企业档案管理业务流程

第四章企业档案管理业务流程本章主要内容企业档案的收集与进馆企业档案的整理企业档案的鉴定与保管企业档案的统计与利用第一节企业档案的收集与进馆收集工作企业文件进馆工作企业产权变动过程中档案的归属与流向国有企业产权变动中档案的流向国有破产企业档案的流向本企业业务职能部门移交文件归档外单位转让或移交企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让面向社会收集、征集相关材料一、收集工作（一）企业档案的收集渠道承办部门将《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量移交清册双方各保留一份（二）归档范围内文件材料的接收接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案根据管理权限接收无法人资格的所属单位档案根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集征集的档案资料（三）有关档案资料的收集企业文件现行期满，系统整理后移交给企业档案馆企业档案馆（室）依法向国家有关档案馆移交有关档案二、企业文件进馆工作（一）企业文件进馆工作有二方面内容以法律法规为准绳，谋求档案信息资源整体效益的最佳化采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制明确进馆范围、质量要求、手续（二）企业档案进馆工作的要求在大中城市规划区内进行建设的企业，按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案处于资产和产权变动中的企业，按照或参考《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，向有关的档案馆移交（三）企业向国家有关档案馆移交档案的范围（四）移交的档案包括两个方面企业资产与产权变动档案企业资产与产权变动过程中形成的档案（五）企业集团档案馆的进馆范围集团总部形成的文件核心企业形成的文件其他成员企业形成的重要档案从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料随实物走收进（寄存）所在地的国家档案馆收进专业主管部门三、企业资产产权变动过程中档案的归属与流向《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》四、国有企业产权变动中档案的流向（一）国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。国有企业与国有企业合并，其档案处置按国有企业之间兼并的档案处理办法办理。（二）国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理等类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案管理部门指定有关的企业代为保管。（一）破产企业属产权范畴的科研、基建、设备、产品档案随产权的变更而转移；其他档案应当移交给企业主管部门管理；无企业主管部门的应当按管理权限移交给市或区县综合档案馆代为保管。（二）破产企业被拍卖的，记载国有资产的档案须经资产评估后以转让给对方；企业党群工五、国有破产企业档案的流向作、行政管理、经营管理档案及会计档案等不需要转让的移交给企业主管部门管理，或由市、区县综合档案馆代为保管。破产企业产权出让给中外合资、合作企业的，不需转让的档案可移交原企业主管部门管理。（三）破产企业档案清理移交工作应当与国有资产清算移交工作同步进行。（四）下列破产企业的档案应当由市或区县综合档案馆无偿接收：历史悠久且在本地区的工商企业发展史上有影响的新中国成立前企业的历史档案已经被市或区县综合档案馆接收进馆的对本地区经济建设曾起着重要影响并具有一定地位和作用属本市、本地区首家破产的第二节企业档案的整理文件材料整理档案整理方法全宗卷遵循文件材料形成规律，保持有机联系，符合有关标准、规范要求文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列不同载体形式的文件材料应分别排列非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明根据需要填写相应目录、备考表等一、文件材料整理制定统一的分类方案分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明根据分类方案设定类别符号明确全宗内档案排列方法根据分类方案拟定档号编制方案二、档案整理方法全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定分类号是根据分类方案设定的类别符号案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号根据需要填写档案盒封面、脊背全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷全宗卷的主要内容：接收、移交目录、记录、说明分类、档号编制方案、说明档案鉴定委员会名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册三、全宗卷安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案情况等管理台账全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等第三节企业档案的鉴定与保管企业档案的鉴定保管工作档案工作设施、设备配置企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。一、企业档案的鉴定从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。保管期限一般分永久、长期、短期。永久:30年以上长期：10以上至30年以下（含30年）短期：10年（含10年）以下（一）文件材料价值的鉴定无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限无保存价值的档案经企业法人代表批准后销毁，销毁清册永久保存档案销毁必须实行两人以上监销（二）到期档案的鉴定保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。档案入库前应去污、消毒、去酸对不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护对一些不利于档案保护的包装物应去除重要档案应考虑异地备份保存二、保管工作（一）档案的保管底图应存放在底图柜中，不易折叠磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内及时补救或修复受损的档案采取防火、盗、光、有害气体、潮、高温、尘、虫等措施区分载体控制库房温度和相对湿度坚持温湿度登记，温、湿度应符合各类载体的保管要求定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患定期核对库藏档案,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明（二）库房管理档案库房―远离存有易燃易爆物品―不在地下楼层或顶层―楼面应满足档案及其装具的承重要求―符合防火、盗、高温、潮、光、尘、虫、有害气体等有关要求―库房照明应采用冷光源荧光灯三、档案工作设施、设备配置（一）设施要求―设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要―档案馆建筑应符合有关标准要求阅览室办公室档案业务和技术用房陈列室（展览室）档案装具―档案柜架应牢固，具有防火、盗、尘作用―磁性载体档案宜采用防磁柜存放―其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中―档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品（二）设备要求库房保护设备—配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备—根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备—必要时配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备日常管理设备—装订机、打印机等设备—除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备—照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备—计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备—根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。第四节企业档案的统计与利用做到统计数字准确无误统计资料按时报送，统计活动符合规范日常统计工作要有台账及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表一、统计工作设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批利用档案应按规定登记，利用效果突出的应进行登记提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案二、利用工作编制多种检索工具满足利用者需要结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业服务举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象