内务管理流程

报告分类及申报流程建议所有呈批报告的申请包含九大类,有关架构见下表：详细的申报流程及处理建议如下：一、费用申请呈批报告，各申请明细见下表：（此类报告的申请格式见申请一）品牌宣传费用促销活动费其他硬性广告（企划科室统筹）软性文章（企划科室统筹）宣传物料制作费（含X展架、海报、POP、宣传单页）终端科统筹展台、展柜、演示台制作费用户外广告牌、门头、灯箱费终端整改费、维护费（含展台修改、门头整改、广告牌喷绘等）活动场地费（含户外、户内）攻关费（卖场攻关、各政府部门攻关、媒体攻关）大篷车活动差旅费食品演示费用应季赠品采购费促销员管理费、服装费用临时促销员工资开业赞助费（强势终端卖场、二三级市场重点卖场方可赞助）攻关礼品申请（如公司生产的所有产品）费用申请呈批报告费用申请临时赠品申请特殊价格特殊机型申请政策方案申请财务对帐奖励申请窜号调货退货申请促销员申请业务人员人事申请固定费用处理申请此类申请VI标准由企划部审核费用申请总体来看又分为三大块（此类申请流程见申请表格一，及其附表1、附表2、附表3）：A、第一大块是企业对外宣传企业文化，倡导品牌形象所必须花费的品牌宣传费用，此类费用由于关系到企业品牌形象这个长远的利益，且透明度较高，因此不能因为害怕业务人员有腐化作风的产生而不去开支，销售业绩的产生也是需要与之相匹配的销售费用作为支撑的。由于此类费用的申请与业务人员绩效考核不挂钩，如果抓得过紧业务人员会产生抵触情绪，也会间接打消业务人员的积极性。因此建议在此类报告的前期的审批宜松不宜紧，新店开业需要抢占先机先入场，争取好位置，如果审批时间过长会影响到后期工作的开展。作为公司级别所需要的是授权给各营销中心经理审批制作权利，由企划条线跟踪进行费用结算，以及VI形象要求审核，每月汇总此类费用申请的明细清单报集团公司分管销售的副总裁审批，如有不合格相关人员负连带责任，给予严厉处罚。最重要是审核结果要与业务人员销售收入挂钩，强化他们按规章办事的思想意识。这类申请主要涉及六个方面，此六个方面又可以总括为两点进行管理。1）在关系到媒体的宣传与炒作上，公司主要以报纸的硬性广告宣传和软性文章炒作为主，但在现代社会目标群体越来越细分化的今天，我们务必在对外宣传的目标群体上有所细化有所侧重，从年龄结构来看，八十年代这一代人，绝大多数是独生子女，目前已慢慢过度到成人阶段，属于新星人类一族，他们对微波炉有很高的认知度，而且从潜意识中觉得是现代厨房的必不可少的用具之一，因此在对微波炉的选择上也会有很大趋向性，而他们获取信息的渠道主要是网络，因此在报纸广告的宣传效应相对他们来说是大打折扣的，在网络媒体不是很发达的今天，花相对报纸广告几分之几的价钱就可以在网络上自由的传递你的产品信息，且是一天二十四小时的不间断播放，广告的延续性和长效性都可以得到确保，因此公司在网络媒体的宣传上应该加大宣传力度，全方位介绍公司的产品以及有关微波美食方面的信息，树立企业在新生一代心目中的品牌意识。不仅仅是建立自己的微波美食网站，还需要在主流网络媒体上传达自己的品牌形象，如SINA、SOHU等。另外在二、三级市场由于群众的知识层次不是很高，从报纸上获取信息的几率是微乎其微，获取信息的渠道主要来源于电视、广播，因此可以根据当地情况选定热播电视节目插入广告进行宣传，由各地业务人员衔接代理商、经销商及公司共同拿出资源进行宣传。提高信息的传导效率，强化格兰仕是微波炉代名词的概念。2）在有关终端宣传物料的申请上，原则上全国性的宣传物料的制作统一由终端管理科制定，全国发放，但涉及到临时性的地方性促销活动对此类费用使用，就必须加强管理，制定评判准则，有两个方案可供参考，方案一：可由企划部门VI设计小组统一汇总一份有关各省份各地区物料制作单价表，定出一个大致标准，在各地营销中心报公司审批的同时，做为参考借鉴，对不符合要求的申请，在报公司副总裁审批之前由各条线负责管理部长直接回绝，不再向上申报；方案二：由业务人员提出制作宣传物料申请，经各营销中心经理同意后由VI设计小组与公司指定广告公司联系制作相关物料，确定报价，由企划部门与广告公司统一结算，一个月结算一次，广告公司报销时需我司两个以上业务人员确认单才可报销。也可两个方案穿插结合起来进行。同理展台、展柜、灯箱、户外门头、户外广告牌、户外喷绘等都可参考以上两个方案，如果涉及展台、展柜、灯箱、门头等制作终端卖场统一要价的情况，则务必提供所在商场区域平面图，了解我司柜台位置，同时还需要提供广告公司费用预算清单以及制作效果图，备公司审查。B、第二大块，是在终端卖场我司所进行的一系列促销活动所需要开支的费用。1）户外活动场地费：此类费用往往在我司需要借助商场内外场地进行一些促销售活动所产生。商场会根据自己的情况索取一定的场地费，但此类费用的机动性较强，往往可以通过商场攻关，以及给予其他形式的辅助支持商定，对此类费用批示，公司需要建立全国的终端网点效果图，将终端卖场进行分类，根据各地不同情况，商场的规模情况制定一定的判别标准，留公司备案，超过标准的一律不予批示，使制度刚性化。在这一点的审批上宜紧不宜松各条线领导一定要按制度办事。2）大篷车活动差旅费：此类费用的产生应该只涉及到临时促销员以及推广员出差到二、三级市场所产生的伙食费、住宿费、以及交通工具费等，业务人员的差旅费已有业务费用开支，因此不能在此费用中体现。此类申请务必在方案中体现出差人员人数，出差时间，出差线路图及出差地区以及所住旅馆的等级等。由于此类费用的产生透明度较高，因此在提供了上述要求后可考虑审批。3）食品演示费：终端的效果演示，对于微波炉的销售是致关重要的，终端现场演示能充分吸引人气，一般情况下公司对此类费用审批前，首先要各营销中心提供所需要演示的商场名称及促销员名单，然后批示，月底演示费用将凭票据报经营管理办报销。4）应季赠品采购费：各地消费习性、消费习惯不同，因此在对产品的附加值取向上也会有所不同，为了更好的近距离对竞争对手进行反击，可根据当地消费习惯在当地选取对消费者具有吸引力的季节性赠品争夺市场份额，在费用的申请上，业务人员务必提供竞争对手的市场各价位机型赠品配置情况，及我司当地市场各赠品配置情况对照说明表格，制定投入预算计划，销售计划。公司批示后，由专线调查人员后可通过抽查终端卖场的情况，与终端卖场联系人以及促销员电话沟通了解真实情况，以便核对业务人员的诚信度，判别信用等级。此类申请由于数额较大，也需采取宜紧不宜松的处理方式。5）促销员管理费、服装费：在全国连锁终端系统中，一般情况下管理费已包含在全国的大合作协议中，一般情况下都是促销员及办事处自己处理，原则上是办事处从固定费用中开支，极个别特别优秀的促销人员可考虑公司承担，但需要各客户经理、营销中心经理以及促销员所在商场提供详细的个人情况说明。服装费原则上是促销员自己承担，但也可特殊处理公司与个人各承担一半，促销员提供所在商场的知告函由营销中心经理根据情况给予参考意见。这些费用的申请采取随机的原则，由领导根据各地情况批示，采取从紧不从松的原则。6）临时促销员工资：此部分费用主要产生于节假日聘请临时促销员所产生的费用，对临时促销员的投入也要有计划性，每月由营销中心提供所需要上临时促销员的卖场数，临促销员人数，使用天数，报公司审批（可由终端经理做计划）。由于此部份费用无任何报销手续，只需提供所需人员名单即可，因此务必在报销时注明临促人员姓名，联系电话，从事职业，学生需注明就读学校。C、第三大块是针对强势终端和各客户的要求提出的额外的费用支持；在攻关费用申请中，务必本着节俭的原则，在攻关的过程中务必提供详细的被攻关人员名单，职位，工作性质，职权范围，联系电话以及攻关后所能改变的状况，所能达到的效果情况。开业赞助费用申请需要列明给予赞助费的单位名称，报销时需要提供客户的盖章后的委托书及相关的报销手续。有关礼品的申请采取临时申报的原则，报执行总裁审批。二、临时赠品申请（此类申请格式见申请表格二）由于微波器皿作为微波炉的配套使用工具是必不可少的，（如蒸蛋器、微波饭堡、围裙、微波手套、烤盘、微波蒸碗、蒸盖、蒸笼等）因此建议在此类赠品的配置上还是应该能够得以确保，反之不是必须品的临时赠品则应该适当缩减（如象牙瓷、闷烧锅、电火锅等），赠品力度的加大在短期内或许能其到一定的销售效果，但长期来看变相的掩盖了产品本身的功效，滋长了消费者图小便宜的心理，今后的工作将更加难以展开。营销中心做月度临时赠品申请计划（需要提供详细的预算明细见申请表格二，且需列明分配明细及分配比例，提供地区零售预期与赠品预计的对照明细）——报集团公司副总裁审批——交计划单证科备案——营销中心汇总明细台帐于月底跟各代理商盘库清单一同回传公司核销——下月的临时赠品申请将参考上月的核销情况进行审批三、特殊价格、特殊机型申请（此类申请以申请报告的形式）此类报告的申请主要产生于团购及强势终端卖场的开业赞助上，以往在此类报告的申请上，我们的业务人员不是不了解公司政策，但只要受到市场上有竞争对手以及商家对超低价机器的冲击，往往就凭借以往的经验一个大体的判断作出结论，通常缺乏全面系统的考虑，对客户提出的要求缺乏足够的斡旋能力。因此公司在此类报告的申请上务必严格要求，强调价格的非弹性条件，严格按公司规定执行，不能有任何特殊性，强化制度的刚性条件，要迫使业务人员对此类申请抵制到底。对确实有必要调整价格的报告需要报告人提供提货公司的名称，提货公司联系人姓名，所需要机型数量，以便公司随机抽查客户信用情况，并以此作为评定客户信用等级的标准。区域客户经理报告申请（提供要货单位详细情况介绍）——报营销中心经理审批——报部门条线部长审批——报集团公司副总裁审批——报执行总裁审批对此类报告的申请为治标不治本，品种供应规划应该说是最好的解决方案。品种在一个地区不同业态以及不同地区的冲突通过分流规划是关键。四、政策方案申请（每月各营销中心的有关市场方案及政策方案申请含业务人员及促销人员的奖励方案）为了加强区域市场的操控性，因此在渠道方案，终端方案的制定上，各业务主管可根据当地情况报公司审批，此类方案一个月申请一次，报总裁办审批备案。方案体现内容要全面，除了常规的渠道政策外还要体现对终端的拉动方案，以及业务人员及终端人员的奖励方案等等，方案制定后要严格按方案确定要求去对营销中心进行考评，把此项指标作为评定各营销中心的信用等级的参考因素。由各客户经理根据各地区情况制定区域方案并将所做方案回传营销中心——由营销中心经理督促营销中心销售内务以省为单位汇总各地方案明细——报部门条线部长审批加注批示意见并根据全国方案整理下月市场方案——报集团副总裁审批——报执行总裁审批并确定以文书形式发全国。五、财务对帐奖励申请（临时政策奖励申请沿用呈批报告形式）这是产生于业务人员与财务管理人员对帐方面的问题，主要是客户未完成公司进度要求申请特殊处理享受政策奖励的报告，在此类问题的处理上，业务人员在报告申请前要与财务人员沟通好，明确财务要求，对表意不清一份报告反复申请的业务人员要做出相应的处罚措施。对超过政策奖励要求范围的部分要两条线走路，一方面财务出具各客户的情况汇总表报总裁办批示，另一方面各条线主管根据各客户本月进度完成情况筛选出进度完成情况差距不大的代理商情况明细报集团执行总裁批示（同时需要将客户的合同金额与进度完成情况挂钩），由总裁办审阅后给出一定的权限，由各条线主管根据此批示权限范围根据各客户情况适当处理，一方面由客户单独申请并将客户申请的情况附在公司批示情况汇总表后，与业务人员沟通强调进度考核的刚性，一方面根据反馈情况给予特殊处理。此外超过总裁批示权限的报告一律不再向上申报。六、窜号调帐、调货、整机退货申请（延用呈批报告的形式）1）窜号主要由于公司所发货物外包装与实物不符造成，是由于工厂总装车间打包错误造成，此类报告一般有两种处理方式，一是退货回厂经仓库验收后交单证计划科做计划单发货，一种是调帐，经过单证计划科处理后转交财务调帐，在客户帐面直接体现。2）调货是将不适销机型从甲商家调往乙商家，退货方我司转帐在其帐面，接受方我司从其帐面