信息交流程序

ZS/CX/SB03信息交流程序，2003年9月26日生效0目的确保及时、正确地收集、传递、反馈及处理集团公司内、外部有关信息。1适用范围适用于本集团公司内、外部信息的收集、传递与处理。2术语和定义2.1程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。2.2顾客：可理解为业主、建设单位、合同中的甲方及其代表。3职责3.1公司办3.1.1负责拟制本程序并督导其实施；3.1.2负责文件信息、有关综合性信息的收集、传递与处理；3.2经营部负责国内市场工程信息、顾客需求信息和顾客对已交付工程的反馈信息及投诉等的收集与处理；3.3工程部负责工程合同执行过程中信息和技术标准、施工规范信息的收集与处理；3.4安质处负责安全生产和工程质量方面信息的收集与处理；3.5设物部负责设备物资价格及管理信息的收集与处理；3.6总工办负责工艺、工法信息的收集与处理；3.7人事部负责人力资源方面信息的收集与处理；3.8企划部负责一体化管理体系运行过程中的信息收集与处理；3.9事务处负责对公司机关环境、安全方面的信息收集与处理；3.10法律事务部负责法律、法规与其他要求的信息收集与处理（具体见《法律、法规与其他要求获取与识别管理程序》）；3.11项目部负责对业主、分包方等相关方信息，工程进展情况的日常信息和区域内紧急信息的收集与处理。4信息分类（内、外部）、收集、识别与处理4.1信息分类4.1.1外部信息a)地方质检、安检、环保、消防、监理、认证等机构监测检查的结果及反馈的信息；b)政策、法律、法规、条例、标准、规范信息；c)相关方反馈信息及投诉等，如：顾客、工程合同方、供应商、本公司员工等；d)其他外部信息，如：部门从外部直接获取的有关质量、技术、工艺、环境、安全、卫生、管理等方面的信息。4.1.2内部信息a)正常信息，如：方针、目标、指标实施情况；工程进展情况；监视、测量、记录、内部审核与管理评审报告以及一体化管理体系运行中的其他记录；b)潜在的不合格信息,如：内部审核不合格报告，纠正和预防措施针对的具体事项；c)紧急信息，如：火灾等意外情况下的环境信息与记录；d)其他信息，如：员工建议等。4.2信息收集各部门、项目部按照3款的职责划分做好相应信息的收集。4.3信息的识别与处理4.3.1项目部/事务处对所收集的各类信息及时评审和/或上报集团公司工程部及其他有关部门，并针对不同信息反馈结果，如出现不合格时，执行《纠正和预防措施程序》。4.3.2公司办对所收集的文件信息、综合性信息根据文件办理程序或需要及时传递，或按适用范围发布。4.3.3经营部对收集的市场工程信息进行评审，以充分识别并确定主要跟踪项目；对顾客要求进行分析，以充分识别并提交合同评审，顾客对产品的要求应做出记录，向公司分管领导报告，涉及合同的应纳入合同条款；对顾客对已交付工程的反馈信息和投诉，应完整清楚地记录，及时向公司分管领导报告，向有关部门传递办理，并及时向顾客反馈处理情况。具体执行《提升顾客满意度的管理办法》作业文件。4.3.4工程部对收集到的工程合同执行过程中的日常信息及时分析、整理，并向领导汇报，向各有关部门传递；对合同执行过程中出现的顾客抱怨、投诉及其要求及时向公司分管领导报告并按《纠正和预防措施程序》组织整改；对标准、规范信息进行评审，需引用的，经公司总工程师批准后向项目部和相关部门传递。4.3.5安质处对收集到的安全生产和工程质量信息及时分析、处理，对发生的事故/事件按照有关规定及时报告和传递，并按《纠正和预防措施程序》组织整改。4.3.6设物部对工程使用的设备、物资价格、资源信息进行对比分析和评价，并定期向项目部发布；对新型材料信息分别向工程部和总工办传递；对与有关的标准信息进行评审，需引用的，报公司总工程师批准后向项目部和相关部门传递；对设备、物资管理方面的信息进行评价分析，对存在问题提出改进建议，报公司分管领导批准后向有关方面传递。4.3.7总工办对技术工艺、工法信息进行评审，需引用的，报公司总工程师批准后，向项目部和相关部门传递。4.3.8人事部对收集到的人力资源方面的信息及时分析、整理，根据需要向有关方面传递；对存在的问题分析原因，予以改进，或提出改进的建议措施，报公司分管领导批准后向有关方面传递。4.3.9企划部对一体化管理体系运行情况通过审核进行分析，以识别其有效性，对出现的不合格按责任的划分组织整改，执行《纠正和预防措施程序》。根据公司一体化管理体系运行过程中的不同阶段，汇集并归纳相应的信息，组织各部门定期分析，以实现体系的持续改进。4.3.10紧急信息，由发现部门或人员迅速报警并传递给事务处（项目部传递至工程部）组织处理。4.4信息传递、交流的方式，主要有文件资料传递、各种会议、《隧道工人报》、企业内部网、宣传公告栏等。5相关/支持性文件5.1《提升顾客满意度的管理办法》（Zs/zY/JY01）6相关记录7附表