外贸销售流程(修)

-1-外贸销售流程1目的为了规范公司外贸销售及应收账款的管理，特制订此流程。2范围本流程适用于公司外贸销售部、物流和财务部。3产品及销售管理体系3.1外贸销售的产品列入年度生产经营计划的产品。3.2产品销售主体以公司各产品对外进行销售。3.3销售管理体系公司外贸销售部门设置财务管理人员、物流管理人员和单证人员，作为公司财务部和物流的派出机构，具体执行外贸销售流程的相关环节。市场销售的政策由公司统一制定，公司外贸销售、财务、物流等相关部门实施每一笔合同或订单的审批流程，单证人员负责出口货物的配载报关和单证制作；根据厂内发货结算流程，按照对应部门发送的订单和发货指示办理发货、结算工作，并具体办理有关商检、海关和外汇核销工作。公司外贸销售部门根据市场情况和公司要求拟订月度销售计划与销售回款计划，在每月18日前报给财务部。4业务评判表及销售合同签订4.1订单意向销售人员在接到客户咨询后，如果是老产品和老客户，先根据规格记录与客户确认规格并核对分析方法。对于新产品，需要转给技术支持部门，确认品名、规格和分析方法。在确认可以提供符合客户要求的产品后，业务员和物流联系确认该产品的库存情况和预计交货期。业务员在得到规格确认和预计的交货期之后，与客户洽谈订单。4.2外贸销售业务评判表的审批4.2.1销售人员根据业务成交情况填写“业务评判表”，同时取得该笔业务编号（附件1、附件2）。业务评判表经外贸销售部主管复核后，交由公司财务部进行包含风险审评和销售形式选择，交物流进行交货期确认，审评必须在半天内执行完，通过评审的评判表报总经理-2-批准后，该业务评判表方可生效。4.2.2总经理出差等特殊情况由公司物流主管用电话或短消息等形式请示总经理，获得批准后签发业务评判表。事后总经理对有关手续进行补签。4.2.3业务评判表一式二份，交由公司物流及行政部存档。已经占用的业务编号不论是否成交均不得撤销，由物流在台帐中对应业务栏内注明未执行原因。4.2.4业务评判表未经批准，业务员不得自行接受客户订单或与客户达成其他类似的业务成交文件。4.2.5业务评判表具体审批流程如下：外贸销售业务评判表具体审批流程：业务员外贸部主管总经理批准评判表生效4.3销售合同的签订4.3.1业务评判表经批准后，业务员根据批准的业务评判表内容制作销售合同（注明业务编号），由外贸部主管签字确认，物流复核确认后加盖外贸销售合同章，业务员以传真、邮寄或其他合适方式与客户签订销售合同。成交合同正本需交行政部存档，并报财务部一份。4.3.3合同签订流程如下：业务员制作合同外贸部主管核对签字物流核对无误后盖合同章业务员传真、邮寄或其他方式给客户客户加盖合同章收到客户合同履行合同并将合同正本反馈给行政部归档、登记。4.3.4合同签订后，因各种原因终止执行的，外贸部门应及时通知到财务和物流部门。5备货流程5.1业务员根据销售合同制作备货通知单（附件3），详细反映客户的具体要求，并将业务评判表正本、销售合同、备货通知单、客户装运指示等一并交公司物流部。其中，备货通知单以电子版形式发送给公司物流部，核对备货通知单，确保准确无误。5.3物流按备货通知单要求组织备货，并将备货时间反馈给业务员。财务部风险审核和销售形式物流价格、产销平衡审核-3-5.4外贸部选择合理的运输方式和确定运费价格、落实符合运输要求的有关材料（包括鉴定书、全套报关单据、原产地证等）。6发货流程6.1由外贸主办人员填写发货通知单（附件4），经公司财务部审核后，由公司外贸部主管核对无误后签字确认并加盖发货专用章，与进仓通知单等交发货人员，发货人员据发货通知单及内部审批程序办理、发货手续。6.2发货人员按要求准确、及时、安全将货物送达指定地点，办理好与货运公司或客户的收货确认手续，做好发运货物的销售台帐登记工作，并将收货证明保留在公司外贸部，发货信息反馈至公司行政部。6.3外贸部、财务部与公司物流人员根据发货情况按规定格式做好发货记录和明细帐登记工作，并每月进行帐帐核对，帐实核对。7开票、寄单、收款及核销流程7.1开票7.1.1公司发货人员将在每票外销货物离境日起二个工作日内，提供给公司总经理和财务主管每票外销业务的电子版外销货物落船单和电子版发票。7.1.2外销发票由公司财务部在收到电子版发票的当日开出，其发票联须在一周内交到外贸部，并做好交接登记工作。7.2寄单根据外销业务中客户不同的付款方式，按以下几种方式进行货运文件的交接。7.2.1付款方式为T/T。公司外贸部在货物离境日起两个工作日（少部分客户可以1周或者2周等定期寄一次单据）内将出口货运文件、打印好的快递运单、快递信封递交给财务部主办人员寄单。财务部依据公司要求做好书面登记工作后将文件当天寄走。7.2.2付款方式为D/P。公司外贸部在货物离境日起两个工作日内将出口货运文件、汇票、托收委托书递交给财务部主办人员办理银行交单托收。财务部依据公司要求做好书面登记工作，当天交单给银行进行托收；如果外贸部在下午3点以后交给财务部，财务部于次日上午交单给银行进行托收。-4-7.2.3付款方式为L/C。公司外贸部逐票和财务部确认交单银行、一般议付还是押汇，财务部当场在评判表上标注结论。外贸部在货物离境日起三个工作日内将出口货运文件、汇票、议付委托书、押汇申请单递交给财务部主办人员向银行交单。财务部依据公司要求做好书面登记工作，当天交单给银行进行托收；如果外贸部在下午3点以后交给财务部，财务部于次日上午交单给银行进行托收。7.3收款7.3.1外贸销售人员为自己经手的外贸销售应收帐款的收款第一责任人，财务部负责进行跟踪和反馈。7.3.2公司财务部收到款项后，逐笔核对，进行销帐，并在当日将收款情况通知到外贸部门。7.4核销公司财务部办理外汇收款核销工作，根据销售统计以及应收帐款的记录逐笔核销,如果不确定的收款,与外贸部共同确定后再核销。-5-国际销售管理流程图实施单位/人业务内容和流程作业说明下达制作反馈反馈销售业务员外贸部主管公司财务部物流领取业务编码、制作外销业务评价表开始记录台帐审核风险评价物流价格审核、产销平衡总经理批准评价表制作业务合同,盖章，存档，制作备货通知单销售业务员公司外贸部制作发货通知单附进仓通知单审核物流提货、发货、记帐外贸部出口货物单据传递寄单物流编制唯一业务编号，发放给销售业务员后即开始登记台帐财务部风险评价包括客户信用等级、应付款帐额、逾期帐款等，并签署评价意见。物流依据公司最低销售限价审核并确定发货日期销售业务员必须严格依据业务评价表内容起草合同，盖章，待对方盖章后由销售业务员转至行政部存档。发货人员确认可以发货时制作发货通知单、进仓通知单，经财务部审核后，传递至工厂物流按内部流程提货、发货，工厂物流发货将信息反馈到外贸部。公司外贸部向财务部提供出口货物单据、电子发票等。公司财务部登记并寄单。销售业务员作备货通知单发邮件给物流，物流审核可行性后下达至工厂组织备货工厂备货公司财务部财务部收款、外汇核销收款、发货等情况反馈6附件1：销售业务流水编号规则1.目的：规范销售业务编号2.范围：所有销售业务3.关联部门：国内销售部，国际销售部，财务部，物流部4.原则：4.1每一笔销售业务对应唯一的一个业务流水号，该业务流水号贯穿在该笔业务进行的始终，在业务评判表、销售合同、备货通知单、发货通知单、内销业务开票资料、出口发票、装箱单等单证中均使用此唯一的业务流水编号。4.2业务流水号具有识别功能，区分年份、产品和内外销，便于业务资料的归档保存。5.编号规则外销业务流水编号由字母数字组成，构成方式如下：YY○○X□□□□其中YY代表生产该产品的公司代号，取拼音字头BC上海邦成生物科技有限公司XB上海新邦生物科技有限公司○○为两位数字，表示年份，2011年为11，2012年为12X为内外销识别代码，外销以W表示，内销以N表示□□□□为四位数的业务流水编号，内销、外销和副产品销售单独编制，均自0001开始示例：BC11W0001表示上海邦成生物科技有限公司11年外销第0001笔业务7附件2：外销业务评判表客户名称国别/地区销售单位运输方式起运港目的港发货时间价格条款付款条件品名及规格重量/Kg销售单价总价包装件数合计--------------销售业务备注说明：运费保险费佣金银行费用其它费用确定发货期物流部门其它业务情况说明：客户信用等级授信额度应收款总计逾期账款风险审核结论■直接出口■代理出口■其他方式风险评判情况说明：业务员外贸部主管风险评价物流总经理销售业务编号领取编号日期8附件3：备货通知单年月日业务编号质量档案编号品名净重包装规格是否打托盘托盘材质/大小/承重要求件数总净重其它运输方式货物出运时间质量要求：内包装要求：内包标签要求：外包装要求：外包唛头要求：其他特殊要求：销售业务员：公司物流部：9附件4：发货通知单业务编号日期品名净重包装规格生产批号件数总净重公斤其它运输方式收货人(仓库)名称收货人(仓库)地址收货联系人联系电话要求发货时间货物到达时间指定货运公司到达站其他要求：请将收货回执立即传真给____________.物流经办人物流负责人审批财务部审批