郑州大河包装设备有限公司

郑州大河包装设备有限公司:ERP价值实现过程中的管理变革[1]摘要本案例是配合学习ERP（EnterpriseResourcesPlanning）等企业信息化实施相关知识所作的一个教学案例。要求学员具备ERP、系统规划等相关知识或者正在学习相关知识。本案例侧重于实践教学，目的在于让学员练习系统分析的方法，掌握企业实施信息化的步骤以及分析企业信息化与企业改革之间的关系。本案例简要介绍了郑州大河包装设备有限公司的基本情况和包装行业的竞争特点，描述了该企业以信息化建设为切入点，以解决竞争所需的效率效益问题，在确定企业信息化建设的目标原则后，分析了企业存在的主要管理问题，应用科学的ERP实施教学方法论，成功完成了ERP项目建设任务，并进行持续的管理变革，努力推动ERP项目的价值实现，取得了重要的阶段成果。引言郑州大河包装设备有限公司创建于2008年，是一家开发、生产和销售包装机械及其配套设备的高科技民营企业。主要产品包括自动粉剂包装机、自动液体灌装机、自动颗粒称重包装机、输送机等四大系列十几个品种.产品广泛应用于化工、农药、兽药、饲料、添加剂、食品、调味品等行业.大河公司的产品遍布全国各地公司以诚信为本，竭诚为广大用户提供优质的产品和一流的服务。但是随着大河包装规模的逐步扩大和目前竞争激烈的市场，公司已经遇到巨大的考验。公司上上下下齐心协力共同谋求企业发展的道路，但由于缺少必要的企业信息化管理工具使得公司的改革的成效不是十分明显。公司上层领导意识到这一问题的存在，于是组建信息化领导小组，经过小组的分析，企业在高速发展需要有一套高效的企业管理系统，厂领导决定实施ERP系统。现在郑州大河包装设备有限公司在实现企业稳步增长和与市场同步发展的同时，成为顺利实现企业现代化管理的一个成功典范。。瞄准目标，直面危机一般而言企业实施信息化时，ERP是企业信息化的核心，它作为企业信息化建设的核心组成部分，它的优势不仅仅在于帮助企业建立一套相对完善的信息化系统，更重要的它是带来的先进的现代管理思想和方法，通过合理的业务流程重组，进而使企业形成更具竞争力的现代企业管理模式。我们当前所说的信息化基本上是指实施ERP项目，因为客户关系管理系统、供应链管理系统以及电子商务的实现都要以ERP的成功实施作为为前提和支撑，只有建立了良好的基础平台才能更大意义上的建设信息化。因此，可以说包装行业信息化就是要解决如何选择和实施ERP的问题。同时，根据近两年化工行业信息化乃至全行业信息化的发展趋势，业内人士对目前行业的发展的一些热点作了如下预测：[6]第一，随着ERP的普及发展，数据库的建立和数据挖掘会成为下一个热点。“许多包装企业都在研究，如何解决制造业系统和管理系统之间的链接，具体点说，企业要求把生产线上的数据和管理数据结合一起，交叉发挥效益，眼下，不少企业在做数据挖掘的工作，把数据大集中，即各种各样数据相对集中，使它得到充分的应用。”第二，竞争情报研究，将会成为企业未来开展信息化工作的一个重点。“随着企业信息化应用的普及，更多企业会对内部信息资源提出更高要求，要掌握更多更准确的东西。全国竞争情报工作会议年会，以前只有几十人参加，但接着一次却有上百人参加。这说明企业对竞争情报研究愈来愈重视。”第三，IT产品技术标准会成为大家关注的焦点。“随着ERP的实施，信息化程度的提高，企业与企业之间通过信息系统的链接，建立企业内部标准，制定全行业标准，实现整合集成，就显得迫切需要。在中国，政府倡导，企业参与，制定行业标准，是最可行的办法。”第四，企业信息门户将成为行业信息化的亮点。“企业信息门户的基本特点是它使企业能够释放存储在内部和外部的各种信息，它能够让用户从单一的入口访问到企业内部信息系统中其所需要的信息。用户将利用这些个人化信息做出合理的业务决策并执行这些决策，同时发现做出类似决策的其他人并和他们取得联系。这一技术的出现，无疑将有助于企业信息化的深化与应用。在包装行业信息化日渐成熟后，它也许会成为将来的最大亮点。”ERP对于快速发展的公司来说，是一种根本的解决方案。郑州大河包装设备有限公司公司组建信息化领导小组，经过小组的分析企业在高速发展需要有一套高效的企业管理系统，公司领导立即成立信息化领导小组，小组制定了公司选择系统的一个参考标准，并在软件厂商和咨询公司的帮助下，公司分析在财务管理、库存管理采购、销售管理上主要的问题如下：（1）财务管理：应收账款回收难度大，预付及应付款控制不够；企业决算速度慢。（2）库存管理：库存积压严重（原材料库存、在制品库存、产成品库存积压严重，占用了大量的流动资金）；人员、物料成本过高（由于劳动效率低和物料管理不善，造成成本过高，严重影响了企业的竞争力）；基础数据管理差；部门协作差。（3）采购、销售管理：采购部门不能正确了解产品库存及销售情况，导致采购回来的物质积压，从而占用库存资金；仓库物资种类多，对于库存物料信息，管理员不能及时掌握，造成资源浪费，采购成本很高；市场分析薄弱，难于做到市场预测，无法进行市场需求趋势分析。同时，大河包装的领导对于实施企业管理软件的难处也有着比较清醒的认识，根据公司的要求，又结合着企业的实际情况，明确提出了企业管理信息系统的实施要分步走的策略。即首先要有一个整体的规划，然后制订出分步骤的战略目标。4公司管理变革，ERP实现价值从郑州大河包装设备有限公司在使用ERP系统后的效果中我们可以看到：公司管理系统逐渐规范化，业务操作规程也日渐成熟化，公司的绩效考评也变得合理化。通过系统反映给公司领导用以做决策的信息也更加及时准确，公司的相关人员也能更准确及时的掌握公司的运作状况，随时可以掌控公司的三流（物流、资金流、信息流）情况。公司财务业务一体化实施达到了很好的效果，大大提高了公司的资金回笼率和资金周转率。采购与销售受行情、季节等诸多因素的影响减少，得到有效控制，降低了成本与风险。而且，现在根据客户服务的宗旨，在ERP系统的支撑下，专门成立了销售、开票、出货集中办公的销售服务中心（简称“一站式服务”），方便了客户，提高了效率，真正为满足客户着想。现在郑州大河包装设备有限公司对物资领用实现了动态管理，企业设立总库，领料到一级库，再到车间，再到班组，排除了管理的漏洞。在系统运行后，共处理库存积压物资80多万元,库存管理取得明显效果[7]。为了更好地说明系统使用后的效果，下面是公司对照系统实施之前的数据进行了进一步分析：（2）库存管理5风险分析和规避据调查结果显示，目前企业在实施ERP系统时，项目失败的主要风险源于：企业对实施ERP系统缺乏正确的期望，认为ERP系统可以解决企业存在的一切问题，或是看到别的企业实施了ERP系统而进行盲目地攀比；企业不能清晰、明确地定义自己的需求。在选择ERP系统时，以技术人员为主进行选择而不是管理人员为主；主要考虑技术适用性而不是管理适用性；只注重ERP系统可能带来的效益而忽视了实施ERP系统存在的风险；实施ERP系统时尚未认识到专业咨询顾问带来的巨大价值和帮助；项目实施过程中，高级管理人员的参与远远不够，项目小组的成员以技术人员为主，而不是相关的管理人员和业务人员；对实施过程中的组织架构和业务流程的转变缺乏准备；用户过多地以现行的流程评估系统，对商品化的ERP软件提出过多不切实际的客户化修改要求。尽管ERP是一个技术系统，但它是信息技术与企业管理结合的产物，蕴涵着管理思想的转变。企业实施ERP系统是效益与风险并存。只有正确认识风险，控制风险，进而降低风险，才能成功实施ERP系统，充分享受ERP系统给企业带来的巨大效益。我们知道，ERP在企业的实施必将迅速提升企业的管理水平，增强企业的竞争能力。但是必须认识到ERP与现代企业管理之间不是一件简单的因果关系，不是说只要有钱买来软件、安装上就可以万事大吉，还需要企业做大量的工作，才能规避企业管理信息化的风险。[8](1)知识更新。ERP是信息技术和管理技术的完美结合。这就需要企业决策人和管理者，甚至普通员工要不断学习、研究掌握现代企业管理思想、方法以及计算机技术和通信技术的最新发展，用现代管理理论和信息技术武装头脑，开拓眼界。(2)数据规范。ERP作为一种管理信息系统处理的对象是数据，因此要求数据必须规范化也就是必须有统一的标准。数据规范化是实现信息集成的首要条件，在此基础上才能保证数据的及时、准确和完整。(3)机构重组。ERP中的信息实现了最小冗余和最大共享，传统上需要几步或几个部门完成的工作，可能在ERP中一次就可以完成。ERP软件模块虽然按功能划分，但是每个模块中的应用程序并不限定在某个部门使用。也就是说，ERP是面向工作流的，而工作流可以因企业因时间而异。这样，企业就有可能和有必要在业务流程和组织机构方面加以调整和变革，实行机构重组。而这点正是ERP系统实施难度最大的环节。(4)全员动员。ERP是对企业级的信息集成，它应用到企业的方方面面，涉及到每个员工，其包含的全面质量管理思想，更要求全体员工的积极参与，各负其责。另外，企业最高领导人的亲自参与，也是保证ERP系统成功实施的必不可少的因素。总结经验，再上台阶要成功实施ERP战略，企业要走出很多误区，很多企业没有对自身的情况作全面充分的分析就急着和软件开发商取得联系，在开发商们口若悬河地介绍他们软件的先进性和新进展方面失去主动性。从实际情况看，ERP这个缩写词现在更多地被一些软件的生产商和销售商在使用，IT业往往会产生许多偏离用户需求而发展的案例。就算世界知名的诸如SAP、Oracle等ERP供应商，他们的产品无论从技术、功能等方面都有不同的特点，甚至是鲜明的个性，到底哪一个是所谓正宗的ERP产品呢?为此，企业应该从一开始就要对自身有一个全面的了解，并在此基础上进行企业业务流程重组，实现企业资源柔性分配，强调简化、集成和柔性，将企业的各个环节组合成一个能适应市场多变环境的、具有强大竞争力的有机实体。在对企业资源柔性分配系统各个层次进行建模、仿真和优化的基础上，借助信息技术，开发出可操作性和可扩展性、适合自己需要的柔性ERP产品。重点要注意以下几点：首先，要明确实施研究的开发项目应该是一个全能项目，它包含了针对本企业的管理经验和方法、现代化的管理理念、企业文化以及软件技术等内容，相应地就应该是一个复合型的研究开发集体。选用现成的同一化的产品往往会和实际有失偏颇，ERP产品没有最好的，只有最合适的。其次，要注意ERP系统和远程服务系统的集成。客户和企业往往远隔千里，如何满足这些客户的需求，提供良好的服务，是企业一个至关重要的课题，另外企业的供应链网络之间、企业总部和地区分支机构之间都需要实时动态的信息交换，所以必须要有远程技术支持，需要有良好的伸缩性和跨平台性。另外，实施过程中要有坚定的信心，在把知识产品转移到企业实施的过程中，会产生许多问题，需要从决策层、制造层、通讯层各个层次的共同努力来解决和推动，而决不是对其产生质疑和指责。当出现问题或效果不佳的时候，需要的是改进和提高，而决不是抛弃ERP产品，要坚信融合了先进制造技术和管理理念的ERP实施战略是企业发展的必然趋势，是企业信息化建设中最基础也是最重要的一个环节。在大河包装信息化实施和使用过程中，企业的管理者发现：ERP软件给企业的业绩和管理带来了不小的推动，但企业要成功实施企业信息化、用好ERP系统，必须要做好以下几个方面的工作：（1）适用原则企业不能为了赶时髦、盲目跟风而搞企业信息化，信息化的建设要结合公司自身的实际情况和业务特点，要有利于公司的发展，能给公司带来效益。找准企业自身的定位、明确自己所处的发展阶段，从总体上把握公司的需求，统筹规划、分步实施。企业实施用友ERP-U8系统往往是经过公司高层领导深思熟虑后作出的抉择。（2）组织保障ERP实施、使用涉及的人很多，如果每个人都从各部门的利益和本位出发，在影响各自利益，改变原有习惯的时候，大家可能会起来反对，这时候就需要“一把手”的支持，平息大家的不满，强行推动，同时赋予项目经理相当的权利。企业需要成立企业信息化应用领导小组和信息化管理机构。企业信息化应用领导小组是企业