电子文件整理规范

-3-电子文件整理规范为了进一步做好电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据公司《电子文件管理办法》的要求，结合公司实际情况，特制订本规范。一、归档责任各部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集，确保其真实性、完整性、可靠性、有效性和安全性，并向档案部门按时移交。二、归档范围反映本单位主要工作活动的、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集、整理范围，具体可参考附件1《档案归档范围及综合保管期限表》。三、归档时间电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档：各部门（项目）综合主管每季度收集本部门（项目）形成的电子文件（含纸版文件），并集中统一保管；定期归档：各部门（项目）每年三月份将上年度归档电子文件向档案部门移交。四、电子文件的整理（一）电子文件的分类、存储格式及鉴定-4-1、按照电子文件的信息类型，主要分为：◇文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。◇图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。◇图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。◇影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。◇声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。◇多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。◇计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。◇数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。2、电子文件的存储格式◇文本电子文件以Word、Excel为通用格式（应不低于Word2007版本）；◇图像电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式（包含CAD工程图纸的存储光盘）；◇视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；◇音频文件以WAV、MP3为通用格式。在无纸化办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。-3-3、电子文件的鉴定电子文件收集前，要对收集的电子文件进行鉴定，确认文件是否齐全、完整，是否为定稿，是否能打开使用。（二）电子文件整理要求1、文件整理原则将电子文件以件为单位收集进行分类、排列、编号、编目，使之排列有序，并遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、整理要求（1）分类电子文件可以采用年度、部门/项目、类别、问题的组合方法进行分类，同一部门内应保持分类方案的稳定。即：年度－部门/项目—类别--问题—件号（文件编号）例如：2015—办公室—文本文件--例会纪要—08（文件编码）2015—人事部—图像文件—活动名称--12（文件编码）2015—工程部—影像文件—会议—03（文件编码）（2）整理不同类型、问题的电子文件需建立不同的文件夹，文件夹内的文件须按事由结合时间、重要程度等进行排列，同时编制文件序号（01、02……），对会议文件、例会纪要等成套性文件可集中排列。（3）文件目录-4-每一类型文件夹内需建立相对应的电子文件目录（附表1），电子文件目录设置编号、提名、形成部门、形成日期、页数、存储格式、备注等项目，且电子目录中的编号与文件编号相对应。附表1：电子文件目录文件类别：具体要求如下：◇文件类别：文件类型（如：文本文件、图像文件、影像文件等）◇编号：编号以两位数字进行编制（如：01、02…），编号应与文件编号一致；◇题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可根据文件自拟标题，外加“［］”号；◇形成部门：制发文件的部门或个人，即发文机关或署名者；◇日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日（如19990909）；◇存储格式：文件的存储格式，如Word、Wps、Excel、PDF等；◇备注：注释文件需说明的情况。三、电子文件的移交电子文件移交前，必须符合以下规范操作：1、文件形成部门在移交电子文件前，档案部门在接收电子文件之前，编号题名形成部门日期页数存储格式备注-3-均应对归档文件及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。2、档案部门验收合格，办理交接手续，填写《电子文件移交清单》（附表2）。移交清单一式两份，一份电子文件形成部门，一份由档案部门自存。附表2：电子文件移交清单序号文件名称文件数量文件格式支持环境备注移交部门：移交人：年月日接受部门：接收人：年月日-4-附件1：文件材料归档范围及综合保管期限表序号材料所属部门归档范围保管期限1办公室、质量管理部设立、变更过程文件材料筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立的相关文件材料永久设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久章程送审稿、批准稿及正式文本永久变更公司形式等过程中形成的文件材料永久2办公室董事会、监事会、股东会构成、变更及组织机构设置、撤并等方面的文件材料董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议永久董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料永久组织机构设置、撤并、名称变更、印信启用和作废等文件材料永久3办公室、技术部资产管理文件材料土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料永久拥有的商标权等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料永久其他固定资产和无形资产权属文件材料永久资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料永久4办公室总经理办公会、工作会议、专题会等会议文件材料永久-3-5质量管理部有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料重要的永久一般的30年6办公室向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示重要事项永久一般事项、无批复重要事项30年无批复的一般事项10年7办公室收到的有关单位、上级主管单位等相关机构制发的文件材料涉及经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料永久与经营管理等工作有关的一般性文件材料10年8办公室、财务部与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议永久签署的长期合同或协议及其补充件30年签署的短期合同或协议及其补充件10年对外发布的公告、公示等文件材料永久9质量管理部经营决策文件材料中长期规划、纲要、经营工作规划、计划、总结、条例、制度、办法、规定、决定等重要的经营决策文件材料永久年度计划、任务目标、总结、统计文件材料永久半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料10年所属分公司的经营目标责任书、业绩考核评价文件材料30年项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料永久项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见永久-4-公司管理规划、计划、总结、实施方案、制度、规定、办法等永久公司管理方案实施、检查验收文件材料30年10办公室、技术部物资管理文件材料物资管理工作制度、规定、办法永久物资台账、统计报表30年物资分配计划、记录10年物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等重要物资的30年一般物资的10年11信息中心信息化管理工作文件材料信息化管理工作文件材料公司信息化管理制度、总结等文件材料永久信息化发展规划、计划、办法等30年公司信息化总体设计方案，信息系统设计、开发、实施过程评审文件材料30年信息系统运行维护、数据管理、安全保密等的方案、记录、报告30年12办公室党、工会等党群工作文件材料请示、批复、通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久讨论未通过的文件材料10年各项条例、规章制度、办法，工作计划、总结，“三重一大”等重要专项活动工作通知、报告，重要调研文件材料、党务工作大事记等永久情况反映、工作简报及一般文件材料30年党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久-3-入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册，党团组织关系的介绍信及存根永久党委(党组)组织工作规章制度永久党群机构设置、调整、人员编制等方面决定及通知永久党费收支文件材料30年党员学习教育等活动形成的文件材料永久纪检与监察工作永久违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料永久13办公室机要、档案、保密工作文件材料档案、保密工作制度、规定、办法、总结等文件材料永久档案开发、编研成果，档案移交清单、销毁清册永久大事记、组织沿革等编研成果，编辑出版的书、报、刊等出版物永久编制的简报、工作信息30年编制的通报、情况反映、参考资料等10年14办公室社会责任工作文件材料（社会公益、慈善、捐赠事业、扶贫等）永久15财务部财务管理文件材料财务管理制度、规定、办法、总结永久财务管理工作计划、报告、通知30年固定资产新增、报废、调拨文件材料30年成本核算文件材料永久资金管理、会计管理文件材料永久税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料永久重要的经营盈亏情况报告、报表永久一般的经营盈亏情况报告、报表30年财务预、决算报告、审计报告永久16质量管理部质量管理、调查研究、服务决策、法律、风险管理、内控等工作文件材料-4-质量工作条例、制度、规定、总结，质量体系建设、运行及管理文件材料，产品创优获奖证书永久质量工作规划、计划、措施30年全面质量管理工作形成的文件材料30年质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、检查、评比文件材料永久市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告10年经济可行性研究报告，市场需求分析报告、收益预测分析报告30年公司认证、达标等活动的呈报、审批文件材料，公司获得的资质、信誉证书方面的文件材料永久案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料永久案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料30年风险管理、内控、审计工作制度、总结，审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料永久风险管理、内控与审计工作方案、计划、报告、纪要等30年17质量管理部环保、能源管理工作文件材料能源管理工作规定、总结永久能源管理计划、统计报表，能源消耗定额管理文件材料30年节能工作文件材料30年18质量管理部安全生产工作文件材料安全管理制度、办法、总结，自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料永久安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等30年-3-安全、消防教育、应急演练活动文件材料10年19质量管理部标准管理工作文件材料标准工作制度、规定、办法、总结，公司基础标准、技术规范、管理标准、工作标准、生产技术规范编写、评审、发布文件材料永久标准工作规划、计划等30年20技术部设备仪器管理工作文件材料设备仪器管理工作制度、规定、办法、总结等永久设备仪器管理工作规划、计划等30年设施设备管理21人力资源部人力资源管理工作文件材料岗位职责设计、人员编制等文件材料永久人力资源规划、工作计划、制度、办法、决定、报告等永久公司人员录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职等文件材料永久干部和职工的任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面文件材料永久公司人员薪酬、待遇等劳动人事管理文件材料永久公司签订的劳动合同永久公司奖惩的文件材料省部级（含）以上表彰、奖励的永久其他表彰、奖励的30年受到警告（不含）以上处分的永久受到警告处分的30年人员参加社会保障、医疗保险、商业保险、住房公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料永久公司员工培训工作文件材料10年-4-职工名册永久22办公室其他事务管理文件材料公司文化建设方案永久公司文化建设其他文件材料30年公司纪念、庆典活动、形象宣传文件材料文件材料永久新闻媒体对重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久23各种非纸质载体、介质的文件材料重要的永久一般的30年24各种有保存价值的实物重要的永久一般的30年