如何正确应对政府职能部门的来访

1常接触相关职能单位2与餐厅相关联单位本企业治安单位工商（市场监督部门）劳资部门环保单位消防（分消防队及消防局）卫生监督（卫生局、药监局）税务单位辖区街道、居委加强相关单位之沟通应由以下各步骤逐一进行：1、了解有关机关分店负责人必须清楚各职能单位的职责与功能2、设法亲自拜访应本人亲自前往拜访有关机关领导，但是不能仅认识主管领导，还要想方设法认识经办人才是最上策的。加强相关单位之沟通应由以下各步骤逐一进行：3、资料交换对于主管的职能部门的负责人应保留对方资料，并留下自已的联系资料给对方，注意一定要保持与直接负责人的接触而非仅仅是该职能部门领导4、建立友谊保持与相关负责人的日常联系，逢年过节电话或者短信问候，重大节假日（端午、中秋、春节）亲自带礼上门拜访。5★如何接待政府部门的来访检查?一、主要负责人:店铺政府事务专员（店铺负责人）二、正确态度:不卑不亢谦和自信少说多听基本原则6★如何接待政府部门的来访检查?基本原则二、正确态度:★不卑不亢：保持镇静的心态，不惶恐，不躲闪，正面对待。◆谦和：表现和气，态度上的配合能换回空间和时间。7二、正确态度:◆自信有利于向对方暗示我们是一家守法的企业公民。◆少说多听聆听，是有效沟通的前提，小心言多必失，反而易暴露内心基本原则★如何接待政府部门的来访检查?8★如何接待政府部门的来访检查?三、及时解决：※及时通知公司相关部门；※尽快解决现场问题，不得拖延四、合作与支持：▼公司对于政府部门的例行检查提供必要的支持与协助▲公司相关部门应互相合作，共同协助解决问题基本原则政府部门来访检查处理程序表一、政府部门来访检查二、接待检查：各店铺负责人应及时通知公司各相关部门，并做好相应的准备，及时跟进该事件。请同时注意以下3点：了解来访者：各店铺负责人员必须清楚了解各政府部门的职能范围。对来访者应委婉要求对方出示证件。登记资料：如有政府部门来访抽检餐具食品，各门店的负责人应在政府部门来访登记表上注明被抽检餐具食品的数量、餐品名称、及该政府部门的抽检依据等详细资料。。寻求协助：对于有疑难的问题，请及时向上级寻求支持与协助。*遇检查时应以准备饮料等方式及时抽身报告更上一级负责人*•书面通知：如果你收到政府有关部门发出投诉的通知。•记住：•1）要在规定的时间内作出反应。否则可能导致罚款或现场检查。•2）调查有关投诉，就有关问题现场查看以确定整改的必要性，务必由分店负责人亲自更正。•3）如为员工举报请立即与有关员工联系以利共同解决投诉信函中出现的问题。如果政府官员是劳动局／消防局的官员并且是关于消防和员工安全工作的问题，请与公司行政人事部联系，电话为：0595--28021138如遇政府官员视察餐厅：确定参观者的身份，了解参观目的、出现问题的地点和具体指导等。通知公司管理人员，在得到授权之前，不要向政府官员透露任何餐厅的细节或带他们参观餐厅，请政府官员代表到办公室或其它地方相对偏的座位区稍等片刻。避免其与员工接触并要求所有人有礼貌简洁地回答有关问题。如检查人员带有询问单(询问单一式两份)，问完后需要签名的，应尽量推拖没有签字权（尤其是带有处罚性质或内容的现场询问单）如联系不上而又马上需要签名时，应仔细核查记录措词，尽量避免“问题严重”等类似词语，并表明你是新到的店长（经理）如果上面有这种字眼，公司怪罪下来要丢饭碗的，让他放你一马。对存在问题应尽量争取措辞方面减轻程度；13政府部门来访检查处理程序表三、汇报总部：检查结束后，店铺负责人填写的政府部门来访检查登记表，及时将登记表及相关资料报给行政人事部，并跟进检查，将跟进结果也一并报给行政人事部；行政人事部定期将各地政府部门的检查汇总至总经办.每次检查的所有相关资料都应归类建挡备案。店铺负责人行政人事部总经办14政府部门来访检查处理程序表四、跟进&解决店铺负责人应及时联系公司相关部门，（如请采购部同事通知相关的供应商按政府部门的要求出具有关证明资料等，一路跟进直至解决问题。）15政府部门来访检查处理程序表五、反馈&总结店铺负责人将最终的处理结果告知公司相关部门，如营运部、采购部及行政人事部负责人，同时总结经验，以防类似的问题再次发生，同时也为以后提供参考与借鉴。六、现场处理程序1、接待步骤：主动上前热情接待带到角落位置坐下或尽量不影响接待顾客再谈找借口离开通知有关部门或示意让属下通知有关部门自我介绍判断来意询问对方姓名及联系方式及时沟通总部领导回答问题沉着应对泰然处理送走检查人向总部领导汇报相关事宜及结果做好相关记录2、1.接待流程：1.当门口走进穿着制服或类似有关检查部门的工作人员走进店内时，店铺负责人应立即上前迎接；接待时要热情大方；2.尽量将其带到角落位置，以免检查人员到处窜，不利于后面的解释工作；3.坐定后，安排员工或亲自上茶水或饮料(果汁)4.当检查人员亮出证件后，看清工作单位和姓名，并想法弄清来人的联系电话；5.做自我介绍，介绍时可以说：“我是新来的实习店长（经理）叫×××；6.判断检查人员来意，一般有检查工作和联系工作两种目的；7.来意明确后，找借口离开向上公司相关相关部门反映；8.立即通知公司相关部门，以寻求对策；2.2.随机现场处理：A、卫生局、监督所检查：食品类是否有违规现象。备注：（分店必须全员办理健康证、餐厨废弃物台账、餐具消毒登记表、五病隔离登记表、禁止使用无合法有效证件、过期、变质、无中文标志等食品）建立食品原料、食品添加剂、食品相关产品台账登记、肉禽类进货要索证、索票B、消防部门：马上使眼色通知员工清理好堆放在消防通道的所有物品,检查消防标识是否齐全,应急灯的开关等相关消防检查项目是否完好。1、自觉维护公共消防安全，发现火灾迅速拨打１１９电话报警，消防队救火不收费。2、不埋压、圈占、损坏、挪用、遮挡消防设施和器材。3、配备必要的消防器材并掌握正确的使用方法。4、正确使用电器设备，不乱接电源线，不超负荷用电，及时更换老化电器设备和线路，外出时要关闭电源开关。5、正确使用、经常检查燃气设施和用具，发现燃气泄漏，迅速关阀门、开门窗，切勿触动电器开关和使用明火。6、不占用、堵塞或封闭安全出口、疏散通道和消防车通道，不设置妨碍消防车通行和火灾扑救的障碍物。7、严禁员工在工作时吸烟、定期对抽油烟机进行清洁。8、每季度或半年清洗一次厨房抽油烟机及管罩，广场店根据实际情况调整清洗时间。9、定期组织培训消防设备设施的使用及逃生疏散演练。10、成立消防管理组。11、灭火器年度安检。C、技术监督局：检查商品条码。D、税务部门：发票有无违规、电脑里有无未清理数据（检查账册票额与与电脑数据是否相符）。E、劳动部门：尽量疏散店内过多的员工，找我们要材料的时候，就说全部不在店铺，全部在总部。劳动行政部门对用人单位的检查包括以下内容:(1)劳动合同的订立和履行情况(看劳动合同)；(2)单位招聘职工的情况(职工名册，主要看是否使用童工)；(3)劳动者的工作时间(主要是找职工询问,看是否有违反延长工作时间的情况)；(4)单位支付职工工资情况(看工资表，主要看是否执行最低工资标准,有无拖欠克扣工资的行为)；(5)单位和劳动者缴纳社会保险费情况(看保险手册,看用人单位是否按规定为职工缴纳社会保险)；(6)单位遵守职工福利规定的情况(主要看用人单位在执行休息休假,劳动安全保护等方面的情况)；(7)用人单位规章制度的制定与执行情况(看用人单位所制订的规章制度有无与国家的法律法规相抵触)。1、如何应对劳动局针对劳动合同的检查？所有员工必须在入职一个月内必须签订劳动合同。注意：a、按照公司下发的劳动合同范本来填写劳动合同；b、劳动合同的时间起点为入职时间，劳动合同劳动期限至少签订12个月；c、员工签名地方的时间必须是在入职时间之后的一个月内！d、所有劳动合同甲方处都要盖店铺公章，员工一份，店铺一份，店铺放劳动合同的复印件即可，原件寄到公司保存。2、如何应对劳动局针对招聘职工情况的检查？店铺员工花名册中是否有童工是检查的重点对象注意：禁止录用童工！！！a、花名册中的出生年月以及入职时间不得少于16周年，少于16周年即为童工！b、未成年工（已满16周岁，未满18周岁）要带去劳动部门指定医院进行体检（非健康证）！体检时间：1、安排工作岗位之前；2、工作满1年；3、年满18周岁，距前一次体检时间已过半年；c、店铺的花名册必须按公司行政人事部的要求制作跟上发；d、遇到劳动局检查要花名册时，原则上不给，如实在没有办法，给的花名册必须符合上述的要求！3、如何应对劳动局针对劳动者工作时间的检查？主要是找职工询问,看是否有违反延长工作时间的情况注意：a、上班时间按照我们目前正常班次的上班时间回答劳动局的询问，要重点说明我们一天有三次的吃饭时间，每次是半个小时，员工有时候会提前过来吃饭，有些员工下班吃饭完之后会在店里聊天，比较晚离开店面，所以打卡时间都会比较晚。4、如何应对劳动局针对单位支付工资情况的检查？主要是检查单位支付职工工资情况，看工资表，主要看是否执行最低工资标准,有无拖欠克扣工资的行为注意：a、工资表是公司的机密，我们门店无权向外透漏员工的工资情况。需要向总部申请，经过总部的批准才可以，且门店也没有员工的工资表；b、问起门店员工的薪资标准，就按照我们对外招聘的薪资来说明即可，不用说什么超时工资之类的；c、门店从无拖欠无克扣员工工资行为。5、如何应对劳动局对门店和劳动者缴纳社会保险费情况的检查？主要是看保险手册，看用人单位是否按规定为职工缴纳社会保险（此项检查较少）注意：a、门店无权向外透漏员工的保险情况。公司有为员工办理社保，保险手册需要向总部申请，经过总部的批准才可以，且门店也没有员工的社保保险手册；b、社保为公司必须要为员工缴纳的，劳动局在询问的那些人有办理社保的，就直接报公司层面行政人事部跟财务部员工的名字给他们。6、如何应对劳动局对门店遵守职工福利规定的情况的检查主要看用人单位在执行休息休假,劳动安全保护等方面的情况注意：a、员工每周至少一天休；b、国家法定节假日上班按照三倍工资支付员工工资；c、要工资表参照上述第四点；d、员工有工龄奖，满勤奖，抽成，优秀员工奖，一年一度的旅游等。7、如何应对劳动局针对用人单位规章制度的制定与执行情况的检查？看用人单位所制订的规章制度有无与国家的法律法规相抵触注意：a、规章制度在公司总部，公司总部统一培训完毕之后员工才正式上岗，门店里无这些规章制度文件。b、清理门店张贴在墙壁上的相关管理制度（明显不合法的）F、市容大队：传单、海报放至隐蔽处。G、工商局：一般不需要做什么回避，听其检查内容再定。H、环保部门：油烟净化，污水排放I、辖区街道、居委（协助各部门检查）街道卫生，垃圾处理J、治安单位：暂住证办理、监控、案件处理2.3.回答检查人员问题原则：A、人数、钱数、商品数往少说。B、一问三不知，神仙怪不得。C、别说自己是老员工，要么是新来的、要么是新调来的。D、沉着冷静、啥事儿也别慌。E、当着检查者的面，能解决的就不要上报，不能解决的就往后拖，不要轻易把领导的电话告诉对方。F、问多了或者问敏感问题，就想办法打岔给岔开。G、责任往自己身上揽，不要推给公司，事儿越往自己身上揽，就越好办理。H、对方明知你撒谎，那也要撒谎。2.4.送走检查人员：1.当询问单签完后，尽量找些别的话题与检查人员闲聊,与检查人员建立熟悉知度；2.当检查人员表示还要去查别家，并站起来准备离开时，告诉他们天气太热（冷），以后走到这里的时候欢迎您们上来坐坐；3.送其出门口时，如果店内有小赠品，顺便在收银台拿点赠品、会员卡以及消费券等送予对方。2.5.送走检查人员后，应立即向公司相关部门汇报检查结果，并将询问单报至公司；2.6.当日或次日将询问单原件带回公司相关部门。七、注意事项：1、哭穷就是对，最好带眼泪。2、注意防止冒充检查人员的，如果不认识该检查人，一定看清楚对方出示的证件。3、能不让对方拿走东西，就尽量不让对方拿走东西，实在不行，就尽量让对方少拿，和对方说明自己要承担责任或要丢饭碗。4、轻易不要签字，特别是带有处罚性质的通知单。5、尽量不要让对方做“处罚通知单”，