商品购销存管理流程

9――1商品购销存流程管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强公司商品购销存管理，依据《质量管理手册》，结合公司日常业务活动，特制定本管理办法。第二条本办法适用于公司所有经营业态，并由财务部门纳入“物资采购”、“库存商品”或“委托加工商品”科目核算的商品购销业务。第三条所有购销业务运作前均需提供《销售利润测算表》，以利于监控业务资金、费用、利润的进展情况。第四条按照公司《合同管理制度》，各项业务均需签订合同，保障公司合法权益。第五条各项业务均需理顺流程，完善入库出库等业务环节，降低经营风险。第二章采购管理第六条商品购进前需要由经营部门提供供应商资质，由质量部按照GSP及ISO9001相关规定审核通过后，方可进行采购。第七条经营部门拟定采购合同，按照《合同管理制度》要求，经审批后与供应商签订合同。如合同未及时履行相关手续，须提供供方单位盖章的合同传真件，方能开展后续业务，正式合同须在收到合同传真件后10个工作日内交合同管理部门存档。第八条商品到货后，由质量部门负责质量验收，如商品质量验收不合格，由质量部门按照GSP相关规定处理。合格商品由保管员验收商品数量并填写商品入库单（供货单位、品名、规格、数量等，包括存根联、验收联、业务联、记帐联、结算联），质量部门在各联次加盖“质量验收”章，将业务联、记帐联、结算联转交经营部门，由9――2经营部门填写入库商品的单价、金额，并将记帐联转交财务部入商品帐。同时经营部门在公司业务系统中录入采购入库单，由财务部审核。以上工作在商品入库后2个工作日内完成。商品入库单各联次情况如下：存根联：仓库留存；验收联：质量部门留存；业务联：经营部门留存；财务联：经营部门填写入库商品单价、金额后交财务部入帐；结算联：经营部门填写入库商品单价、金额，取得供货单位发票，附在发票后交财务部；收购业务凭此联开具《农产品收购发票》。第九条货款支付按照《商品采购资金支付管理办法》执行。第十条委托代购业务与直调业务由客户确认商品质量，或以客户回款为依据，由经营部门按照上述规定办理入库手续。第十一条收购农产品的特别规定：（一）收购区域：限于本省（二）收购对象：直接从事中药材种植、养殖、采集的个人（以下简称“药农”）。（三）收购原则：1、收购品种必须符合地道、优质药材产区原则；2、收购数量应当符合药农种植规模；3、收购单价与当地市场行情相适应。（四）收购条件：满足最低毛利率的要求1、占用资金在90天以上（含90天），毛利率不低于10％；2、占用资金在30-90天以内（含30天），毛利率不低于7％；3、占用资金在30天以内，经营毛利率不低于4％；（五）办理中药材收购业务必须提供的资料：9――31、药农身份证复印件；2、产地乡镇、村级或农场等有关管理部门出具的《农业生产者生产经营情况证明》（简称“地产证明”），内容应包括药农姓名、身份证号、种养场地面积、中药材商品名称、销售数量、销售金额等。3、药农收到货款的收据（加盖手印）。要求：身份证复印件、地产证明药农姓名必须一致；4、遇到收购数量较大时（50万元以上），需有专人现场拍摄资料以备案。（六）开具收购发票：商品入库和货款支付手续办理完毕后，财务部对入库单、地产证明、药农身份证复印件等相关资料的一致性进行审核后，通知经营部门填开《成都市农产品专用收购凭证》，以下简称“收购发票”。经营部门经办人需对收购发票进行复核，并在“发票联”上签字备查。发票开具人员应将已由经营部门经办人在背面签字后的药农身份证复印件和“地产证明”，粘贴在发票联背面以备税务机关核查。第三章销售管理第十二条商品销售前需要由经营部门提供客户资质，由质量部按照GSP及ISO9001相关规定审核通过后，方可进行销售。第十三条经营部门提供销售合同，按照《合同管理制度》要求，经审批后与客户签订合同。第十四条经营部门根据“销售合同”在业务系统中录入“销售订单”，根据“销售订单”录入并打印“销售单”（共5联），储运部门安排发货（发货数量不得高于经营部门通知数量），根据实际发货情况填写“实发数”，在仓库联、随货同行联加盖储运部章，根据客户确认开票数量在业务系统中录入“销售出库单”，损耗部分在业9――4务系统中做损耗出库处理。存根联：交经营部门留存；发货联：仓库留存；客户联：随货同行交客户；结算联：经营部门留存，作为申请销售发票的依据；财务联：发货后即交财务部留存；“销售单”各联分发工作在发货后2个工作日内完成。第十五条开具销售发票时由经营部门填写“发票申请单”，并附销售单结算联，经审核后由财务部开具发票，业务员领取发票“抵扣联”与“发票联”，并在“记帐联”上签字。特别规定：现款业务如果发货数量与客户确认收货数量一致，免填“发票申请单”，直接在“销售单”结算联上注明客户的税务、银行相关资料即可。发票申请单的审批权限：1、部门经理：金额5万元（含）以内的开票业务。2、分管领导：特殊情况急需先开票后补手续的开票业务；金额5万元以上的开票业务。第十六条开具销售发票后，财务部门将“销售单”的财务联与结算联作为发票附件入帐。第十七条销售退货与换票业务票据处理流程的规定：一、销售发票开具后发生的退货业务（一）退货业务发生在开票的当月（公历月份），财务部门开票员在收回的发票联（增值税专用发票还包括抵扣联和记账联）上加盖“作废”章，同时作废销售单即可。（二）退货业务发生在开票的次月（含）以后（但属增值税专用发票认证期内，即自开票之日起90天以内）时，经营部门需提9――5供下列单据交财务部门开具红字销售发票：1、红字销售单结算联（注明原增值税发票号）；2、《企业退货证明单》，并由质量部门注明“已验收”字样；3、原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税务机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》。对于医疗客户，如无法收回原发票联，业务部门必须取得经退货单位签字认可的红字销售单存根联，并由本部门指定专人负责保管和整理归档，以备税务机关检查之用。特别规定：根据现行税法规定，不得根据收回的已超过认证期的专用发票联和抵扣联，开具红字发票以扣减销项税额，故一律拒收客户退回的已超过认证期的专用发票联和抵扣联。二、销售发票开具前发生的退货业务（一）退货业务发生在当月（公历月份），财务部门和经营部门同时作废销售清单即可。（二）退货业务发生在发货的次月（含）以后，经营部门需提供下列单据交财务部门做扣减当期销项税额的账务处理：1、红字销售单记账联；2、退货单位盖章认可的《企业退货证明单》（附表）原件或显示传真日期和对方电话号码的传真件，并有质量部门注明“已验收”字样。三、换票业务财务部根据经营部门提供的下列资料，重新开具红字和蓝字销售发票：（一）发票申请单，并注明“换票”字样；（二）原发票联（交客户的原销售发票所有联次）和客户主管税务机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》。9――6退货单位将原发票及其他联次同时交回时，红字发票联不交给退货单位；退货单位无法将原发票退回时，红字发票联交给退货单位。四、其他规定财务部门必须在单据齐全时方可开具红字发票，如遇特殊情况急需先开票后补手续时，需经相关负责人签字同意后办理，所缺单据必须在发票开出后3日内补齐，否则将暂停办理该部门下一笔业务的开票事宜。第十八条应收帐款管理的规定：（一）业务经手人负责应收帐款清收，并纳入个人绩效考核。（二）客户回款后，经营部门提供《销售回款核销单》，财务部门复核后进行帐务处理。（三）每月底财务部门提供应收帐龄分析表，督促经营部门清收应收帐款。第四章库存管理第十九条仓库管理部门严格按照公司《质量管理手册》与ISO相关管理制度对仓库进行管理。第二十条仓库应及时办理实物出入库，做好出入库单据的传递工作。第二十一条按经营需求，仓库负责组织商品的加工整理，并及时向财务部门提供相关商品加工整理情况说明与出入库单据。第二十二条每月结帐后财务提供商品帐面库存，由业务部门与仓库负责核对，并签字由财务存档。第二十三条每季度由仓库组织实物盘点工作，经营部门配合，财务部门监督，保证帐实一致。9――7第二十四条仓库管理部门每月至少一次向主管领导书面汇报库存商品情况。第五章总则第二十五条本办法自二零一零年七月一日起执行。9――8附表：发票申请单年月日□换票（原发票号：）申请开具发票的类型□增值税发票□普通发票开票单位全称地址开户银行帐号税号电话品名规格产地批号单位数量单价金额（元）合计---------------分管领导：部门经理：申请人：销售回款核销单客户：回款日期：回款总金额：对应合同号对应发票号品名金额部门经理签字：业务员签字：9――9企业退货证明单单位：元销货单位全称税务登记号货物名称计量单位数量单价货款税额价税合计合计——————退货原因：退货单位签章日期购货单位全称税务登记号