内务订单岗管理规范和流程

1、内务订单岗岗位要求1．1熟悉公司经营品种的相关知识：品种通用及商品名称、规格、包装大小、公司的销售政策、供货渠道、供货价格、运输要求等。1．2熟悉公司办公系统和业务网络系统的使用，严格执行公司相关规定及业务操作流程,进行审核、录入及处理各类单据，提供的各类单据应完整清晰。1．3与储运部及时有效沟通：对于商品的状况进行实时的跟踪及掌握，把握商品的批次，做到先进先出；特殊事宜应标注明确。了解各种运输方式到货正常所需时间，协调货品自提与发货运输过程中的有关事宜，并对发货运输的特殊要求与相关人员进行有效沟通。1．4与采购部门之间进行有效沟通：了解产品采购计划及到货情况，了解特殊品种（非正常调拨品种、非正常销售渠道）的销售价格等，并将信息反馈给相关业务人员。1．5其他各部门间建立良好的合作与沟通，信息共享，互敬互助。1．6工作认真仔细，对各种票据、协议、部门资料能妥善管理归档，建立票据专柜，方便查询使用；并根据公司规定定期将有关票据转相关部门。2、内务订单岗岗位作业流程指导2．1销售出库开票流程2．1．1内务人员接到业务员签订的销售合同及商业客户盖章确认的回传传真件后，在业务系统中录入销售订单的同时并对合同进行常规审核，（供货价格、信誉额度、是否首营）特殊合同需部门经理签字认可。订单人员接收合同传真件，系统中调出销售合同，确认合同，生成销售订单，勾对销售订单生成销售出库单，打印一式四联销售出库单并电子存档2．1．2务系统里录入销售订单时，应核对销售价格与上次价格是否相符、发货方式是否符合品种运输要求，并及时提醒商务代表；同时审核合同内容，在超商业客户信誉额度、有超期应收款、超商务代表的授权额度、新增销售品种的情况下，及时与商务代表沟通，并报大区经理和经理审批后方可录入订单。系统解决，在系统开发前，保留2．1．3录入订单后进入销售开票环节，录入客户名称，勾对订单生成销售出库单，订单员勾对销售订单时认真复核商品名称、规格、销售价格、数量、运输方式、业务员，根据先进先出的原则选择货品批号，注意处理零散批号、近效期药品，并及时与商务代表沟通，有必要需征求商业客户意见。2．1．4保存出库单，并查询打印，打印出的出库单一式五四联（存根联、业务员留存联取消、仓库联、随货同行联、回执联）；一联由内务留存做开具增值税发票的依据，二联转业务员存留取消，三、四、五联二、三、四联转外运发货员与仓库配货单一起作为商品出库的凭据。2．1．5内务人员依据出库单的第一联，开具当日所销售发货的一式四联增值税发票：第一联由内务留存并月装订（出库单汇总记录编号为：GYGFC-SW-07-R03），每季度转财务档案室留存；第二、三联盖发票专用章，由业务员在《发票签收登记本》（编号为：GYGFC-SW-07-R01）中登记签领后定期转寄客户；第四联转由财务部作相关确认及处理。开具的增值税票内容要求准确，税票密码区和所盖发票专用章必须保证清晰。此部分放入财务开票岗2．1．6对公司有不同回款要求的商品，内务人员应与商务代表沟通将其分开开具税票；对于特殊商品或特殊商业单位（医院等）需要开具普通发票的，内务人员与医院部沟通开具普通发票。此部分放入财务开票岗2．1．7内务人员每日必须依据开具的税票号第一联将发票号填入业务网络系统；在业务系统的销售结算管理里，对应每位商业客户当日发生的每笔销售准确填入完整的税票号。此部分放入财务开票岗2．1．8内务人员从财务部领回新的空白税票后，须将发票的起止票号分别输入税控机和公司业务信息系统。此部分放入财务开票岗2．1．9对于现款自提的商业销售流程如下：内务订单人员同样根据商务代表签订的合同原件和传真件，按照2.1.1、2.1.3、2.1.4步骤执行。商业客户的提货人员将增值税票的第一联、第四联连同现金或现金支票去财务部交款，财务部收取现款后留存税票第四联，并在税票第一联加盖收讫章交商业客户提货人员；内务组收到加盖收讫章的税票第一联后，将增值税票和将出库单二、三、四联交财务开票人员。商业客户提货人员，并让对方签收；商业客户凭出库单的三、四、五联可去库房提货。2．2销售退货流程2．2．1接到商务代表填写并由部门经理签字确认的《退货通知单》,一式三联（申请单必须填清退货单位、品规、产地、批号、效期、出库时间、退货理由、后续发票处理办法等），一联由商务代表留存，二联转仓库收货员，三联由内务部订单岗留存。2．2．2核对退货商品：核对批号是否由我公司售出，核对商品有效期，有效期半年内的货品原则不予退货。2．2．3编辑收货通知单：内务人员根据退货通知单在业务系统里编辑到货通知单，选择通知单类型、部门、来货单位、入库库房，录入货品名称、数量、批号和处理人操作码，并选择到货状态，保存收货通知单。2．2．4完成销售退货单：收到仓库的商品到货验收单后，进入业务系统的销售退货功能录入退货客户名称，勾对由收货通知单生成的销售退货单，并进行打印。2．2．5销售退货单一式五四联：第一联由内务部留存，并与商务代表填写的退货通知单、仓库的商品到货验收单入库验收单一起装订保存(退换货记录编号为：GYGFC-SW-07-R04)，进行后续处理；第二联转业务员留存；第二联转至仓库库管处作入库凭据，第三、四联由商务代表转给退货的商业客户。2．2．6后续处理：如退货所涉及的当前发票已经抵税则由退货方开具退税证明，如没有抵税则原票退回重新开具税票。内务人员依据退货方开具的退税证明开具增值税红字发票（内容同1.1.5），将质管部验收单与退税证明、增值税发票财务记帐联一同转给财务记帐。取消2．3换货流程（同退货流程但不涉及发票处理）2．4报损单管理（直接报损出库：在招标过程中需少量样品的情况下）2.4.1接到业务员填写的由相关部门经理签字的报损单一式三联（一联开票留存、二联财务记帐、三联转至仓库），进入业务系统里的报损单管理，录入客户名称，选择货品名称、批号、成本价计价方式，录入报损数量、原因、成本单价，并保存。2.4.2查询出该报损单，并选择确定审批，审批人为签字的部门经理，保存报损单。2．5内务行政事务管理2.5.1完成部门的文件收发、传递与归档，具体规定见《文件、记录管理规范》（文件编号：GYGFC-SW-10）。2.5.2组织安排各种会议、培训，并做好会议记录（编号：GYGFC-SW-07-R01）、培训记录（编号：GYGFC-SW-07-RO2）、做好会议及培训的签到（编号：GYGFC-SW-07-RO3）。2.5.3负责对商业客户的档案、和商业客户的信函、销售合同、协议、招标资料的档案整理与管理。2.5.4负责本部门的日常接待，完成各项活动酒店的联系预定、各项会议的组织准备工作、商务代表出差车票的购买等。2.5.5负责各种报表的整理编制、办公用品的领发等工作，办公用品领用和分发均在《物品领用记录》中进行登记（编号：GYGFC-SW-07-R02）。2.5.6商务代表出差或外出时，内务人员接到商业公司的订货电话，要及时与商务代表沟通，帮助处理日常的销售发货业务。2.5.7负责完成商务代表和外埠商务代表报销票据汇总整理和与财务报销结算的过程。