用过程中如遇不可控因素，时间可作相应调整；2、维修资金全程启用表格见附件。3、以上费用属预算费用，同时考虑该项成本与业主沟通难度较大，对立意见明显，建议该笔费用由公司列支，同时项目如需支出以上费用将单独报备公示。